N° 1677 de 2016

DEPARTAMENTO JURIDICO

K2194 (606) 2016

ORD.: 1677 /

MAT.:Sistema especial de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo; Documentación laboral. Gestión y firma electrónica;

RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Gaxu Soluciones S.A.

ANT.:Presentación de 01.03.2016, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Gaxu Soluciones S.A.

SANTIAGO, 22.03.2016

DE:JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR. [nombre reservado]

GAXU SOLUCIONES S.A.

[domicilio reservado]

PROVIDENCIA

Mediante su presentación de antecedente, solicita un pronunciamiento jurídico deesteServicio,acercadelaposibilidaddequediferentesempresaspuedancompartireluso de un software de registro y control de asistencia y horas de trabajo y otro de gestión y firma de documentaciónlaboralelectrónica,ambossoportadosporelmismoequipamientofísico(hardware).

Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

"Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

a) Un libro de asistencia del personal, o

b) Un reloj con tarjetas de registro.

Al respecto, primeramente cabe precisar que la Dirección del Trabajo, mediante dictámenes Nº696/027, de 24.01.96 y N°1140/027, de 24.02.2016, ha fijado las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.

Por su parte, las exigencias que debe cumplir un sistema de firma y gestión de documentación laboral electrónica, han sido establecidas por el dictamen N°789/15, de 16.02.2015.

Precisado lo anterior, es dable señalar que el legislador no se ha pronunciado sobre la materia, por lo que su resolución debe ser buscada en sede administrativa.

En tal contexto, resulta necesario indicar que este Servicio no tiene reparos jurídicos frente a dicha práctica, en la medida que se cumplan dos condiciones:

1-. Que los respectivos software a utilizar cumplan con las exigencias contenidas en los citado dictámenesNº696/027, de 24.01.96 o en el dictamen N°1140/027, de 24.02.2016, si se trata de registros de asistencia o, en eldictamen N°789/15, de 16.02.2015, si se tratara de documentación laboral electrónica.

2-. Que la información registrada por los trabajadores sea gestionada y administrada de manera separada por el sistema, a fin de que cada empleador sólo tenga acceso a los antecedentes de sus trabajadores, para lo cual la plataforma deberá contar con las pertinentes medidas de seguridad.

Cabe agregar que, aunque el sistema electrónico de registro y control de asistencia y horas de trabajo sea compartido, la responsabilidad de llevar correctamente dicho registro sigue estando radicada legalmente en el empleador, respecto de los trabajadores de su dependencia.

De esta forma, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, norma legal precitada y consideraciones formuladas, es posible concluir que, en la medida que se respeten las condiciones indicadas en los párrafos que anteceden, no existe inconveniente para que diferentes empresas puedan compartir el uso de un software de registro y control de asistencia y horas de trabajo y otro de gestión y firma de documentación laboral electrónica, utilizando un equipo (hardware) común.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

sistema especial control asistencia y determinación horas trabajo, documentación laboral, gestión y firma electrónica,