ORD. N°2791

Departamento Jurídico y
Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales 2791
206078.1537.2021
ORDINARIO N°
fenidico ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Tiempo de conservación de documentación
laboral.
RESUMEN:
La documentación laboral correspondiente a extrabajadores deberá conservarse por el empleador
a lo menos cinco años desde la extinción del
vínculo laboral. No existe obligación legal de
informar a esta Dirección del Trabajo la
eliminación de documentación de dependientes
finiquitados.
ANTECEDENTE:
Presentación de Rupanco S.A., de 25.11.2021.
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: RUPANCO S.A. 0 9 DIC 2021
PEDRO LAGOS N° 640
SANTIAGO/
Mediante presentación del antecedente, se consulta sobre el plazo
de conservación de la documentación laboral de una relación de trabajo
extinguida, como asimismo, si debe informarse a este Servicio la eliminación de
esta documentación.
Al respecto, cúmpleme informar lo siguiente:
Mediante Dictamen N° 3268/46 de 22.08.2014, este Servicio
reiteró la doctrina institucional sobre la materia, consignando que, "el lapso
durante el cual el empleador debe conservar la documentación aludida, esto es,
documentos que derivan de la relación laboral, es, a lo menos, el suficiente para
respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente
al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o
tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría ser
inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y
acciones...".

Sobre la misma materia, los Dictámenes Nº 2682, de 23.06.83, y
N° 3648, de 21.09.81, en su oportunidad dejaron establecido que, "los derechos
legales o convencionales que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán
ser exigidos por éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los
declare prescritos". Reafirma este punto de vista el Dictamen N° 3780/150, de
04.07.96, al concluir que, "las atribuciones fiscalizadoras de la Dirección del
Trabajo pueden ejercerse en cualquier tiempo, sin perjuicio de los alcances que en
definitiva establezcan los Tribunales de Justicia".
Por tanto, mientras no se declare judicialmente la prescripción, es
válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, sin
perjuicio de que siempre la eficacia de esta fiscalización dependerá de la
documentación a la que pueda efectivamente accederse en instancia fiscalizadora,
debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los
derechos y obligaciones correspondientes.
Cabe advertir, que en el ámbito de las materias sujetas a la
fiscalización de este Servicio, el plazo de prescripción más amplio corresponde a
aquel contemplado para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, esto es,
cinco años contados desde el término de la respectiva relación laboral.
Efectivamente, el artículo 31 BIS de la Ley N° 17.322, prescribe:
"La prescripción que extingue las acciones para el cobro de las
cotizaciones de seguridad social, multas, reajustes e intereses, será de cinco años
y se contará desde el término de los respectivos servicios".
En consecuencia, sobre la base de las normas invocadas
precedentemente, cúmpleme manifestar que la documentación laboral
correspondiente a ex - dependientes, deberá conservarse por a lo menos cinco
años contados desde la extinción del vínculo laboral.
Saluda atentamente a Ud.,
DEL
JBFE
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURIDICO Y FISCAL
DIRECCIÓNDEL TRABAJO
Distribución
Jurídicoly Partes