ORD.N°509

Dirección
del Trabajo

Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E360396 (235) 2024
ORDINARIO N°: 509
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
La información acompañada a la presentación de la
empresa eProc Soluciones de Software S.p.A., para
solicitar un pronunciamiento de este Servicio acerca de
un sistema de generación, firma y gestión de
documentación laboral electrónica, no se ajusta a las
condiciones técnicas mínimas exigidas por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 14.07.2025 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Instrucciones de 27.03.2025 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
3) Presentación de 17.12.2024 de empresa eProc
Soluciones de Software S.p.A.
SANTIAGO, 30 JUL 2025
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SRES.
EPROC SOLUCIONES DE SOFTWARE S.P.A.
Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado a este Servicio
que "certifique" un sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral
electrónica.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, estable los requisitos de operación de los sistemas de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, los cuales son copulativos, no
alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el
sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de
operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es
un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, respecto de su presentación cabe realizar las siguientes
observaciones:

1) La Dirección del trabajo no “certifica" software, sólo constata, de acuerdo a la
información tenida a la vista, si el sistema cumple con las normas legales y
administrativas vigentes.
2) La presentación no individualiza el nombre comercial del producto que se desea
validar.
3) La presentación no individualiza correctamente al solicitante pues carece de RUT.
4) La documentación presentada no hace ninguna referencia al Dictamen N°0789/15
de 16.02.2015, de manera que no se ha podido verificar que cumpla con las
exigencias establecidas en dicho pronunciamiento.
Finalmente, resulta necesario destacar que el índice de la presentación da a
entender que ella contaría con 53 páginas, sin embargo, sólo se han tenido a la vista
11 de ellas.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que la información
acompañada a la presentación de la empresa eProc Soluciones de Software S.p.A.,
para solicitar un pronunciamiento de este Servicio acerca de un sistema de
generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica, no se ajusta a las
condiciones técnicas mínimas exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
Saluda a Ud.,
towlauwwey
NATALIA POZOSANHUEZA JEFE
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDIC
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
91.1
MGC/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control;