ORD. N°238

Departamento Jurídico y Fiscalla
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E48019 (1630) 2020
ORDINARIO N°: 238
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
1-. No existe inconveniente para que la empresa
consultante cree y mantenga en operación el
repositorio denominado "Depósito Central de
Documentos", siempre y cuando dicho servicio no
reemplace la medida básica de publicidad consistente
en el envío automático de la documentación en formato
electrónico a los correos privados de los dependientes.
2-. No existen inconvenientes jurídicos para que un
gestor de documentación laboral electrónica pueda
crear de manera nativa un correo electrónico para cada
trabajador utilizando su número de cédula nacional de
identidad, siempre y cuando el servicio se ajuste a las
observaciones realizadas en el cuerpo del presente
informe.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.10.2020 y 13.01.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 22.09.2020 de
en representación de empresa Sociedad de
Documentos Inteligentes S.p.A.
SANTIAGO, 21 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
QUILLOTA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, respecto de las siguientes consultas:

1-. Posibilidad de crear un depósito central de documentos laborales, al cual sea
accedería a través de un correo electrónico y una clave. En tal sentido, señala que
la fórmula propuesta permitiría que el trabajador siempre mantuviera bajo su control
las credenciales de acceso.
2-. Posibilidad de que el un gestor de documentación laboral electrónica pueda crear
de manera nativa un correo electrónico para cada trabajador utilizando su número
de cédula nacional de identidad.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. Respecto de su primera consulta, cabe señalar que esta Dirección ha abordado
la materia mediante dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 el cual, en lo pertinente,
indica que los trabajadores que hayan consentido voluntariamente en que su
documentación derivada de la relación laboral sea creada, firmada y gestionada
mediante formato electrónico, deben recibir automáticamente en el e-mail personal
que hayan entregado a tal fin, el documento respectivo una vez que se haya cerrado,
es decir, cuando se haya estampado en él la última firma si es que ello fuera
necesario.
Ahora bien, de acuerdo a lo señalado en el mismo pronunciamiento, se
consideran ajustadas a Derecho todas las medidas de publicidad que se
implementen en orden a garantizar el acceso de los trabajadores a su
documentación, en la medida que ellas sean complementarias del envío automático
del correo electrónico aludido.
De este modo, no existe inconveniente para que la empresa consultante cree
y mantenga en operación el repositorio denominado "Depósito Central de
Documentos" siempre y cuando, como se indicó, él no pretenda reemplazar la
medida básica de publicidad consistente en el envio de la documentación en formato
electrónico a los correos privados de los dependientes.
2-. Acerca de su segunda consulta, es decir, la posibilidad de que el un gestor de
documentación laboral electrónica pueda crear de manera nativa un correo
electrónico para cada trabajador utilizando su número de cédula nacional de
identidad cabe indicar que, en la medida que el trabajador consienta voluntariamente
en ello, no se ven reparos jurídicos que formular.
Sin embargo, debe tenerse presente que siempre deberá preferirse para la
utilización del sistema el correo electrónico personal de los trabajadores, ya sea
propio o de terceros -familiares, por ejemplo-, y sólo si aquél no tuviera o no quisiera
entregar un e-mail personal, pero hubiera consentido en que su documentación
laboral se cree, firme y gestione en formato digital, se procederá a utilizar cuentas
nativas con su rut las cuales, en todo caso, siempre deberán ser controladas por el
dependiente.
En el mismo sentido, es del caso hacer presente que el trabajador debe tener
la libertad de cambiar su clave de acceso a la plataforma cuando lo estime necesario.
En conclusión, en virtud de lo señalado en la jurisprudencia administrativa
invocada y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1-. No existe inconveniente para que la empresa consultante cree y mantenga en
operación el repositorio denominado "Depósito Central de Documentos", siempre y
cuando dicho servicio no reemplace la medida básica de publicidad consistente en
el envio automático de la documentación en formato electrónico a los correos
privados de los dependientes.
2-. No existen inconvenientes jurídicos para que un gestor de documentación laboral
electrónica pueda crear de manera nativa un correo electrónico para cada trabajador
utilizando su número de cédula nacional de identidad, siempre y cuando el servicio
se ajuste a las observaciones realizadas en el cuerpo del presente informe.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE DEL
VABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICOYFISCAL
Distribución: BDIRCG
Jurídico; Partes;