ORD. N°478

DEPARTAMENTO JURIDICO
K3944 (700) 2013) 0478
ORD.:
Juuidico MAT.: No existe inconveniente para que un empleador
emita electrónicamente los comprobantes de pago
de remuneraciones de sus trabajadores, en la
medida que la emisión y su envío posterior se
realice de acuerdo a lo indicado en el presente
informe.
ANT.: 1) Instrucciones de 09.01.2014, de Jefa
2) Instrucciones de 10.12.2013, de Jefa
3) Instrucciones de 23.09.2013, de Jefa
4) Instrucciones de 18.07.2013, de Jefa
5) Instrucciones de 23.05.2013, de Jefa
6) Presentación de 04.04.2013, de empresa
Recursos Portuarios y Estibas Ltda.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO 0 4 FEB 2014
A : SR. CAMILO FERNÁNDEZ AGUILAR
GERENTE GENERAL
EMPRESA RECURSOS PORTUARIOS Y ESTIBAS LTDA.
URRIOLA Nº87, PISO 1
VALPARAÍSO
Mediante su presentación del antecedente 6), solicita la
autorización de este Servicio para emitir electrónicamente los comprobantes de pago de
remuneraciones de sus trabajadores, a través de un sistema denominado "Intranet", por
cuanto el mismo cumpliría con la normativa legal y administrativa vigente sobre la materia.
Al respecto cúmpleme informar a usted lo siguiente:
dispone: El inciso 3º del artículo 54, del Código del Trabajo,
"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al
trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se
determinó y de las deducciones efectuadas."
De la disposición precitada se infiere que la ley obliga al
empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus
indican: remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se
a. Monto de la remuneración pagada,

b. Forma como se determinó dicha remuneración, y
c. Descuentos practicados.
Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante
dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones
puede ser entregado a través de un sistema computacional.
Se fundamenta lo resuelto, en la reiterada y uniforme
doctrina de este Servicio, contenida, entre otros, en dictamen Nº7301/341, de 12.12.94,
conforme a la cual no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones
de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de
aceptación.
Sobre dicha base se concluye que los comprobantes de
remuneraciones emitidos electrónicamente se encontrarían entre aquellos instrumentos
susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin
respaldo material, en tanto el documento electrónico pudiera hacer efectivas las
correspondientes labores de fiscalización y el software de centralización y gestión
documental utilizado garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse
previa autorización de este Servicio.
A mayor abundamiento, es dable señalar que de acuerdo
al artículo 1º de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y
Servicios de Certificación de Dicha Firma, las actividades reguladas por ese cuerpo
normativo se someterán, entre otros, al principio general de la equivalencia del soporte
electrónico, conforme al cual la documentación de este tipo tiene el mismo valor jurídico
que aquella confeccionada en soporte de papel.
Complementa este princípio de equivalencia, el princípio de
eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar que:
"Los actos y contratos otorgados o celebrados por
personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la
misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte
de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley
exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea
consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."
Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda
interpretación de los preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios
señalados."
En consecuencia, posible es concluir, que no existe
impedimento para generar, almacenar y administrar electrónicamente la documentación
derivada de las relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una
disposición legal expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en
las letras a) y b) del inciso 2º, del artículo 3º de la Ley Nº 19.799, vale decir, aquellas en
que la ley exija una solemnidad no susceptible de cumplirse medíante un documento
electrónico y en aquellas que la ley exija la concurrencia personal.
Precisado lo anterior, es dable señalar que la solución
informática propuesta se encuentra dentro de la categoría de los sistemas de
centralización de documentación laboral, toda vez que ella permitirá -como se señaló-, no
sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y
administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencías vigentes
sobre la materia.
En cuanto a la procedencia de establecer dichos sistemas
computacionales de centralización de documentación laboral, es dable indicar que el

inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. N°2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:
“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones
labores y funciones." de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
La norma legal transcrita establece la obligación para el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y
funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca
dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal
de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través
del dictamen Nº3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 2º del artículo
31 del D.F.L. N°2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de
procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre
modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y
faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo dispuesto en
los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto indica:
"El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener
en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido
autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su
partes. caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de
tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus
trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de dificil ubicación
específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente
la referida documentación, como labores agricolas, mineras o forestales y de vigilancia
entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para
centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo,
mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse a toda
la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en
lo referido al regístro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código."
De las disposiciones legales antes transcritas es posible
inferir que la centralización de documentación que emana de las relaciones laborales
debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección,
para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa
respectiva y a lo señalado mediante dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008, a través del
cual este Servicio ha estimado necesario, para considerar que un software de
centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del
siguientes requisitos básicos: artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, precitado, que aquél debe cumplir, a lo menos, los

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la
información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el
sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de
fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o
restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa
que impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de
acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que este deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y
con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de fos antecedentes laborales
mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Ahora bien, en la especie de los antecedentes aportados
aparece que en cuanto a la disponibilidad de la documentación, los trabajadores podrían
acceder, visualizar o descargar los comprobantes de remuneraciones desde el sistema
denominado “Intranet”, como, asimismo, que una vez que estos visualicen su liquidación
se entenderá que por este acto han recibido y firmado digitalmente la liquidación de
remuneraciones.
Sobre el particular, es dable indicar que no resulta posible
estimar que la simple visualización del documento en examen pueda constituir una rúbrica
electrónica, toda vez que la letra f), del artículo 2º de la Ley Nº19.799, sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, dispone:
"Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso
electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos
formalmente a su autor,"
Como puede apreciarse del texto transcrito, puede
entenderse que el trabajador ha firmado la recepción del documento cuando concurra
alguna de las opciones que se indican en la misma norma, vale decir:
a) El destinatario del documento haya incorporado un
sonido.
b) El destinatario del documento haya incorporado un
símbolo.
c) El trabajador manifieste su consentimiento a través de
un proceso electrónico. Al respecto, debe señalarse que de acuerdo al Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Española, la tercera acepción del término “proceso” lo define
como “Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial’. Al tenor de lo expuesto, preciso es convenir que no puede considerarse que la
simple visualización del documento constituya un proceso electrónico que permita calificar

dicho acto como firma electrónica en los términos previstos en la letra f) del artículo 2º de la ley Nº 19.979 antes transcrito.
Cabea agregar finalmente que la jurisprudencia
administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros mediante Ord. Nº4890, de
17.12.2013, cuya copia se acompaña, que toda la documentación laboral electrónica debe
ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de 1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su
manera electrónica.
consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es 2-. Los destinatarios de la comunicación electrónica deben
un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de
remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus
liquidaciones de remuneraciones deberán ser entregadas en soporte de papel.
enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que 3-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la
empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus
cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
documentación acompañada a su presentación, no resulta posible verificar si el sistema Aclarado lo anterior, cabe indicar que analizada la
propuesto cumple con las exigencias establecidas por este Servicio para la
implementación de un software destinado a la centralización y gestión de documentación
respecto. laboral electrónica, por lo que esta Dirección se abstiene de emitir un pronunciamiento al
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un empleador emita
electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones de sus trabajadores, en
la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe.
Saluda a Ud.,
DEL
MARIACECILIA SANCHEZ TORO
2 DIRECTORA DEL TRABAJO ABOGADA
MAQISMS/RCG
Distribución:
-Jurídico
Partes
-Control