ORD. N°1389

Direcciôn del Trabajo
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E110570 (710) 2022
1389
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La aplicación denominada AppWorki" desarrollada por
la empresa Workietalkie S.p.A., destinada a la
generación, firma y gestión de documentación laboral
electrónica, se ajusta a las exigencias vigentes
contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que se autoriza su utilización en el contexto de
las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 22.07.2022, de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 24.05.2022 de Sr.
en representación de Estudio Vergara
Fernández Costa & Claro.
SANTIAGO, 16 AGO 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, denominada "AppWorki", la cual permitiría generar, firmar, gestionar y
notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios
electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
A mayor abundamiento, indica su presentación que la solución,
principalmente, sería utilizada, entre otras, para las siguientes finalidades: Registrar
la participación de los trabajadores en actividades relativas a seguridad y salud,
acusar recibo de EPP, firmar listas de chequeo asociadas a la prevención de riesgos,
permisos de trabajo, etc.
Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación
de las plataformas de creación, firma, gestión y notificación de la documentación
laboral electrónica, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Ahora bien, analizada la documentación acompañada resulta necesario
precisar, respecto de lo señalado en el N°2.1 de su presentación que, si bien no
habría inconveniente en que los trabajadores firmaran por medios electrónicos su
asistencia a una actividad de capacitación, tales datos no formarán parte de la
información que arroje el sistema de registro y control de asistencia, en caso de que
sea digital, pues tales plataformas se encuentran reguladas en el Dictamen
N°2927/58 de 28.12.2021.

De este modo, con posterioridad a la ejecución de la actividad de
capacitación, el empleador respectivo deberá actualizar la información del sistema
de registro y control de asistencia reemplazando la inasistencia por la concurrencia
personal o telemática al evento señalado. Todo lo cual debe ejecutarse según lo
dispuesto en el N°3.9.3 del citado Dictamen N°2927/58.
Efectuada la precisión señalada es dable indicar que la aplicación consultada
cumpliría con las características técnicas exigidas por este Servicio para su
implementación.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente la aplicación
denominada AppWorki" desarrollada por la empresa Workietalkie S.p.A., destinada
a la generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, se ajusta a las
exigencias vigentes contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que
se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
DIRECCIÓN DEL TRABAJO DEL
16 AGO 2022 JEFE
OFICINA DE PARTES
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Partes; Jurídico;