N° 908 de 2014

DEPARTAMENTO JURIDICO K812 (179) 2014 0908

ORD.:

MAT.: No existe inconveniente para que un

juuidico empleador emita electrónicamente los

comprobantes de pago de remuneraciones,

sus anexos y la información relativa a las

metas variables a sus trabajadores, en la

medida que la emisión y su envío posterior

se realice de acuerdo a lo indicado en el

presente informe.

ANT.: Presentación de 22.01.2014, de Sra. [nombre reservado], en representación de

empresa Cygnus Servicios Externos Ltda.

SANTIAGO, 0 7 MAR 2014

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : SRA. [nombre reservado]

EMPRESA CYGNUS SERVICIOS EXTERNOS LTDA.

[domicilio reservado]

SANTIAGO/

Mediante presentación del antecedente, solicita de

este Servicio un pronunciamiento jurídico acerca de lo siguiente:

1) Posibilidad de entregar a los trabajadores los

comprobantes de liquidaciones de remuneraciones y anexos de remuneraciones

variables indicados en el artículo 54 bis del Código del Trabajo, mediante intranet o

correos electrónicos.

2) Validez de informar a los dependientes respecto de

las metas variables mensuales, mediante correos electrónicos.

1) En relación con la consulta signada con este

número, cúmpleme informar a Ud., lo siguiente:

El inciso 3º del artículo 54, del Código del Trabajo,

dispone:

"Junto con el pago, el empleador deberá entregar al

trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se

determinó y de las deducciones efectuadas."

De la disposición precitada se infiere que la ley obliga

al empleador a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus

remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación

se indican:

a. Monto de la remuneración pagada,

b. Forma como se determinó dicha remuneración, y

c. Descuentos practicados.

Sobre el particular, este Servicio ha señalado

mediante dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

La conciusión anterior encuentra su fundamento en la

reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen N°7301/341, de 12.12.94, según la cual no procede exigir al empleador que en los

comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría jurídicamente

procedente estimar que dichos comprobantes, emitidos electrónicamente, se encontrarían entre aquellos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en

registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización, y el sistema

conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, todo lo cual

debe entenderse previa autorización de este servicio.

Ahora bien, aclarado lo anterior, debe mencionarse

que el inciso 3º, del artículo 54 bis, del Código del Trabajo, prescribe:

“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, y

conforme a lo señalado en los incisos precedentes, las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de

las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma

empleada para su cálculo."

Conforme al texto transcrito, el legislador ha

establecido la obligación para el empleador de añadir a la liquidación de remuneraciones un anexo que forma parte de ésta, que contenga el monto, bono,

premio u otro incentivo, con explicación del detalle de la operación que originó el

estipendio y la forma de calcularlo.

Al respecto, debe tenerse en consideración que la

norma precitada complementa el ya analizado inciso 3º del artículo 54, del mismo cuerpo normativo, de lo que se infiere que la obligación adicional que la ley atribuye

al empleador de acompañar un anexo al comprobante de remuneraciones, que contenga información detallada sobre comisiones, entre otras retribuciones, debe

interpretarse y entenderse en armonía con lo ya resuelto por éste Servicio respecto a la materia y, en especial, con la jurisprudencia administrativa que se ha

pronunciado sobre la legalidad de proporcionar el referido comprobante por medios

informáticos.

En estas condiciones, es dable colegir que tanto el

remitidos por vía electrónica, conclusión que se encuentra en armonía con la comprobante de remuneraciones analizado como su anexo, pueden ser emitidos y

jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en los

Ordinarios Nº816, de 20.02.2013 y Nº2840, de 18.07.2013.

2) En cuanto a su segunda consulta, cabe indicar

que siguiendo el mismo racionamiento manifestado respecto de los comprobantes de pago de remuneraciones y su anexo, no existe inconveniente para que metas

variables mensuales por las que consulta sean confeccionadas electrónicamente,

atendido que no existe norma legal que lo impida.

Precisado lo anterior, es dable indicar que la

jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, mediante

Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe

ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente

que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada,

procesada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica

deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla

electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus

comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no

acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones de remuneraciones deberán

ser entregadas en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección o estampada la

última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento

por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya

indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda

vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los

dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas

de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se

opone al uso de una intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar

por cumplida la obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos antecedentes. Dicho objetivo sólo puede ser alcanzado, como

se indicó previamente, mediante la remisión a casillas de correo particulares,

previa autorización de los propios dependientes.

Aclarado lo anterior, vale decir, que no existe

inconveniente para confeccionar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que de

acuerdo a la uniforme y reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, cuya copia se acompaña,

la solución informática que se utilice para tal fin se encuentra dentro de la

categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral.

Ello, por cuanto el sistema permitirá, como se señaló,

no sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las

exigencias vigentes sobre la materia.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones

legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones

formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un

empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones,

sus anexos y la información relativa a las metas variables a sus trabajadores, en la

medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en

el presente informe.

Saluda a Ud.,

DIRECTORA 3AJO

MARGA CECILIA SÁNCHEZ TORO

ABOGADA

DIRECTORA DEL TRABAJO

MAO/SMS/RCG

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