N° 629 de 2015

DEPARTAMENTO JURIDICO

K000097 (188) 2015

ORD.: N° 0629 /

MAT: Remuneraciones. Comprobante. Formato electrónico.

RORD.: Atiende presentación de 06.01.2015, de empresa Cruz y Dávila Ingenieros Consultores Ltda.

ANT.: 1) Pase N°11, de 23.01.2015, de Subjefe Departamento de Inspección.

2) Pase N°40, de 14.01.2015, de Jefe de Gabinete Director del Trabajo.

3) Presentación de 06.01.2015, de empresa Cruz y Dávila Ingenieros Consultores Ltda.

SANTIAGO, 05.02.2015

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. [nombre reservado]

EMPRESA CRUZ Y DÁVILA INGENIEROS CONSULTORES LTDA.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente 3), solicita de este Servicio un pronunciamiento jurídico respecto de la posibilidad de entregar en formato electrónico los comprobantes de pago de remuneraciones a sus trabajadores.

Al respecto, cúmpleme informar a Ud., que el empleador se encuentra obligado a entregar a sus dependientes, conjuntamente con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:

Monto de la remuneración pagada,

Forma como se determinó dicha remuneración, y

Descuentos practicados.

Sobre el particular, este Servicio ha señalado mediante dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.

La conclusión anterior encuentra su fundamento en la reiterada y uniforme doctrina de este Servicio, contenida entre otros en dictamen Nº7301/341, de 12.12.94, según la cual no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación.

De tal manera, resulta jurídicamente procedente estimar que dichos comprobantes, emitidos electrónicamente, se encontrarían entre aquellos susceptibles de constar sólo y exclusivamente en registros computacionales, es decir, sin respaldo material, en tanto el documento electrónico permita hacer efectivas las labores de fiscalización, y el sistema conforme al cual se practique garantice la fidelidad de su información, todo lo cual debe entenderse previa autorización de este servicio.

Dicha conclusión se encuentra en armonía con la jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en los Ordinarios Nº816, de 20.02.2013 y Nº2840, de 18.07.2013.

Precisado lo anterior, es dable indicar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, mediante Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.

Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en soporte de papel.

2-. Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se opone al uso de una intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar por cumplida la obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos antecedentes. Dicho objetivo sólo puede ser alcanzado, como se indicó previamente, mediante la remisión de los antecedentes a casillas de correo particulares, previa autorización de los propios dependientes.

Aclarado lo anterior, vale decir, que no existe inconveniente para confeccionar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que de acuerdo a la uniforme y reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, la solución informática que se utilice para tal fin se encuentra dentro de la categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral.

Ello, por cuanto el sistema permitirá, como se señaló, no sólo generar los comprobantes referidos, sino también, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencias vigentes sobre la materia.

Finalmente, es necesario indicar que no se acompañan antecedentes que permitan determinar si la solución informática que se pretende emplear para la generación, firma y procesamiento de la documentación electrónica, cumple con los requisitos que al efecto establece el precitado dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe inconveniente para que un empleador emita electrónicamente los comprobantes de pago de remuneraciones, en la medida que la emisión y su envío posterior se realicen de acuerdo a la normativa administrativa vigente sobre la materia.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

RGR/RCG

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remuneraciones, comprobante, formato electrónico,