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ORD. N°786
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 4890, 17.12.2013
- ordinario 786, 16.05.2022
Texto
Trabajo Dirección del
Gobiermo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E 51771 (357) (2022)
E 51758 (356) (2022) E 52045 (387) (2022)
Junidic 786
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación Laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica presentado por
el Banco Ripley S.A, denominado "Portal
Personas", se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por esta Dirección, por lo
que se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 01.04.2022 y 23.03.2022 de
Jefa de Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales.
2) Ord. N°1301-1699/2022 de 16.03.2022 de Sr.
Inspector Jefe IPT Santiago.
3) Presentación de 15.03.2022 del Sr.
I, en representación de CAR
S.A.
4) Presentación de 15.03.2022 del Sr.
en representación de
Sociedad de Cobranzas Payback Limitada.
5) Presentación de 15.03.2022 del Sr.
en representación de Corredora de
Seguros Ripley Limitada.
SANTIAGO,
16 MAY 2022
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR.
CAR S.A
SR.
SOCIEDAD DE COBRANZAS PAYBACK LTDA.
SR.
CORREDORA DE SEGUROS RIPLEY LTDA.
Mediante presentaciones de antecedentes 3), 4) y 5) se ha solicitado a este
Servicio un pronunciamiento, a fin de determinar si el sistema denominado “Portal
Personas", destinado a la generación, firma y gestión de la documentación derivada
de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa
vigente sobre la materia para ser utilizado por las compañías que representan.
Al respecto, cumplo con informar a Uds., que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador
a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
manera electrónica. derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada
de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el
trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de
la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a
almacenada. sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la
documentación acompañada e información proporcionada por el recurrente, la
plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas y
consideraciones expuestas, cumplo con informar a Ud. que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado
"Portal Personas", se ajustaría a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se autoriza su
utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado no obsta a las
observaciones que pudieren efectuarse en virtud de la facultad fiscalizadora de esta Dirección
Saluda atentamente a Ud.
NATALIA POZO SANHUEZA JEFE
ABOGADA
JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/EZD
Distribución:
- Jurídico
- Partes
Gobiermo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E 51771 (357) (2022)
E 51758 (356) (2022) E 52045 (387) (2022)
Junidic 786
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación Laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica presentado por
el Banco Ripley S.A, denominado "Portal
Personas", se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por esta Dirección, por lo
que se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 01.04.2022 y 23.03.2022 de
Jefa de Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales.
2) Ord. N°1301-1699/2022 de 16.03.2022 de Sr.
Inspector Jefe IPT Santiago.
3) Presentación de 15.03.2022 del Sr.
I, en representación de CAR
S.A.
4) Presentación de 15.03.2022 del Sr.
en representación de
Sociedad de Cobranzas Payback Limitada.
5) Presentación de 15.03.2022 del Sr.
en representación de Corredora de
Seguros Ripley Limitada.
SANTIAGO,
16 MAY 2022
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR.
CAR S.A
SR.
SOCIEDAD DE COBRANZAS PAYBACK LTDA.
SR.
CORREDORA DE SEGUROS RIPLEY LTDA.
Mediante presentaciones de antecedentes 3), 4) y 5) se ha solicitado a este
Servicio un pronunciamiento, a fin de determinar si el sistema denominado “Portal
Personas", destinado a la generación, firma y gestión de la documentación derivada
de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa
vigente sobre la materia para ser utilizado por las compañías que representan.
Al respecto, cumplo con informar a Uds., que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización
de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción,
ya sea en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador
a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
manera electrónica. derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada
de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el
trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de
la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a
almacenada. sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la
documentación acompañada e información proporcionada por el recurrente, la
plataforma en examen daría cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas y
consideraciones expuestas, cumplo con informar a Ud. que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado
"Portal Personas", se ajustaría a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se autoriza su
utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado no obsta a las
observaciones que pudieren efectuarse en virtud de la facultad fiscalizadora de esta Dirección
Saluda atentamente a Ud.
NATALIA POZO SANHUEZA JEFE
ABOGADA
JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/EZD
Distribución:
- Jurídico
- Partes