N° 851 de 2015

DEPARTAMENTO JURIDICO

K12851 (2265) 2012

ORD.: N° 0851 /

MAT.: Remuneraciones. Comprobantes de pago. Recepción por medios electrónicos.

RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado].

ANT.: 1) Instrucciones de 30.01.2015, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho

2) Correo electrónico de 05.12.2014, de Subjefe Departamento de Inspección.

3) Circular N°51, de 19.08.2014, de Departamento de Inspección.

4) Instrucciones de 10.06.2014, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

5) Instrucciones de 17.12.2013, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

6) Circular N°65, de 08.08.2013, de Departamento de Inspección.

7) Memo N°05, de 10.01.2013, de Jefe Departamento de Inspección.

8) Ord. N°3359, de 31.10.2012, de Inspectora Provincial del Trabajo de Santiago.

9) Presentación de 29.10.2012, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa América XXI Ltda.

SANTIAGO, 17.02.2015

DE : JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

A : SR. [nombre reservado]

GERENTE

EMPRESA AMÉRICA XXI LTDA.

[domicilio reservado]

SANTIAGO

Mediante su presentación de antecedente 9), solicita que este Servicio lo autorice a utilizar, como antecedente de recepción conforme de los comprobantes de pago de las remuneraciones, los correos electrónicos que envían los propios trabajadores, a fin de evitar la firma de las respectivas liquidaciones para los efectos de solicitar certificados de cumplimiento de obligaciones laborales.

Sobre el particular, cúmpleme informar a usted que la Circular N°51, de 19.08.2014, que regula actualmente la materia, dispone en el N°3, sobre la documentación a presentar con la solicitud, lo siguiente:

"Comprobante de remuneraciones que acredite el pago de las mismas, por el período que solicita certificar, u otro sistema que acredite la recepción por parte del trabajador de sus remuneraciones."

Como puede apreciarse del texto transcrito, la expresión "u otro sistema" permite inferir que la Circular precitada no es taxativa respecto de los medios a través de los cuales un empleador puede acreditar la recepción del comprobante de pago de remuneraciones por parte de los trabajadores.

En tal sentido, es dable estimar que no existe inconveniente con el uso de correos electrónicos para acreditar la recepción de los documentos de que se trata.

No obstante lo señalado, resulta necesario precisar que esta Dirección ha establecido ciertas reglas para el uso de los medios electrónicos en el ámbito de la relación laboral. En efecto, se estima que la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación laboral, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de trabajo o en un anexo del mismo.

En el mismo contexto, cabe señalar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:

1-. Como se indicó, los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En consecuencia, sobre la base de la disposición administrativa citada, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe impedimento para que la empresa América XXI Ltda., utilice los correos electrónicos de sus trabajadores como antecedente de la recepción de los comprobantes de remuneraciones de los primeros, en la medida que se utilicen casillas electrónicas particulares y se cumpla con los requisitos indicados en el presente informe.

Saluda a Ud.,

SARA OLATE GUTIÉRREZ

ABOGADA

JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

RCG

Distribución:

Jurídico - Partes - Control

remuneraciones, comprobantes pago, recepción medios electrónicos,