ORD. N°2840

Oitec ción del rabajo
Gobtermo de Chile
DEPARTAMENTO JURIDICO
K.965 (303) 2016 2489
ORD.:
quidico MAT.: No resulta posible determinar si los dispositivos de
control de asistencia y determinación de las horas
de trabajo que propone la empresa Bijou Chile
SpA., se ajustan a todas las exigencias
establecidas en el Ord. Nº 696/027, de 24.01.96,
al no precisar el cumplimiento de cada uno de los
requisitos establecidos por la normativa vigente
sobre la materia.
ANT.: 1) Instrucciones de 02.04.2016, de Jefe del
Departamento Jurídico;
2) Correo electrónico de 02.02.2016 de Sra. Maria
Pinochet Jara, Abogada empresa Bijou Chile
SpA.;
3) Correo electrónico de 02.02.2016, de abogado
Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho;
4) Presentación de 27.01.2016, de empresa Bijou
Chile SpA.
SANTIAGO,
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO 0 9 MAY 2016
A : EMPRESA BIJOU CHILE SPA.
LO BELTRAN N°1763
VITACURA
Mediante presentación del antecedente 4), usted solicita a
este Servicio, que en virtud de la documentación acompañada, establezca si los sistemas
de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo provistos por las empresas
Geopop Chile S.A. y Frax Biometría Ltda., que serán utilizados en los centros de distribución
de la empresa Ripley y en las tiendas Ripley, respectivamente, cumplen con lo dispuesto
por el Ordinario Nº696/27, de 24.01.96, que establece las características que este tipo de
mecanismos deben reunir para ser asimilados a alguno de los sistemas de control
establecidos por la legislación vigente.
Sobre el particular, cumplo con informar a Ud., que este
Servicio solicito complementar la presentación de antecedente 4), a través de correo
electrónico de antecedente 3), información que a la fecha aún no ha sido entregada.
Ahora bien, establecido lo anterior, cúmpleme informar a
Uds., que el artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:

“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las
horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que
consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro”.
Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia
y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un
registro que puede asumir una de las siguientes formas:
a) Un libro de asistencia del personal, o
b) Un reloj con tarjetas de registro.
Al respecto, primeramente cabe precisar que la Dirección
del Trabajo mediante Ord. Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades
básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que
el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas
de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.
Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro
de las facultades de la Dirección del Trabajo, el certificar a priori que las características
técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de
asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código
del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.
Por el contrario, la competencia de este Servicio se
encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al
implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada
en cada caso en particular.
En razón de lo expuesto, es que las denominadas
solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico
computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta
Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes
acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido Ord. Nº696/027,
y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que en lo pertinente, aún se
encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº969,
de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma
total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.
De lo expuesto, se infiere necesariamente que los
pronunciamientos de esta Dirección no autorizan o deniegan la implementación de un
determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple
o no los requisitos vigentes sobre la materia, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de
la facultad fiscalizadora del Servicio.
Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier
empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede
válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante
eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo
contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que las
características que deben cumplir los sistemas como los que se consultan -de acuerdo a
lo señalado en el precitado Ord. Nº 696/27, de 24.01.96- son las siguientes:
a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo
electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la
fecha, hora y minutos en que inicia y termina la jornada de trabajo al deslizar por los lectores
del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.
Los sistemas propuestos no cumplen con este requisito.
b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea
distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la
relación laboral, encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su
parte anterior.
Los antecedentes acompañados no indican si el sistema
cumple con este requisito, por lo cual no puede tenerse por acreditado.
c) En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 20 del
Reglamento Nº 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes
semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente,
quien los firmará en señal de aceptación.
Conforme a los antecedentes aportados los sistemas
cumplirían con esta exigencia.
d) Asimismo, el sistema computacional de control de
asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia
registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar
con una impresora u otro elemento asociado a éste que permita la emisión automática de
un comprobante impreso, de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y
tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al
establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.
De los antecedentes tenidos a la vista para la confección
del presente oficio, los sistemas por los que se consulta cumplen con esta exigencia.
e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá
estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta
ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería
para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería
para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4)
dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora
para emitir los comprobantes de los eventos registrados.
La información proporcionada por el solicitante señala que
el sistema cumple con las características requeridas, tanto a nivel de software como de
hardware, por lo que se tienen por cumplidas dichas exigencias.

f) El software que se instale en el computador, que permita
tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá
ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure
la inviolabilidad de éstos.
No se indica en la presentación que los sistemas satisfagan
esta condición.
g) La certificación de que el software utilizado está
constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo público
competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características
técnicas.
Respecto de este requisito, cabe indicar que no se adjunta
a la presentación un certificado que acredite que los sistemas contengan una base cerrada
de datos.
De esta forma, analizada la información acompañada a la
luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y reglamentarias precitadas
y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a usted que no resulta posible
determinar si los dispositivos de control de asistencia y determinación de las horas de
trabajo que propone la empresa Bijou Chile SpA., se ajustan a todas las exigencias
establecidas en el Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, al no precisar el cumplimiento de cada
uno de los requisitos establecidos por la normativa vigente sobre la materia.
Finalmente, informo a usted que con fecha 24.02.2016,
este Servicio ha emitido el dictamen N°1140/027, el cual viene a modificar la normativa que
regula la materia. Particularmente, el párrafo 1°, del punto 9 de dicho pronunciamiento,
indica:
“9) Vigencia: la obligatoriedad de las normas contenidas
en el presente dictamen regirá desde la fecha de su publicación. No obstante ello, los
sistemas de registro de asistencia que se encontraren en funcionamiento de acuerdo a lo
dispuesto en el dictamen N°696/27 de 24.01.1996, tendrán un plazo de 360 días corridos
para adaptarse a la nueva regulación."
Lo que informo a usted a fin de tomar las medidas que
estime pertinentes.
Saluda a Ud.,
DEL E utho
1E F JOSEFRANCISCO CASTRO CASTRO
ABOGADO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
IGMS
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