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ORD. N°347
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 3161/64 de 29.07.2008
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 1810, 14.10.2022
- ordinario 347, 13.03.2023
- ordinario 4348 de 11.11.2013
Texto
Dirección del Trab
lerno de Ch
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, 347
Innovación y Estudios Laborales E291336 (57) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Si bien mediante el Ord. N°1810 de 10.10.2022, este
Servicio resolvió que no existían inconvenientes
jurídicos para que la empresa REXMAS S.A., utilizara
o comercializara la plataforma electrónica de creación,
gestión y firma de la documentación laboral
desarrollada, a su vez, por la compañía Acepta.com
S.A., la forma de implementación del sistema
planteada por la empresa Ferreterías del Sur S.p.A., no
se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la
solicitud.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 06.02.2023 de Jefe (S) Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 26.12.2022 de Sr.
en representación de empresa Ferreterías del Sur
S.p.A.
SANTIAGO, 13 MAR 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR.
LAS CONDES
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia y, por ende, podría ser implementada en esa
compañía.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
firma electrónica. identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Precisado lo anterior, cabe indicar que, de acuerdo con lo indicado en su
presentación, el sistema que se desea implementar correspondería a una solución
desarrollada por la empresa Acepta.com comercializada, a su vez, por la compañía
REXMAS S.A.
En tal escenario, resulta pertinente indicar que la plataforma de generación
y firma de documentación electrónica de la empresa Acepta.com S.A. fue validada
por esta Dirección a través de Ord. N°4348 de 11.11.2013 el cual concluye, en
síntesis, que se autoriza su utilización en el marco de las relaciones laborales.
A su vez, mediante Ord. N°1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que,
atendido lo indicado en el párrafo precedente, no existía inconvenientes jurídicos
para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la referida plataforma
de la compañía Acepta.com S.A.
No obstante, si bien la solución comercializada por la empresa REXMAS S.A.
fue autorizada por esta Dirección, su implementación y utilización sólo serán válidas
en la medida que ellas se ajusten estrictamente a lo señalado en el aludido Dictamen
N°0789/15 y demás jurisprudencia administrativa complementaria.
De este modo, se deben realizar las siguientes observaciones a la
información proporcionada por el solicitante:
i-. De acuerdo a lo señalado en el acápite N°1 denominado Antecedentes del
sistema, el cual se basaría en "la creación de una intranet...".
Más adelante, señala la presentación “Los trabajadores podrán ingresar al
sistema mediante una clave personal asociada a su correo electrónico
institucional..."
A su vez, el N°4 del documento en examen, denominado Firma electrónica
de documentos, indica: “...En efecto, el trabajador una vez que haya ingresado a la
empresa y recibido su correo electrónico y su clave, podrá acceder a esta plataforma
y proceder a suscribir por vía electrónica mediante firma digital simple su contrato de
trabajo."
Finalmente, en el mismo N°4, la carta señala: “Los trabajadores que en el
contrato de trabajo o anexo hubieren consentido expresamente que la
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica, recibirán en su correo electrónico personal
una copia del contrato de trabajo firmado por ambas partes..."
De los textos transcritos es posible inferir que existe una contradicción dentro
del documento pues, por una parte, indica que el acceso y firmas dependerán del
uso de cuentas de correos corporativos y, por otra, señala que dichos procesos
requerirán de un e-mail personal.
En tal escenario, cabe deducir que la fórmula propuesta no se ajusta a las
exigencias vigentes sobre la materia, dado que no se asegura el uso de correos
personales ni que los trabajadores tengan acceso a copias de todos los documentos
que genere el sistema.
ii-. El Dictamen N°3161/064 de 29.07.2008, aludido en su presentación, fue derogado
y reemplazado por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien mediante el
Ord. N°1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que no existían inconvenientes
jurídicos para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la plataforma
electrónica de creación, gestión y firma de la documentación laboral desarrollada, a
su vez, por la compañía Acepta.com S.A., la forma de implementación del sistema
planteada por la empresa Ferreterías del Sur S.p.A., no se ajusta a las exigencias
contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la
solicitud.
