ORD. N°1810

Direcclön del Trabalo
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E143745 (934) 2022 1810
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existen inconvenientes jurídicos para que la
empresa REXMÁS S.A., utilice el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral
electrónica provisto por la compañía Acepta.com S.A.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 11.10.2022 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 05.07.2022 de Sr.
en representación de empresa
REXMÁS S.A.
SANTIAGO, 14 OCT 2022
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR.
REXMÁS S.A.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia y, por ende, podría ser implementada en esa
compañía.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
firma electrónica. identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, cabe indicar que el sistema consultado, provisto por la
empresa Acepta.com S.A., fue analizado por esta Dirección concluyendo, a través
de Ord. N°4348 de 11.11.2013, que el mismo se ajusta a las condiciones impuestas
por el citado Dictamen N°0789/015, por lo que no existe inconveniente en su
utilización en el contexto de las relaciones laborales, siempre y cuando la
implementación de la solución se ajuste a las condiciones señaladas en el cuerpo
del presente informe.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existen
inconvenientes jurídicos para que la empresa REXMÁS S.A., utilicen el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provisto por la
empresa Acepta.com. S.A. Lo cual debe entenderse sin perjuicio de las
observaciones que esta Dirección pueda realizar en uso de sus facultades de
fiscalización.
Saluda a Ud.,
DEL
NATALIA POZO SANHUEZA JEFE
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;