ORD. N°908

DEPARTAMENTO JURIDICO K812 (179) 2014 0908
ORD.:
MAT.: No existe inconveniente para que un
juuidico empleador emita electrónicamente los
comprobantes de pago de remuneraciones,
sus anexos y la información relativa a las
metas variables a sus trabajadores, en la
medida que la emisión y su envío posterior
se realice de acuerdo a lo indicado en el
presente informe.
ANT.: Presentación de 22.01.2014, de Sra. Paulina
Gálvez Núñez, en representación de
empresa Cygnus Servicios Externos Ltda.
SANTIAGO, 0 7 MAR 2014
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SRA. PAULINA GÁLVEZ NÚÑEZ
EMPRESA CYGNUS SERVICIOS EXTERNOS LTDA.
ARGOMEDO N302
SANTIAGO/
Mediante presentación del antecedente, solicita de
este Servicio un pronunciamiento jurídico acerca de lo siguiente:
1) Posibilidad de entregar a los trabajadores los
comprobantes de liquidaciones de remuneraciones y anexos de remuneraciones
variables indicados en el artículo 54 bis del Código del Trabajo, mediante intranet o
correos electrónicos.
2) Validez de informar a los dependientes respecto de
las metas variables mensuales, mediante correos electrónicos.
1) En relación con la consulta signada con este
número, cúmpleme informar a Ud., lo siguiente:
El inciso 3º del artículo 54, del Código del Trabajo,
dispone:
"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al
trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se
determinó y de las deducciones efectuadas."
De la disposición precitada se infiere que la ley obliga
al empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus
remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación
se indican:

a. Monto de la remuneración pagada,
b. Forma como se determinó dicha remuneración, y
c. Descuentos practicados.
Sobre el particular, este Servicio ha señalado
mediante dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.
La conciusión anterior encuentra su fundamento en la
reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen N°7301/341, de 12.12.94, según la cual no procede exigir al empleador que en los
comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente
procedente estimar que dichos comprobantes, emitidos electrónicamente, se encontrarían entre aquellos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en
registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización, y el sistema
conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, todo lo cual
debe entenderse previa autorización de este servicio.
Ahora bien, aclarado lo anterior, debe mencionarse
que el inciso 3º, del artículo 54 bis, del Código del Trabajo, prescribe:
“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y
conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de
las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma
empleada para su cálculo."
Conforme al texto transcrito, el legislador ha
establecido la obligación para el empleador de añadir a la liquidación de remuneraciones un anexo que forma parte de ésta, que contenga el monto, bono,
premio u otro incentivo, con explicación del detalle de la operación que originó el
estipendio y la forma de calcularlo.
Al respecto, debe tenerse en consideración que la
norma precitada complementa el ya analizado inciso 3º del artículo 54, del mismo cuerpo normativo, de lo que se infiere que la obligación adicional que la ley atribuye
al empleador de acompañar un anexo al comprobante de remuneraciones, que contenga información detallada sobre comisiones, entre otras retribuciones, debe
interpretarse y entenderse en armonía con lo ya resuelto por éste Servicio respecto a la materia y, en especial, con la jurisprudencia administrativa que se ha
pronunciado sobre la legalidad de proporcionar el referido comprobante por medios
informáticos.
En estas condiciones, es dable colegir que tanto el
remitidos por vía electrónica, conclusión que se encuentra en armonía con la comprobante de remuneraciones analizado como su anexo, pueden ser emitidos y
jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en los
Ordinarios Nº816, de 20.02.2013 y Nº2840, de 18.07.2013.

2) En cuanto a su segunda consulta, cabe indicar
que siguiendo el mismo racionamiento manifestado respecto de los comprobantes de pago de remuneraciones y su anexo, no existe inconveniente para que metas
variables mensuales por las que consulta sean confeccionadas electrónicamente,
atendido que no existe norma legal que lo impida.
Precisado lo anterior, es dable indicar que la
jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, mediante
Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe
ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:
1-. Los trabajadores deben consentir expresamente
que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada,
procesada y remitida de manera electrónica.
Los destinatarios de la comunicación electrónica
deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla
electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus
comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no
acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones de remuneraciones deberán
ser entregadas en soporte de papel.
2-. Una vez finalizada su confección o estampada la
última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento
por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas
de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se
opone al uso de una intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar
por cumplida la obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos antecedentes. Dicho objetivo sólo puede ser alcanzado, como
se indicó previamente, mediante la remisión a casillas de correo particulares,
previa autorización de los propios dependientes.
Aclarado lo anterior, vale decir, que no existe
inconveniente para confeccionar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que de
acuerdo a la uniforme y reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, cuya copia se acompaña,
la solución informática que se utilice para tal fin se encuentra dentro de la
categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral.
Ello, por cuanto el sistema permitirá, como se señaló,
no sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las
exigencias vigentes sobre la materia.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones
formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un
empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones,
sus anexos y la información relativa a las metas variables a sus trabajadores, en la
medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en
el presente informe.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA 3AJO
MARGA CECILIA SÁNCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
MAO/SMS/RCG
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