ORD. N°851

Trabajo Direccton del
xp
Gobiermo de Chile
Unidad de Dictámenes e Departamento Jurídico
Informes en Derecho
E20065 (816) 2023
ORDINARIO N°:
fuidico ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El software de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, denominado
“SGP”, no se ajusta a todas las condiciones exigidas
por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que
no se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 01.06.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 25.01.2023
en representación de empresa
Ambox S.A.
SANTIAGO,
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : 14 JUN 2023
GENENTE GENERAL
EMPRESA AMBOX S.A.
AV. KENNEDY 5454, PISO 3
VITACURA
@grupoambox.com
Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema que presenta,
denominado “SGP”, destinado a la generación, firma y gestión de la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.

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Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
firma electrónica. identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizada la documentación
acompañada, es posible efectuar las siguientes observaciones:
I-. Si bien el documento denominado "Informe Técnico de empresa AMBOX S.A. para
un sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica",
adjunto a la presentación, hace clara referencia a la utilización de correos
electrónicos dentro del proceso de enrolamiento de los trabajadores y firma de los
documentos, el texto no señala de manera explícita que se utilizarán siempre cuentas
privadas de los dependientes.
En efecto, por ejemplo, en la página 13 del mismo informe se lee: "Cuando
la firma es exitosa, el sistema enviará el documento firmado al correo electrónico del
trabajador y quedará almacenado en el sistema SGP”, sin especificar a qué cuenta
se refiere.
A continuación, el documento indica: "Al completar el proceso, se envía un
correo con el documento adjunto...", nuevamente la presentación no clarifica el
punto.
Il-. En el mismo contexto, en las páginas 11 y 12 del mismo instrumento se detalla la
utilización de mensajería móvil (SMS) para el envío de un código en el contexto de
una firma electrónica simple de dos pasos.
Al respecto, cabe precisar que, si bien no existe inconveniente para utilizar
dicho medio de comunicación como respaldo del proceso de rúbrica, toda la
información del sistema, incluyendo el código señalado, debe ser enviado a los
trabajadores a sus correos electrónicos personales.
Ill-. Por último, es necesario destacar que la página 15 del informe citado, en lo
pertinente, señala:
"El sistema SGP permite realizar auditorías externas para que un fiscalizador o la
dirección del trabajo pueda acceder a la documentación firmada de los trabajadores
por un tiempo determinado.
AI fiscalizador, se le ingresa su RUT, nombre, correo institucional, empresa
fiscalizada y los trabajadores que deben ser auditados."
Sobre la materia, cabe hacer presente que ni la restricción temporal de
acceso, ni la asociada a la individualización o cantidad de trabajadores, se ajustan a
las normas sobre accesibilidad que debe garantizarse a los funcionarios de esta
Dirección.

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En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el software de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado
“SGP”, no se ajusta a todas las condiciones exigidas por el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones
laborales.
Saluda a Ud.,
Now auJuday N DEL TR
NATALIA POZO SANHUEZA A B
ABOGADA ★ JEFE 3AJO
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y EISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO DEPTO. JURÍDICO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control.