ORD. N°2493

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E150664 (1236) 2021 2493
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El procedimiento descrito por el recurrente no se ajusta
a las exigencias vigentes sobre la materia, pues no se
aprecia la utilización de una solución integral que dé
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el
cuerpo del presente informe.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 18.10.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 08.09.2021 de Sr. Sebastián Peña
Peña, en representación de empresa Flender S.p.A.
SANTIAGO,
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
0 3 NOV 2021
A : SR.
SEBASTIÁN PEÑA PEÑA
FLENDER S.P.A.
CERRO EL PLOMO N°6000
LAS CONDES
sebastian.pena pena@flender.com
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio
que se le indique si el procedimiento de firma de documentación laboral por medios
electrónicos, descrito en su carta, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
En tal contexto, señala que por razones sanitarias su representada pactó con
una parte importante de los trabajadores modificar la forma de prestación de sus
servicios, pasando a la modalidad de teletrabajo.
Para tal fin, indica, se enviaron los documentos en formato PDF y los
recibieron de vuelta firmados utilizando herramientas licenciadas.

Precisado lo anterior, es necesario indicar que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha regulado tres materias:
1-. Los requisitos exigidos a las soluciones destinadas a la creación, firma y gestión
de los documentos, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la misma jurisprudencia
administrativa citada ha señalado, adicionalmente, las siguientes exigencias de
operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
2-. Firma de los documentos: Atendida la naturaleza jurídica de instrumentos
privados de los documentos laborales, la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección ha determinado que para su validez basta con la utilización de firmas
electrónicas simples.
No obstante, debemos puntualizar que esta Dirección exige, para el
tratamiento de la documentación laboral, contar con un sistema integral de
generación, firma y gestión de documentación electrónica no bastando, por ende, la
sola rúbrica digital como una herramienta aislada, es decir, ella debe formar parte de
una solución completa convirtiéndose en un componente más de la plataforma.
Lo señalado se encuentra en armonía con la jurisprudencia administrativa
vigente de este Servicio contenida, entre otros, en el Ord. N°2465 de 03.09.2020.
3-. Documentos: Respecto de los antecedentes laborales que pueden ser creados,
firmados y gestionados por medios electrónicos, baste decir que el citado Dictamen
N°0789/15 aborda latamente la materia.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el procedimiento
descrito en su presentación no se ajusta a las exigencias vigentes sobre la materia,
pues no se desprende de ella la utilización de una solución integral que dé
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE JEFE
ABOGADO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;