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ORD. N°1552
Control de Acceso; Registro especial asistencia y determinación horas de trabajo;
Dictámenes concordantes
- dictamen 1140/27, 24.02.2016
- dictamen 5849/133 de 04.12.2017
- dictamen 789/15 de 16.02.2015
- ordinario 1552, 28.05.2021
- ordinario 1592, 02.05.2019
Texto
Direcciôn del
Trabajo
Gabierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E51511 (599) 2021
1552
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Control de acceso y sistema de registro y control de
asistencia electrónico.
RESUMEN:
Las plataformas de registro y control de asistencia y
aquellas destinadas a la creación, firma y gestión de
documentación laboral electrónica, cuentan con
regulaciones administrativas diversas, ninguna de las
cuales ha sido acreditada a través de los
antecedentes acompañados, por lo que no se autoriza
la utilización del sistema denominado “KSEC” en el
contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.05.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2)Presentación de 27.04.2021 de Sra. María Cristina
Mingo.
SANTIAGO,
28 MAY 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR. María Cristina Mingo
jpabrigo@consultoreslegales.cl
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este
Servicio autorización para implementar una plataforma denominada “KSEC, la cual
permitiría cumplir las funciones de sistema de registro y control de asistencia
digital y, además, de generación, firma y gestión de documentación laboral en
formato electrónico.
A mayor abundamiento, señala la presentación que la plataforma
consultada actualmente es utilizada para controlar el acceso a los recintos de sus
clientes, es decir, cumpliría una tercera función.
Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los Dictámenes Nº1140/027
de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017 establecen los requisitos formales y
las condiciones técnicas mínimas exigidas a los sistemas de registro y control de
asistencia digitales.
En tal contexto, es del caso señalar que el N°6 del citado Dictamen
Nº1140/027, establece como requisito de admisibilidad que los requisitos
establecidos por la jurisprudencia administrativa de este Servicio sean certificados
por un tercero independiente del desarrollador o comercializador de las
plataformas, debiendo acompañar, en formato electrónico, tanto el referido
informe, así como los demás antecedentes pertinentes.
De este modo, analizada la documentación adjunta, es dable apreciar que
no se presenta el informe de certificación señalado ni la documentación mínima
exigida lo que, a su vez, impide a este Servicio emitir el pronunciamiento
solicitado.
Ahora bien, y sin perjuicio de lo señalado, es del caso hacer presente que
el citado Dictamen N°5849/133 de 04.12.2017, en su N°1.5, se refiere
específicamente a la integración de un sistema de registro de asistencia con una
herramienta de control de acceso señalando, en lo pertinente, que: “...no existe
inconveniente en proceder a la integración del hardware señalado con el sistema
de registro y control de asistencia y determinación de las horas trabajadas, en la
medida que se cumplan las siguientes condiciones copulativas:
1.5.1-. Que la integración de los torniquetes, o cualquier otro hardware a la
plataforma ya autorizada por este Servicio, no afecten o alteren las condiciones
técnicas bajo las cuales dicho sistema fue certificado y, posteriormente, analizado
por esta Dirección.
1.5.2-. Que la circunstancia señalada en el número anterior, sea verificada
por un ente certificador cuyo informe debe ser remitido para su análisis por este
Servicio, en los mismos términos señalados en el dictamen Nº1140/027, de
24.02.2016.”
Del texto transcrito, es dable inferir las siguientes conclusiones:
a) No existe inconveniente para que un mismo hardware contenga dos softwares
diferentes, uno destinado al control de acceso y, el segundo, al registro de
asistencia, debiendo en este caso la plataforma mixta resultante ajustarse a los
dispuesto en los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de
04.12.2017.
b) En caso de que se trate de hardware diferentes, uno para cada sistema, sólo el
destinado al control de asistencia debe cumplir con la doctrina contenida en los
Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
c) La información relativa tanto la asistencia como la contabilización de las horas
de trabajo, sólo pueden obtenerse de un sistema cuya implementación y utilización
sea conocida por los trabajadores, dado que de acuerdo a lo señalado en el N°1
del Dictamen N°1140/027, la “...obligación de registrar asistencia debe ser
cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, sin importar el tipo de
sistema de registro de asistencia que utilice el empleador...”, imperativo que sólo
puede ser logrado sí los dependientes tienen pleno conocimiento de cuál es el
mecanismo mediante el cual se les controla la prestación de servicios personales.
d) Los mecanismos utilizados para controlar el acceso a un recinto por razones de
seguridad, no formarán parte del ámbito laboral, siempre y cuando el medio
utilizado respete los derechos fundamentales de los trabajadores.
e) Por las mismas razones apuntadas, la información acumulada debe ser
manejada por diferentes bases de datos o repositorios, a los cuales sólo podrán
tener acceso los respectivos empleadores.
En el mismo orden de ideas, resulta necesario indicar que la única
información que se debe considerar para los efectos de contabilizar la asistencia y
las horas de trabajo es aquella que deriva de un sistema electrónico que dé
cumplimiento a las exigencias técnicas indicadas en los citados dictámenes
N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
Lo señalado se encuentra en armonía con la doctrina de este Servicio
contenida, entre, otros, en el Ord. N°1592 de 02.05.2019.
Aclarado lo anterior, debemos precisar que las plataformas destinadas a la
creación, firma y gestión de documentación laboral en soporte electrónico, se
encuentran reguladas por el Dictamen N°0789/015 de 16.02.2015, el cual dispone
una serie de condiciones técnicas mínimas para la operación de dichas
soluciones, ninguna de las cuales aparece acreditada en la documentación tenida
a la vista para la confección del presente informe.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que las plataformas de registro y control de asistencia y aquellas
destinadas a la creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica,
cuentan con regulaciones administrativas diversas, ninguna de las cuales ha sido
acreditada a través de los antecedentes acompañados, por lo que no se autoriza
la utilización del sistema denominado “KSEC” en el contexto de las relaciones
laborales.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud., 20 MAY 2021
OFICINA DE PARTES
ON DEL
DIR JUANDAVID TERRAZAS PONCE
JEFE0 ABÇGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
JURDIRECCION DEL TRABAJO
P/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Trabajo
Gabierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E51511 (599) 2021
1552
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Control de acceso y sistema de registro y control de
asistencia electrónico.
RESUMEN:
Las plataformas de registro y control de asistencia y
aquellas destinadas a la creación, firma y gestión de
documentación laboral electrónica, cuentan con
regulaciones administrativas diversas, ninguna de las
cuales ha sido acreditada a través de los
antecedentes acompañados, por lo que no se autoriza
la utilización del sistema denominado “KSEC” en el
contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.05.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2)Presentación de 27.04.2021 de Sra. María Cristina
Mingo.
SANTIAGO,
28 MAY 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR. María Cristina Mingo
jpabrigo@consultoreslegales.cl
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este
Servicio autorización para implementar una plataforma denominada “KSEC, la cual
permitiría cumplir las funciones de sistema de registro y control de asistencia
digital y, además, de generación, firma y gestión de documentación laboral en
formato electrónico.
A mayor abundamiento, señala la presentación que la plataforma
consultada actualmente es utilizada para controlar el acceso a los recintos de sus
clientes, es decir, cumpliría una tercera función.
Aclarado lo anterior, es necesario indicar que los Dictámenes Nº1140/027
de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017 establecen los requisitos formales y
las condiciones técnicas mínimas exigidas a los sistemas de registro y control de
asistencia digitales.
En tal contexto, es del caso señalar que el N°6 del citado Dictamen
Nº1140/027, establece como requisito de admisibilidad que los requisitos
establecidos por la jurisprudencia administrativa de este Servicio sean certificados
por un tercero independiente del desarrollador o comercializador de las
plataformas, debiendo acompañar, en formato electrónico, tanto el referido
informe, así como los demás antecedentes pertinentes.
