N° 238 de 2021

Departamento Jurídico y Fiscalla

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E48019 (1630) 2020

ORDINARIO N°: 238

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Documentación laboral electrónica.

RESUMEN: 1-. No existe inconveniente para que la empresa consultante cree y mantenga en operación el repositorio denominado "Depósito Central de Documentos", siempre y cuando dicho servicio no reemplace la medida básica de publicidad consistente en el envío automático de la documentación en formato electrónico a los correos privados de los dependientes. 2-. No existen inconvenientes jurídicos para que un gestor de documentación laboral electrónica pueda crear de manera nativa un correo electrónico para cada trabajador utilizando su número de cédula nacional de identidad, siempre y cuando el servicio se ajuste a las observaciones realizadas en el cuerpo del presente informe.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 26.10.2020 y 13.01.2021, de Jefa

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios

Laborales.

2) Presentación de 22.09.2020 de en representación de empresa Sociedad de Documentos Inteligentes S.p.A.

SANTIAGO, 21 ENE 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

QUILLOTA

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de las siguientes consultas: 1-. Posibilidad de crear un depósito central de documentos laborales, al cual sea accedería a través de un correo electrónico y una clave. En tal sentido, señala que la fórmula propuesta permitiría que el trabajador siempre mantuviera bajo su control las credenciales de acceso. 2-. Posibilidad de que el un gestor de documentación laboral electrónica pueda crear de manera nativa un correo electrónico para cada trabajador utilizando su número de cédula nacional de identidad.

Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente: 1-. Respecto de su primera consulta, cabe señalar que esta Dirección ha abordado la materia mediante dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 el cual, en lo pertinente, indica que los trabajadores que hayan consentido voluntariamente en que su documentación derivada de la relación laboral sea creada, firmada y gestionada mediante formato electrónico, deben recibir automáticamente en el e-mail personal que hayan entregado a tal fin, el documento respectivo una vez que se haya cerrado, es decir, cuando se haya estampado en él la última firma si es que ello fuera necesario.

Ahora bien, de acuerdo a lo señalado en el mismo pronunciamiento, se consideran ajustadas a Derecho todas las medidas de publicidad que se implementen en orden a garantizar el acceso de los trabajadores a su documentación, en la medida que ellas sean complementarias del envío automático del correo electrónico aludido.

De este modo, no existe inconveniente para que la empresa consultante cree y mantenga en operación el repositorio denominado "Depósito Central de Documentos" siempre y cuando, como se indicó, él no pretenda reemplazar la medida básica de publicidad consistente en el envio de la documentación en formato electrónico a los correos privados de los dependientes. 2-. Acerca de su segunda consulta, es decir, la posibilidad de que el un gestor de documentación laboral electrónica pueda crear de manera nativa un correo electrónico para cada trabajador utilizando su número de cédula nacional de identidad cabe indicar que, en la medida que el trabajador consienta voluntariamente en ello, no se ven reparos jurídicos que formular.

Sin embargo, debe tenerse presente que siempre deberá preferirse para la utilización del sistema el correo electrónico personal de los trabajadores, ya sea propio o de terceros -familiares, por ejemplo-, y sólo si aquél no tuviera o no quisiera entregar un e-mail personal, pero hubiera consentido en que su documentación laboral se cree, firme y gestione en formato digital, se procederá a utilizar cuentas nativas con su rut las cuales, en todo caso, siempre deberán ser controladas por el dependiente.

En el mismo sentido, es del caso hacer presente que el trabajador debe tener la libertad de cambiar su clave de acceso a la plataforma cuando lo estime necesario. En conclusión, en virtud de lo señalado en la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a usted lo siguiente: 1-. No existe inconveniente para que la empresa consultante cree y mantenga en operación el repositorio denominado "Depósito Central de Documentos", siempre y cuando dicho servicio no reemplace la medida básica de publicidad consistente en el envio automático de la documentación en formato electrónico a los correos privados de los dependientes. 2-. No existen inconvenientes jurídicos para que un gestor de documentación laboral electrónica pueda crear de manera nativa un correo electrónico para cada trabajador utilizando su número de cédula nacional de identidad, siempre y cuando el servicio se ajuste a las observaciones realizadas en el cuerpo del presente informe. Saluda a Ud., JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE DEL VABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICOYFISCAL

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