Saluda a Ud.,
DEL TR
NATALIA POZO SANHUEZA B 3AJO
ABOGADA ☆ JEFE ☆
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y EISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
GMS/RCG Distribución:
Partes; Jurídico;
lerno de Ch
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, 347
Innovación y Estudios Laborales E291336 (57) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Si bien mediante el Ord. N°1810 de 10.10.2022, este
Servicio resolvió que no existían inconvenientes
jurídicos para que la empresa REXMAS S.A., utilizara
o comercializara la plataforma electrónica de creación,
gestión y firma de la documentación laboral
desarrollada, a su vez, por la compañía Acepta.com
S.A., la forma de implementación del sistema
planteada por la empresa Ferreterías del Sur S.p.A., no
se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la
solicitud.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 06.02.2023 de Jefe (S) Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 26.12.2022 de Sr.
en representación de empresa Ferreterías del Sur
S.p.A.
SANTIAGO, 13 MAR 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR.
LAS CONDES
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia y, por ende, podría ser implementada en esa
compañía.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
firma electrónica. identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Precisado lo anterior, cabe indicar que, de acuerdo con lo indicado en su
presentación, el sistema que se desea implementar correspondería a una solución
desarrollada por la empresa Acepta.com comercializada, a su vez, por la compañía
REXMAS S.A.
En tal escenario, resulta pertinente indicar que la plataforma de generación
y firma de documentación electrónica de la empresa Acepta.com S.A. fue validada
por esta Dirección a través de Ord. N°4348 de 11.11.2013 el cual concluye, en
síntesis, que se autoriza su utilización en el marco de las relaciones laborales.
A su vez, mediante Ord. N°1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que,
atendido lo indicado en el párrafo precedente, no existía inconvenientes jurídicos
para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la referida plataforma
de la compañía Acepta.com S.A.
No obstante, si bien la solución comercializada por la empresa REXMAS S.A.
fue autorizada por esta Dirección, su implementación y utilización sólo serán válidas
en la medida que ellas se ajusten estrictamente a lo señalado en el aludido Dictamen
N°0789/15 y demás jurisprudencia administrativa complementaria.
De este modo, se deben realizar las siguientes observaciones a la
información proporcionada por el solicitante:
i-. De acuerdo a lo señalado en el acápite N°1 denominado Antecedentes del
sistema, el cual se basaría en "la creación de una intranet...".
Más adelante, señala la presentación “Los trabajadores podrán ingresar al
sistema mediante una clave personal asociada a su correo electrónico
institucional..."
A su vez, el N°4 del documento en examen, denominado Firma electrónica
de documentos, indica: “...En efecto, el trabajador una vez que haya ingresado a la
empresa y recibido su correo electrónico y su clave, podrá acceder a esta plataforma
y proceder a suscribir por vía electrónica mediante firma digital simple su contrato de
trabajo."
Finalmente, en el mismo N°4, la carta señala: “Los trabajadores que en el
contrato de trabajo o anexo hubieren consentido expresamente que la
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica, recibirán en su correo electrónico personal
una copia del contrato de trabajo firmado por ambas partes..."
De los textos transcritos es posible inferir que existe una contradicción dentro
del documento pues, por una parte, indica que el acceso y firmas dependerán del
uso de cuentas de correos corporativos y, por otra, señala que dichos procesos
requerirán de un e-mail personal.
En tal escenario, cabe deducir que la fórmula propuesta no se ajusta a las
exigencias vigentes sobre la materia, dado que no se asegura el uso de correos
personales ni que los trabajadores tengan acceso a copias de todos los documentos
que genere el sistema.
ii-. El Dictamen N°3161/064 de 29.07.2008, aludido en su presentación, fue derogado
y reemplazado por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien mediante el
Ord. N°1810 de 10.10.2022, este Servicio resolvió que no existían inconvenientes
jurídicos para que la empresa REXMAS S.A., utilizara o comercializara la plataforma
electrónica de creación, gestión y firma de la documentación laboral desarrollada, a
su vez, por la compañía Acepta.com S.A., la forma de implementación del sistema
planteada por la empresa Ferreterías del Sur S.p.A., no se ajusta a las exigencias
contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la
solicitud.
Saluda a Ud.,
DEL TR
NATALIA POZO SANHUEZA B 3AJO
ABOGADA ☆ JEFE ☆
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y EISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
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Partes; Jurídico;