N° 5637 de 2018

DEPARTAMENTO JURIDICO

E.15938 (2304) 2018

ORD.:5637

MAT.: Documentación laboral; Conservación; Plazos de prescripción;

RORD.: Mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, pero la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente acceder la institución fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.

ANT.: Presentacion de 12.10.2018, de [nombre reservado], Agrícola Tarapacá S.A.

SANTIAGO, 06.11.2018

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

A : [nombre reservado]

AGRÍCOLA TARAPACÁ S.A.

[domicilio reservado]

MELIPILLA/

Mediante presentación del antecedente se ha solicitado un pronunciamiento jurídico tendiente a acotar el período de antigüedad de los documentos cuya exhibición es requerida en los comparendos de conciliación seguidos ante la Inspección del Trabajo.

Expone como fundamento de su presentación que los derechos laborales prescriben en dos años y en tal sentido resulta inoficioso requerir documentos para dar cuenta de obligaciones que podrían estar ya prescritas.

Se solicita asimismo que los documentos cuya exhibición se requiera guarde estricta relación con los conceptos reclamados.

Sobre el particular, cúmpleme informar a Ud. que el inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:

"Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones."

La norma legal transcrita establece la obligación para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.

Respecto al período que resulta exigible la documentación, es posible señalar que la obligación del empleador de conservar y exhibir los documentos que emanan de la relación laboral se encuentra vinculada a los plazos de prescripción de los correspondientes derechos y obligaciones.

Sobre esta materia, los dictámenes N°s. 2682, de 23.06.83, y 3648, 21.09.81, han dejado establecido que, "los derechos legales o convencionales que se reclamen ante los Inspectores del Trabajo podrán ser exigidos por éstos, en tanto no exista un pronunciamiento judicial que los declare prescritos". En la misma línea, el dictamen Nº3780/150, de 04.07.1996, concluyó que, "las atribuciones fiscalizadoras de la Dirección del Trabajo pueden ejercerse en cualquier tiempo, sin perjuicio de los alcances que en definitiva establezcan los Tribunales de Justicia".

De ello se sigue que, mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes, pero la eficacia de esta fiscalización dependerá de la documentación a la que pueda efectivamente acceder la institución fiscalizadora, debiendo el empleador conservarla, a lo menos, por el plazo de prescripción de los derechos y obligaciones correspondientes.

Así, la doctrina de este Servicio, contenida en dictamen Nº 7053/160, de 28.09.90, ha señalado que, "en opinión de este Servicio, el lapso durante el cual un empleador debe conservar la documentación aludida es, a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones analizadas en párrafos que anteceden".

Ahora bien, para acotar con mayor precisión el período en que debe ser conservada la documentación laboral, el dictamen N°3677/189, de 06.11.2002, sobre la base de lo informado, en su oportunidad, por el Departamento de Fiscalización, resolvió que el tiempo durante el cual debe conservarse la documentación laboral debe ser de, a lo menos, cinco años, contados desde la terminación de la respectiva relación laboral. Ello, por tratarse del plazo de prescripción de mayor extensión concebido por la legislación, cual es, el aplicable a los derechos y obligaciones previsionales.

En cuanto a los documentos que pueden ser requeridos, cabe señalar que corresponderá al conciliador evaluar la pertinencia del respectivo requerimiento, con miras a lograr un acuerdo entre las partes en conflicto.

En consecuencia, sobre la base de las consideraciones formuladas, disposiciones legales citadas y jurisprudencia administrativa invocada, cumplo con informar a Ud. que sobre la materia en consulta debe estarse a lo resuelto en el cuerpo del presente informe.

Saluda a Ud.,

ROSAMEL GUTIÉRREZ RIQUELME

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/MBA

Distribución:

Jurídico.

Parte.

Control.

documentación laboral, conservación, plazos prescripción,