ORD. N°465

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 47166 (471) (2023) 465
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica denominado
Docusign consultado por la empresa Mesos Gestión
y Servicios S.A, fue aprobado por este Servicio
mediante los Ords. Ns°2492 de 03.11.2021 y 2257 de
29.12.2022, por lo que no existen inconvenientes para
su utilización.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de fecha 13.03.2023 de Jefa de
Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 23.02.2023 del Sr.
o, en representación de Mesos
Gestión y Servicios S.A.
SANTIAGO,
DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S) 3 1 MAR 2023
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:
MESOS GESTIÓN Y SERVICIOS S.A
SANTIAGO
Mediante presentación señalada en el Ant.2)., Ud., ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de que se autorice la utilización de la
plataforma DOCUSIGN para el envío, gestión, recepción y firma de la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, situación que ha
sido informada y autorizada por los trabajadores de la empresa.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el

incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord. N°4890, de 17.12.2013, además, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Ahora bien, cabe indicar que la presentación solicita la autorización para
comenzar a utilizar la plataforma Docusign, la cual fue resuelta previamente mediante
Ord.N°2257 de 29.12.2022 y Ord.N°2492 de 03.11.2021, en virtud del cual se
concluyó por este Servicio que no existirían inconvenientes para la utilización de dicho
sistema respecto de todo tipo de documentos laborales, incluyendo aquellos que
deban ser presentados ante esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado
Docusign consultado por la empresa Mesos Gestión y Servicios S.A, fue aprobado por
este Servicio mediante los Ords. Ns°2492 de 03.11.2021 y 2257 de 29.12.2022, por
lo que no existen inconvenientes para su utilización.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda atentamente a Ud.,
3 1 MAR 2023
OFICINA DE PARTES
DEL TRAB
NATALIA POZO SANHUEZA AJO
ABOGADA JEFE 女
JEFA DEPARTAMENTO JURIDICOS)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO DEPTO.
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico