ORD. N°181

Direccion del raba
Departamento Jurídico y Fiscalia
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales 181
E57618 (1931) 2020
ORDINARIO N°:
Junidice ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de documentación
laboral electrónica, denominado "Adobe Sign", consultado
por la empresa Semillas Pioneer Chile Limitada, no se ajusta
a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por
esta Dirección, por lo que no se autoriza su utilización en el
contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Correo electrónico de 04.01.2021 de
2) Presentacion de 30.10.2020 de Sr.
en representación de empresa
SANTIAGO,
18 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento
de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, denominada
"Adobe Sign", la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa
vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de
ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información via internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Sobre las exigencias reseñadas, es del caso indicar que la presentación transcribe
tanto los requisitos mencionados como las respuestas emitidas por este Servicio a otra
compañía, sin aportar mayores antecedentes que justifiquen que la plataforma consultada,
Adobe Sign, efectivamente cumple con las condiciones mínimas requeridas para su
implementación.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada por la
recurrente no menciona esta condición, vale decir, no señala si la solución consultada cuenta
con un motor de e-mail para garantizar a los trabajadores la entrega automática de sus
documentos, medida de publicidad considerada esencial para la regulación que nos ocupa.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado “Adobe Sign", consultado
por la empresa Semillas Pioneer Chile Limitada, no se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado no obsta a que,
una vez corregidas las observaciones, sea reingresado su pertinente examen.
Saluda a Ud.,
DEL
JUAN DAVIDTERRAZAS PON
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO YFISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
BR/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;