De este modo, analizada la documentación adjunta, es dable apreciar que
no se presenta el informe de certificación señalado ni la documentación mínima
exigida lo que, a su vez, impide a este Servicio emitir el pronunciamiento
solicitado.
Ahora bien, y sin perjuicio de lo señalado, es del caso hacer presente que
el citado Dictamen N°5849/133 de 04.12.2017, en su N°1.5, se refiere
específicamente a la integración de un sistema de registro de asistencia con una
herramienta de control de acceso señalando, en lo pertinente, que: “...no existe
inconveniente en proceder a la integración del hardware señalado con el sistema
de registro y control de asistencia y determinación de las horas trabajadas, en la
medida que se cumplan las siguientes condiciones copulativas:
1.5.1-. Que la integración de los torniquetes, o cualquier otro hardware a la
plataforma ya autorizada por este Servicio, no afecten o alteren las condiciones
técnicas bajo las cuales dicho sistema fue certificado y, posteriormente, analizado
por esta Dirección.
1.5.2-. Que la circunstancia señalada en el número anterior, sea verificada
por un ente certificador cuyo informe debe ser remitido para su análisis por este
Servicio, en los mismos términos señalados en el dictamen Nº1140/027, de
24.02.2016.”
Del texto transcrito, es dable inferir las siguientes conclusiones:
a) No existe inconveniente para que un mismo hardware contenga dos softwares
diferentes, uno destinado al control de acceso y, el segundo, al registro de
asistencia, debiendo en este caso la plataforma mixta resultante ajustarse a los
dispuesto en los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de
04.12.2017.
b) En caso de que se trate de hardware diferentes, uno para cada sistema, sólo el
destinado al control de asistencia debe cumplir con la doctrina contenida en los
Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
c) La información relativa tanto la asistencia como la contabilización de las horas
de trabajo, sólo pueden obtenerse de un sistema cuya implementación y utilización
sea conocida por los trabajadores, dado que de acuerdo a lo señalado en el N°1
del Dictamen N°1140/027, la “...obligación de registrar asistencia debe ser
cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, sin importar el tipo de
sistema de registro de asistencia que utilice el empleador...”, imperativo que sólo
puede ser logrado sí los dependientes tienen pleno conocimiento de cuál es el
mecanismo mediante el cual se les controla la prestación de servicios personales.
d) Los mecanismos utilizados para controlar el acceso a un recinto por razones de
seguridad, no formarán parte del ámbito laboral, siempre y cuando el medio
utilizado respete los derechos fundamentales de los trabajadores.
e) Por las mismas razones apuntadas, la información acumulada debe ser
manejada por diferentes bases de datos o repositorios, a los cuales sólo podrán
tener acceso los respectivos empleadores.
En el mismo orden de ideas, resulta necesario indicar que la única
información que se debe considerar para los efectos de contabilizar la asistencia y
las horas de trabajo es aquella que deriva de un sistema electrónico que dé
cumplimiento a las exigencias técnicas indicadas en los citados dictámenes
N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
Lo señalado se encuentra en armonía con la doctrina de este Servicio
contenida, entre, otros, en el Ord. N°1592 de 02.05.2019.
Aclarado lo anterior, debemos precisar que las plataformas destinadas a la
creación, firma y gestión de documentación laboral en soporte electrónico, se
encuentran reguladas por el Dictamen N°0789/015 de 16.02.2015, el cual dispone
una serie de condiciones técnicas mínimas para la operación de dichas
soluciones, ninguna de las cuales aparece acreditada en la documentación tenida
a la vista para la confección del presente informe.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que las plataformas de registro y control de asistencia y aquellas
destinadas a la creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica,
cuentan con regulaciones administrativas diversas, ninguna de las cuales ha sido
acreditada a través de los antecedentes acompañados, por lo que no se autoriza
la utilización del sistema denominado “KSEC” en el contexto de las relaciones
laborales.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud., 20 MAY 2021
OFICINA DE PARTES
ON DEL
DIR JUANDAVID TERRAZAS PONCE
JEFE0 ABÇGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
JURDIRECCION DEL TRABAJO
P/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes