ORD. N°1647

Dirección del
Trabajo
Gobiemo de Chile
DEPARTAMENTO JURÍDICO 1647
K. 2839 (653) 2014
ORD.:
MAT.: No existe inconveniente para que un empleador
emita electrónicamente los comprobantes de
pago de remuneraciones de sus trabajadores, en
la medida que la emisión y, su posterior envío se
realice conforme a lo indicado en el presente
informe.
ANT.: 1) Instrucciones de 20.03.2014, de Jefa de
Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 14.03.2014, de Sr. Juan
Pablo Lira Ortúzar, Gerente General Club Hípico
de Santiago S.A.
SANTIAGO,
DE : DIRECTOR DEL TRABAJO
06 MAY 2014
: PABLO LIRA ORTÚZAR
GERENTE GENERAL
CLUB HÍPICO DE SANTIAGO
AVENIDA BLANCO ENCALADA N° 2540
SANTIAGO/
Mediante presentación del antecedente 2), Ud. ha solicitado
un pronunciamiento jurídico por parte de esta Dirección en orden a determinar si el
sistema de Intranet recientemente implementado por esa empresa, por medio del cual los
trabajadores tienen acceso a sus últimas 12 liquidaciones de remuneraciones, es
suficiente para dar cumplimiento a la obligación dispuesta en el artículo 54 del Código del
Trabajo o, aún así, la empresa debe exigir que cada trabajador firme su respectiva
liquidación.
Funda su presentación, señalando que a cada trabajador se
le ha asignado una clave para acceder al sistema de Intranet, permitiéndoseles, entre
otras funciones, imprimir sus últimas 12 liquidaciones de remuneraciones.
Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:
El artículo 54 del Código del Trabajo, en su inciso 3°,
prescribe:

"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al
trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se
determinó y de las deducciones efectuadas".
Del precepto legal precedentemente transcrito se infiere que
la ley obliga al empleador a hacer entrega a sus dependientes, conjuntamente con el
pago de sus remuneraciones, de un comprobante de pago que contenga las menciones
que a continuación se indican:
a. Monto de la remuneración pagada
b. Forma como se determinó dicha remuneración, y
c. Descuentos practicados.
Al respecto, este Servicio mediante dictamen Nº 3161/064,
de 29.07.2008, ha señalado que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser
entregado a través de un sistema computacional.
Se fundamenta lo resuelto, en la reiterada y uniforme
doctrina de esta Dirección, contenida, entre otros, en dictamen Nº 7301/341, de
12.12.1994, conforme al cual no procede exigir al empleador que en los comprobantes o
liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal
de aceptación.
Sobre dicha base se concluye que los comprobantes de
remuneraciones emitidos electrónicamente se encontrarían entre aquellos instrumentos
susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin
respaldo material, en tanto el documento electrónico pudiera hacer efectivas las
correspondientes labores de fiscalización y el software de centralización y gestión
documental utilizado garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe
entenderse previa autorización de este Servicio.
A mayor abundamiento, es dable señalar que de acuerdo al
artículo 1º de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y
Servicios de Certificación de Dicha Firma, las actividades reguladas por ese cuerpo
normativo se someterán, entre otros, al principio general de la equivalencia del soporte
electrónico, conforme al cual la documentación de este tipo tiene el mismo valor jurídico
que aquella confeccionada en soporte de papel.
Complementa este principio de equivalencia, el principio de
eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar que:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas
naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma
manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de
papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley
exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley
prevea consecuencias jurídicas cuando consten igualmente por escrito”.
En consecuencia, posible es concluir que no existe
impedimento para generar, almacenar y administrar electrónicamente la documentación
derivada de las relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una
disposición legal expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en

las letras a) y b) del inciso 2º, del artículo 3º de la Ley Nº 19.799, vale decir, aquellas en
que la ley exija una solemnidad no susceptible de cumplirse mediante un documento
electrónico y, en aquellos en que la ley exija la concurrencia personal de alguna de las
partes.
Precisado lo anterior, cabe expresar que la solución
informática señalada se encuentra dentro de la categoría de los sistemas de
centralización de documentación laboral, toda vez que ella permitirá -tal como se señaló-,
no sólo generar los comprobantes referidos, sino además, almacenarlos, comunicarlos y
administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencias vigentes
sobre la materia.
En cuanto a la procedencia de establecer dichos sistemas
computacionales de centralización de documentación laboral, es dable indicar lo
siguiente:
El inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. N°2, de 1967, Ley
Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:
“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de
trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones."
La norma legal transcrita establece la obligación para el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y
funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca
dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal
de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este
Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través de
dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 2º del artículo 31
del D.F.L. N°2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de
procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre
modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y
faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo dispuesto en los
incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto indica:
“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en
el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido
autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su
caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las
partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista
la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener
organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus
trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación
específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente
la referida documentación, como labores agricolas, mineras o forestales y de vigilancia
entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para

centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo,
mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse a toda la
documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo
referido al registro control de asístencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33
de este Código."
De los incisos precitados, es posible inferir que la
centralización de documentación que emana de las relaciones laborales debe contar -en
forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los
interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo
señalado mediante dictamen Nº 0851/008, de 15.02.2011.
En tal contexto, cabe precisar que de acuerdo a lo indicado
mediante dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, esta Dirección estima necesario, para
considerar que un sistema como el propuesto da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso
2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, precitado, que aquel debe cumplir, a lo menos,
los siguientes requisitos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la
información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el
sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de
fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o
restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa
que impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso
señalado previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de
trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que este deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con
la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Ahora bien, en la especie de los antecedentes aportados
aparece que en cuanto a la disponibilidad de la documentación, los trabajadores podrán
acceder, visualizar o descargar los comprobantes de remuneraciones desde el sistema
denominado Intranet, no obstante que podrán solicitar su comprobante de

remuneraciones directamente ante el Departamento de Recursos Humanos de esa
empresa.
Finalmente, cabe agregar que la jurisprudencia
administrativa de esta Dirección, contenida entre otros, en ordinario Nº 4890, de
17.12.2013, ha concluido que toda la documentación electrónica debe ser remitida a los
dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:
1.- Los trabajadores deben consentir expresamente que su
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida
electrónica.
2.- Los destinatarios de la comunicación electrónica deben
consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de
remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío sus
liquidaciones de remuneraciones deberán ser entregadas en soporte papel.
3.- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la
empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus
cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe indicar que de la información
entregada no resulta posible verificar si el sistema propuesto cumple con las exigencias
establecidas por este Servicio para la implementación de un software destinado a la
centralización y gestión de documentación laboral electrónica, por lo que esta Dirección
se abstiene de emitir un pronunciamiento al respecto.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales
citadas y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a Ud. que no existiría
inconveniente para que un empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago
de remuneraciones de sus trabajadores, en la medida que la emisión y, su posterior envío
se realice conforme a lo indicado en el presente informe.
Saluda a Ud.,
DIRECTOR
CHRISTIAN MELIS VALENCIA
ABOGADO
DIRECTOR DEL TRABAJO
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