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ORD. N°1241
Documentación laboral electrónica;
Normas citadas
- dfl 2 de 1967, articulo 5
- ley 19.880, articulo 3
Dictámenes concordantes
- 4964, 15.10.2016
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 1241, 14.09.2023
- ordinario 1646, 06.05.2019
- ordinario 851, 14.06.2023
Texto
Trabajo Dirección del
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho 1241
E187511 (1942) 2023
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
fuuidico Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Sin perjuicio de lo señalado en el cuerpo del presente
informe acerca de la improcedencia de aplicar a los
pronunciamientos de este Servicio las normas del
procedimiento administrativo contenido en la Ley
N°19.880, el software de generación, gestión y firma de
破 documentación laboral electrónica, denominado
“SGP”, se ajusta a todas las condiciones exigidas por
el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones
laborales
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 29.08.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 26.07.2023
en representación de empresa
Ambox S.A.
SANTIAGO,
1 4 SEP 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A
EMPRESA AMBOX S.A.
AV. KENNEDY 5454, PISO 3
VITACURA
sdelmastro@grupoambox.com
Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado, en virtud
de lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley N°18.575, Orgánica Constitucional de
Bases Generales de La Administración del Estado, la reconsideración del Ord. N°851
de 14.06.2023 el cual, básicamente, concluyó que, analizada la documentación
acompañada por el recurrente, el sistema de gestión de documentación electrónica
denominado “SGP”, no se ajustaba a las normas que sobre la materia establece el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
I) En cuanto al recurso de reposición deducido por usted, cabe precisar que de
conformidad con la facultad que le atribuye al Director del Trabajo, tanto el artículo
1° letra b) como el artículo 5° letra b), del DFL N°2, de 1967, del Ministerio del Trabajo
y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, a dicha autoridad
administrativa le compete "fijar de oficio o a petición de parte por medio de
dictámenes el sentido y alcance de las leyes del trabajo".
Pues bien, a juicio de esta Dirección, esta facultad exclusiva de interpretar la
legislación y reglamentación social, se materializa en un pronunciamiento que no se
enmarca en ninguno de los conceptos de acto administrativo que contiene el artículo
3° de la Ley N°19.880, toda vez que se trata de una potestad normativa, reguladora,
cuyo ejercicio corresponde que sea desempeñado únicamente por este Servicio, no
resultando aplicables las disposiciones del procedimiento administrativo contenidas
en el citado cuerpo legal. Así lo ha resuelto, además, la jurisprudencia reiterada y
uniforme de este Servicio plasmada, entre otros, en ordinarios N°4964 de 05.10.2016
y N°1646 de 06.05.2019.
En el mismo sentido, es dable hacer presente que la conclusión expuesta se
sustenta en la doctrina emanada de la Contraloría General de la República
contenida, entre otros, en el Oficio Nº39.353 de 10.09.2003, plenamente vigente,
dirigido al Servicio de Impuestos Internos, entidad fiscalizadora de igual naturaleza
jurídica que esta Dirección del Trabajo, mediante el cual, en lo pertinente, dispone:
"El uso de la atribución del Servicio de Impuestos Internos de fijar normas e impartir
instrucciones, se materializa en un acto que no se enmarca en ninguno de los
conceptos de acto administrativo que contiene el artículo 3º de la ley Nº19.880, toda
vez que se trata de una potestad normativa, reguladora, cuyo ejercicio corresponde
que sea ponderado exclusivamente por el Servicio".
En suma, acerca de este punto, es posible indicar que, respecto del Ord.
N°851 de 14.06.2023 cuya reposición se solicita, no cabe aplicar el procedimiento
regulatorio contenido en la Ley Nº19.880. Por las mismas razones apuntadas
tampoco resultará proceder deducir contra el mismo informe el recurso jerárquico
previsto en el artículo 59 de dicho cuerpo legal.
Finalmente, y sin perjuicio de lo señalado en los párrafos que anteceden, es
necesario destacar que el N°3 de su presentación expresamente indica que
“... dichas observaciones se encuentran subsanadas, por la modificación del sistema
desarrollado expuesto en el informe técnico adjunto..." lo cual, implicitamente, no
viene sino a reconocer, además, que las conclusiones del informe impugnado se
encuentran ajustadas a Derecho.
II) Acerca de su solicitud de autorización del sistema de creación, firma y gestión de
documentación laboral por medios electrónicos, denominado "SGP", es del caso
reiterar que este Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha
establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son
copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
i-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
ii-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizada la documentación
acompañada es posible inferir que el sistema AMBOX S.A., de generación, gestión
y firma de documentación laboral electrónica se ajustaría a la normativa
administrativa vigente sobre la materia.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, sin perjuicio de lo
señalado en el cuerpo del presente informe acerca de la improcedencia de aplicar
a los pronunciamientos de este Servicio las normas del procedimiento administrativo
contenido en la Ley N°19.880, el software de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, denominado "SGP", se ajusta a todas las
condiciones exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
Chaded ÓN DEL
CAROLINA GÓDOY DONOSO
ABOGADA ☆ JEFE AJO
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control.
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho 1241
E187511 (1942) 2023
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
fuuidico Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Sin perjuicio de lo señalado en el cuerpo del presente
informe acerca de la improcedencia de aplicar a los
pronunciamientos de este Servicio las normas del
procedimiento administrativo contenido en la Ley
N°19.880, el software de generación, gestión y firma de
破 documentación laboral electrónica, denominado
“SGP”, se ajusta a todas las condiciones exigidas por
el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones
laborales
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 29.08.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 26.07.2023
en representación de empresa
Ambox S.A.
SANTIAGO,
1 4 SEP 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A
EMPRESA AMBOX S.A.
AV. KENNEDY 5454, PISO 3
VITACURA
sdelmastro@grupoambox.com
Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado, en virtud
de lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley N°18.575, Orgánica Constitucional de
Bases Generales de La Administración del Estado, la reconsideración del Ord. N°851
de 14.06.2023 el cual, básicamente, concluyó que, analizada la documentación
acompañada por el recurrente, el sistema de gestión de documentación electrónica
denominado “SGP”, no se ajustaba a las normas que sobre la materia establece el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
I) En cuanto al recurso de reposición deducido por usted, cabe precisar que de
conformidad con la facultad que le atribuye al Director del Trabajo, tanto el artículo
1° letra b) como el artículo 5° letra b), del DFL N°2, de 1967, del Ministerio del Trabajo
y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, a dicha autoridad
administrativa le compete "fijar de oficio o a petición de parte por medio de
dictámenes el sentido y alcance de las leyes del trabajo".
Pues bien, a juicio de esta Dirección, esta facultad exclusiva de interpretar la
legislación y reglamentación social, se materializa en un pronunciamiento que no se
enmarca en ninguno de los conceptos de acto administrativo que contiene el artículo
3° de la Ley N°19.880, toda vez que se trata de una potestad normativa, reguladora,
cuyo ejercicio corresponde que sea desempeñado únicamente por este Servicio, no
resultando aplicables las disposiciones del procedimiento administrativo contenidas
en el citado cuerpo legal. Así lo ha resuelto, además, la jurisprudencia reiterada y
uniforme de este Servicio plasmada, entre otros, en ordinarios N°4964 de 05.10.2016
y N°1646 de 06.05.2019.
En el mismo sentido, es dable hacer presente que la conclusión expuesta se
sustenta en la doctrina emanada de la Contraloría General de la República
contenida, entre otros, en el Oficio Nº39.353 de 10.09.2003, plenamente vigente,
dirigido al Servicio de Impuestos Internos, entidad fiscalizadora de igual naturaleza
jurídica que esta Dirección del Trabajo, mediante el cual, en lo pertinente, dispone:
"El uso de la atribución del Servicio de Impuestos Internos de fijar normas e impartir
instrucciones, se materializa en un acto que no se enmarca en ninguno de los
conceptos de acto administrativo que contiene el artículo 3º de la ley Nº19.880, toda
vez que se trata de una potestad normativa, reguladora, cuyo ejercicio corresponde
que sea ponderado exclusivamente por el Servicio".
En suma, acerca de este punto, es posible indicar que, respecto del Ord.
N°851 de 14.06.2023 cuya reposición se solicita, no cabe aplicar el procedimiento
regulatorio contenido en la Ley Nº19.880. Por las mismas razones apuntadas
tampoco resultará proceder deducir contra el mismo informe el recurso jerárquico
previsto en el artículo 59 de dicho cuerpo legal.
Finalmente, y sin perjuicio de lo señalado en los párrafos que anteceden, es
necesario destacar que el N°3 de su presentación expresamente indica que
“... dichas observaciones se encuentran subsanadas, por la modificación del sistema
desarrollado expuesto en el informe técnico adjunto..." lo cual, implicitamente, no
viene sino a reconocer, además, que las conclusiones del informe impugnado se
encuentran ajustadas a Derecho.
II) Acerca de su solicitud de autorización del sistema de creación, firma y gestión de
documentación laboral por medios electrónicos, denominado "SGP", es del caso
reiterar que este Servicio, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha
establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son
copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
i-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
ii-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizada la documentación
acompañada es posible inferir que el sistema AMBOX S.A., de generación, gestión
y firma de documentación laboral electrónica se ajustaría a la normativa
administrativa vigente sobre la materia.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, sin perjuicio de lo
señalado en el cuerpo del presente informe acerca de la improcedencia de aplicar
a los pronunciamientos de este Servicio las normas del procedimiento administrativo
contenido en la Ley N°19.880, el software de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, denominado "SGP", se ajusta a todas las
condiciones exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
Chaded ÓN DEL
CAROLINA GÓDOY DONOSO
ABOGADA ☆ JEFE AJO
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control.