ORD. N°2103

Direcciân del Trabajo
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, 2103
Innovación y Estudios Laborales E252136 (1602) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existen inconvenientes jurídicos para que la
empresa Logística S.A., utilice el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral
electrónica provisto por la compañía REXMAS S.A.
ANTECEDENTES:
1) Por instrucciones de 02.12.2022 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Pase N°1116 de 17.11.2022 de Jefa de Gabinete
de Director del Trabajo.
3) Presentación de 14.11.2022 de Sra.
en representación de empresa
Logística S.A.
SANTIAGO,
07 DIC 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SRA.
LOGÍSTICA S.A.
Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia y, por ende, podría ser implementada en esa
compañía.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, cabe indicar que, de acuerdo con lo indicado en su
presentación, el sistema que se desea implementar correspondería al software de
gestión de documentación electrónica desarrollado de la empresa Acepta.com S.A.
el cual, a su vez, sería comercializado por la compañía REXMAS S.A.
En tal escenario, resulta pertinente indicar que la plataforma de generación
y firma de documentación electrónica de la empresa Acepta.com S.A. fue validado
por esta Dirección a través de Ord. N°4348 de 11.11.2013 el cual concluye, en
síntesis, que se autoriza su utilización en el marco de las relaciones laborales.
A su vez, mediante Ord. N°1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que,
atendido lo indicado en el párrafo precedente, no existía inconvenientes jurídicos
para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la referida plataforma
de la compañía Acepta.com S.A.
De este modo, posible es inferir del análisis realizado en el cuerpo del
presente informe que no hay inconvenientes jurídicos para que la empresa Logística
S.A. utilice la plataforma provista por la compañía REXMAS S.A., destinada a la
creación, firma y gestión de la documentación que deriva de las relaciones laborales.
Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.
Saluda a Ud.,
DEL TR
NATALIA POZO SANHUEZA JEFE AJO
ABOGADA
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;