N° 5366 de 2016

DEPARTAMENTO JURIDICO

K9865 (2213) 2016

ORD.:5366/

MAT.: Documentación laboral; Firma Electrónica; Gestión y procesamiento de documentación por medios electrónicos;

RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa BPO-Advisors S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Instrucciones de 14.10.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 26.09.2016, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa BPO-Advisors S.p.A.

SANTIAGO, 03.11.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. [nombre reservado]

EMPRESA BPO-ADVISORS S.P.A.

[domicilio reservado]

PROVIDENCIA/

Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento respecto del sistema de generación, firma y gestión de documentación laboral electrónica.

Al respecto, cúmpleme informar a usted, en primer término, que esta Dirección ha señalado mediante Ord. N°4826, de 05.11.2012, entre otros, que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado.

Sobre el particular, es dable precisar que si bien el instrumento privado no goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselos por exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento público.

En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4º de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, prescribe:

"Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada."

Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez.

De tal manera, la naturaleza jurídica de los documentos a suscribir no requiere la intervención de un ministro de fe, ni de otra institución para su validez.

Por tales razones, en aquellos casos en que sea requerida la firma del trabajador o de ambas partes, bastará para la validez del instrumento una firma electrónica simple, cuyas características se ajusten a lo dispuesto en el artículo 2º letra f) de la ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, cuyo texto es el siguiente:

"Para los efectos de esta ley se entenderá por:…

…f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"

Precisado lo anterior, es dable indicar que si bien para suscribir la documentación electrónica que emana de las relaciones laborales basta utilizar firma electrónica simple, no existe inconveniente para que se emplee firma electrónica avanzada con certificados digitales.

Respecto de los procedimientos de firma indicados en la presentación, es necesario señalar que, en general, ellos se ajustan a las exigencias vigentes sobre la materia.

Lo anterior, con la precisión que las claves deben poder ser modificadas por los trabajadores las veces que lo estimen pertinentes, dado que ellas constituyen su propia firma electrónica.

Finalmente, sobre este punto, cabe indicar que los SMS no se ajustan a la doctrina vigente sobre comunicaciones electrónicas, contenida en el dictamen N°789/015, de 16.02.2015, de acuerdo al cual, las comunicaciones relacionadas con documentación y su rúbrica deben ser realizadas a través de correos electrónicos provistos expresamente para tal efecto por el trabajador.

Aclarado lo anterior, debemos señalar que el software utilizado para el procesamiento y firma de la documentación de que se trata, debe cumplir taxativamente con los requisitos indicados en el precitado dictamen N°789/015 el cual, al efecto, prescribe que los sistemas deberán:

"a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador."

De acuerdo a la presentación, el sistema no contempla la fiscalización remota de la documentación desde las instalaciones de esta Dirección.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

Esta exigencia, importa la posibilidad de realizar los procesos de fiscalización sin necesidad de contar con autorización empleador fiscalizado, lo que no podrá ocurrir si se requiere solicitar una clave para cada acceso de un funcionario de este Servicio. Por tal motivo, el sistema debe contemplar la posibilidad de adaptarse a las exigencias que en lo sucesivo realice esta Dirección en orden a reglamentar el protocolo de acceso remoto a los sistemas.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

Según se desprende de su presentación, el sistema cumple con esta exigencia.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

La presentación en examen no señala expresamente que la documentación será procesada en formato imprimible.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.

Los antecedentes tenidos a la vista no indican que el sistema cumpla con esta condición.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., lo siguiente:

1-. Los procedimientos descritos para la suscripción de documentación laboral electrónica se ajustan a la normativa vigente, con las salvedades efectuadas en el cuerpo del presente informe.

2-. El sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica analizado, no cumple con todos los requisitos vigentes sobre la materia, por lo que no puede ser utilizado mientras no se corrijan las observaciones indicadas en el presente informe.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

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documentación laboral, firma electrónica, gestión y procesamiento documentación por medios electrónicos,