ORD. N°1291

Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Innovación y Estudios Laborales Unidad de Pronunciamientos, 1291
E72593 (2101)2020
ORD. N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina
MATERIA:
Documentación laboral y previsional.
Conservación
RESUMEN:
1.- El lapso durante el cual un empleador debe
conservar la documentación laboral y/o previsional
de sus trabajadores, es, a lo menos, el suficiente
para respaldar debidamente las obligaciones
laborales y contables de la empresa frente al
eventualejerciciode acciones laborales,
previsionales, civiles, penales o tributarias, según
los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no
podría ser inferior a los plazos de prescripción de
cada uno de los diversos derechos y acciones
emanadas de la respectiva relación laboral.
2.- No existe impedimento para que los
empleadorest traspasen plataformade
documentación laboral de formato de papel a
electrónico, en la medida que el proceso de
transición se realice en los términos precisados en
la doctrina institucional vigente consignada en el
cuerpo del presente informe.
ANTECEDENTES:
1.-Instrucciones de 01.04.2021, de Jefe
Departamento Jurídico.
2,. Instrucciones de 29.01.2021, de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
3.-Pase N°1411, de 30.12.2020, de Jefe de
Gabinete Directora del Trabajo.
4-Ord. 22.12.2020, 4.022, de Intendencia de
Seguridad y Salud en el Trabajo, Departamento de
Regulación.
5.-Presentación de 28.08.2020, de.Sr. Rodrigo
Jeria Selaive, por Jeria &Ureta Abogados SpA.
SANTIAGO,
1 26 ABR 2021

DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A: SR. RODRIGO JERIA SELAIVE
AV. PRESIDENTE KENNEDY N°6800 OF. 912 A
SANTIAGO
Mediante presentación del antecedente 5) remitida a esta Dirección por
Oficio de antecedente 2) de la Intendencia de Seguridad y Salud en el Trabajo, ha
solicitado un pronunciamiento de esta Dirección en orden a determinar los plazos
de conservación de la documentación laboral y previsional de los trabajadores.
Específicamente,formula las siguientes consultas:
1.-Periodo durante el cual debe mantenerse la documentación laboral y
previsional, estando vigente la relación laboral y una vez extinguido el respectivo
vínculo contractual.
2.- Si resulta procedente, en ambos casos, conservar dicha documentación
por medios digitales, indicando los requisitos y condiciones establecidas para tal
efecto.
Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. lo siguiente.
1. En lo que respecta a las materias en que incide la consulta signada con
este número, cabe informar que la doctrina reiterada y uniforme de esta Dirección
ha precisado que la obligación del empleador de conservar y exhibir los documentos
laborales y previsionales de sus trabajadores, se encuentra directamente vinculada
a los plazos de prescripción de los derechos y obligaciones que emanan de la
respectiva relación contractual.
En relación conlo anterior, la jurisprudencia administrativa reiterada y
uniforme deeste Servicio, contenida entre otros, en los Dictámenes Nos 2682, de
23.06.83, y 3648, 21.09.81ha establecido: “los derechos legales o convencionales
que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por éstos, en
tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos”.
En la misma línea, el Dictamen Nº 3780/150, de 04.07.96, precisa que, “las
atribuciones fiscalizadoras de esta Dirección pueden ejercerse en cualquier tiempo,
sin perjuicio de los alcances que en definitiva establezcan los Tribunales de
Justicia”.
De este modo, deacuerdo con la doctrina institucional precitada, mientras
no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y
obligaciones laborales o previsionales pendientes, pero la eficacia de esta
fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente acceder
la institución fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el
plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.
En cuanto al período en que el empleador debe conservar
documentación laboral y previsional de sus trabajadores, el Dictamen Nº7053/160,
de 28.09.90, precisa:“...en opinión de este Servicio, el lapso durante el cual un
empleador debe conservar la documentación aludida es, a lo menos, el suficiente
para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa

frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o
tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría ser
inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones
analizadas en párrafos que anteceden”.
Para arribar a tal conclusión el referido pronunciamiento recurrió a las
disposiciones contenidas en los incisos 1° y 2° del artículo 453 del Código del
Trabajo, que regulaba a la época las normas referentes a la prescripción de los
derechos laborales y la interrupción de la misma, estableciendo diversas normas
generales cuya aplicación dependía de si el contrato estaba vigente o extinguido.
Así, el citado dictamen precisa que, estando vigente la relación laboral, los
derechos consagrados en el Código del Trabajo prescriben en el plazo de dos años
contado desde la fecha en que se hicieron exigibles, en tanto que, una vez
extinguido el respectivo vínculo contractual, las acciones pertinentes prescriben en
el plazo de seis meses contado desde el término de la relación laboral, caso en el
cual las partes no podrían ejercer acciones derivadas de los actos o contratos
regulados por el Código del Trabajo ante los Tribunales de Justicia.
El mencionado pronunciamiento se refiere asimismo a la prescripción de
las horas extraordinarias de trabajo respecto de las cuales la ley prevé un plazo
especial de seis meses a contar de la fecha en que debieron ser pagadas,
concluyendo, acorde con lo sostenido uniformemente por la doctrina institucional,
que el derecho a cobrar el sobresueldo adeudado, se extingue en el plazo aludido,
tanto si el contrato se encuentra vigente como si ha terminado la relación laboral
entre las partes.
En cuanto a la prescripción de los derechos previsionales, emanados de las
remuneraciones adeudadas y devengadas durante la vigencia del respectivo
vínculo contractual se señala, sobre la base de lo informado por la Superintendencia
de Seguridad Social en oficio que se transcribe, que acorde con las normas
previstas por la Ley N°17.322 y por el artículo 49 de la Ley N° 15.386, el plazo que
extingue la prescripción de las acciones de los Institutos de Previsión para el cobro
de las imposiciones, aportes y multas será de cinco años y se contará desde el
término de los respectivos servicios.
Sobre dicha base el pronunciamiento aludido precisa que los fiscalizadores
de este Servicio se encontrarían legalmente habilitados para revisar los
antecedentes relativos a prestaciones previsionales originadas en el curso de
relaciones laborales extinguidas pudiendo actuar dentro del plazo de cinco años
contado desde el término de aquellas con plenas facultades.
La doctrina analizada en párrafos que anteceden resulta plenamente válida
y aplicable en la especie, teniendo presente que la normativa en que se funda se
reproduce en iguales términos en los incisos1º y 2 del actual artículo 510 del
Código del Trabajo. Cabe agregar que la misma ha sido ratificada posteriormente
por este Servicio, entre otros, en Dictamen N° 3268/046, de 22.08.2014 y en Ords.
N°s 5637, de 6.11.2018 y 2472, de 06.06.2017.
. Este último pronunciamiento señala: “Cabe advertir que, en el ámbito de las
materias sujetas a la fiscalización de este Servicio, el plazo de prescripción más
amplio corresponde a aquel contemplado para el cobro de las cotizaciones de
seguridad social, esto es, cinco años contado desde el término de la respectiva
relación laboral".
2.-En relación a esta consulta, es necesario informar que la jurisprudencia
administrativa vigente sobre el particular se encuentra contenida en el Dictamen

N° 0155/004, de 11.01.2016 de este Servicio, conforme al cual, "No existe
impedimento para que los empleadores traspasen su plataforma de documentación
laboral de formato de papel a electrónico, en la medida que el proceso de transición
se realice en los términos indicados en el presente informe”.
En dicho pronunciamiento se analizan las normas legales pertinentes y se
establecen las formas como debe operar la transición de una plataforma documental
de papel a electrónica. El citado dictamen se encuentra disponible y puede ser
revisado en la página web institucional www.direccióndeltrabajo.cl. Igualmente en
dicha página se contienen otros pronunciamientos que inciden sobre la materia,
pudiendo citarse al efecto, los Ordinarios N°s1002, de 15.02.2016 y 2389, de
24.05.2018.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas.
doctrina administrativa invocada y consideraciones formulada, cumplo con informar
a Ud. lo siguiente:
1.- El lapso durante el cual un empleador debe conservar la
documentación laboral y o previsional de sus trabajadores, es, a lo menos, el
suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la
empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles,
penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría
ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y
acciones emanadas de la respectiva relación laboral.
2.- No existe impedimento para que los empleadores traspasen su
plataforma de documentación laboral de formato de papel a electrónico, en la
medida que el proceso de transición se realice en los términos precisados en la
doctrina institucional vigente consignada en el Dictamen 0155/004 de 11.01.2016.
Saluda a Ud.
CION DEL
JEFE
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
ÁBOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURIDICO Y FISCAL
LBBISMS
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