ORD. N°2480

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E128809 (1106) 2021 ORDINARIO N°: 2480
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La información acompañada respecto del sistema de
gestión y firma de documentación laboral electrónica
consultado por la empresa Kabulabs S.p.A.,
denominado "conDocs", no permite acreditar el
cumplimiento de las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en
el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 06.10.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Correo electrónico de 12.08.2021 de Sra. Claudia
Escobar Silva, en representación de empresa
Kabulabs S.p.A.
SANTIAGO, Q2 NOV 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SRES.
EMPRESA KABULABS S.P.A.
AVENIDA MANQUEHUE SUR N°520, OFICINA 205
LAS CONDES
contacto@alarconyasociados.cl
Mediante correo electrónico del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, denominada “conDocs”, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea debido a su fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que, analizada la documentación
acompañada a su solicitud, es posible realizar las siguientes observaciones:
I: Firma de los documentos: La presentación, en lo pertinente, señala:
“Cuando el sistema valida los datos ingresados, proporciona un desafío de
preguntas que deben ser respondidas en su totalidad, estas preguntas las administra
REGISTRO CIVIL de forma única y aleatoria."
Sin embargo, más adelante, la misma presentación indica:
"API Validación Cédula
Definición: Corresponde a un servicio externo (SINACOFI) al cual se le
entrega el número de RUT + Serie, y este servicio retorna preguntas personales que
son parte del servicio de validación, las cuales deben ser respondidas por el usuario
y según las respuestas se confirma si el usuario es quien dice ser. Esta interacción
no expone información ya que todas las preguntas personales viajan de forma
encriptada y segura..."
Respecto de los textos transcritos, es posible concluir lo siguiente:
a) Existe una incongruencia que impide determinar quien realiza el proceso externo
de validación de las cédulas nacionales de identidad, si el Servicio de Registro Civil
e Identificación o una empresa privada (SINACOFI).
b) Sin perjuicio de quien efectúe el proceso de validación de la identidad de los
firmantes, de acuerdo con la presentación resulta claro que el proceso requiere la
recopilación y transmisión de datos personales de los trabajadores, sin que la
documentación tenida a la vista indique si se les requerirá el consentimiento expreso
para efectuar las operaciones descritas.
c) SMS: En el mismo proceso de firma, la documentación indica lo siguiente:
"Si ha respondido el desafío de preguntas de forma exitosa, recibirá un
código único y aleatorio de 5 números a través de un SMS (mensaje de texto) que
llegará a su celular."
Sobre este punto, es del caso indicar que este Servicio no acepta la
utilización de mensajes de texto (SMS), ni en el proceso de firma ni para el envío de
la documentación debido a su dependencia de un hardware específico (Teléfono
celular), el cual no es respaldable, debiendo siempre preferirse el empleo de los
correos personales de los trabajadores, por ejemplo, para el envío del código de que
se trata.
II: Envío de los documentos: Sobre la materia, la presentación, en lo pertinente,
señala:
"El sistema detectará cuando todos los usuarios hayan firmado en su
totalidad el documento y dispondrá de un botón que generará de forma automática
el documento con las firmas digitales de los usuarios."

Sin embargo, el párrafo siguiente indica:
“Importante: el proceso que genera el documento firmado, también realiza
la acción de enviar de forma automática una copia del documento firmado a la cuenta
de correo “personal" del colaborador donde podrá tener su información firmada y
disponible en todo momento..."
Más adelante, la documentación asevera:
"“Solo debe presionar el botón GENERAR FIRMADO y el sistema enviará el
documento FIRMADO a el/los usuarios que firmaron el documento."
El análisis conjunto de los párrafos transcritos impide determinar el
cumplimiento de la exigencia de enviar automáticamente los documentos a través de
los correos personales de los trabajadores, vale decir, sin intervención humana.
No obstante, la presentación alude repetidas veces a la existencia de un
“botón" lo que, evidentemente, permite inferir que el envío no sería automático, pues
tal característica descarta per se la necesidad de existencia del mencionado “botón”.
Finalmente, cabe hacer presente que, en lo sucesivo, las presentaciones
realizadas ante éste u otro Servicio Público deben ser suscritas holográfica o
digitalmente.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la información
acompañada respecto del sistema de gestión y firma de documentación laboral
electrónica consultado por la empresa Kabulabs S.p.A., denominado “conDocs”, no
permite acreditar el cumplimiento de las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su
utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;