N° 3170 de 2015

de Seguridas

AU08-2015-04198

Gobiermo de Chile

CIRCULAR N° 3170

SANTIAGO, 30 OCT 2015

IMPARTE INSTRUCCIONES A LOS ORGANISMOS

ADMINISTRADORES DE LA LEY N° 16.744 RESPECTO A LA DEVOLUCIÓN DE COTIZACIONES PAGADAS EN EXCESO O ENTERADAS ERRÓNEAMENTE POR LAS ENTIDADES

EMPLEADORAS Y LOS TRABAJADORES INDEPENDIENTES

VOLUNTARIOS

ÍNDICE

CAPÍTULO I: CONCEPTOS

A. Cotizaciones de la Ley N° 16.744

B. Cotización pagada en exceso por parte de una entidad empleadora

C. Cotización enterada erróneamente por parte de una entidad empleadora.

D. Cotización pagada en exceso por un trabajador independiente voluntario del artículo 89 de la Ley N° 20.255

E. Cotización enterada erróneamente por un trabajador independiente voluntario del articulo 89 de la Ley N° 20.255

CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTOS DE DEVOLUCIÓN DE LAS COTIZACIONES

PAGADAS EN EXCESO O ENTERADAS ERRÓNEAMENTE POR PARTE DE LAS ENTIDADES EMPLEADORAS Y LOS TRABAJADORES INDEPENDIENTES

VOLUNTARIOS 6

A. Procedimientos de devolución de las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente 6 1. Devolución de cotizaciones pagadas en exceso previa solicitud de la entidad empleadora o del trabajador independiente voluntario 6 a) Presentación del Formulario de Devolución de Pagos en Exceso o Erróneos. 6 b) Tramitación de la solicitud 7 b.1) Recepción de la solicitud 7 b.2) Análisis 7 b.3) Pronunciamiento. 8 b.4) Notificación a la entidad empleadora o al trabajador independiente voluntario de la resolución emitida 8 b.5) Medios para poner a disposición los pagos 2. Devolución de cotizaciones pagadas en exceso por las entidades empleadoras y los trabajadores independientes voluntarios, a través del procedimiento de devolución masiva anual a) Cotizaciones a incluir en los procesos de devolución masivas b) Procedimiento b.1) Información disponible en los sitios web de los Organismos Administradores en el mes de junio de cada año .9 b.2) Obligación de proceder al pago de las cotizaciones enteradas en exceso. b.3) Información disponible en los sitios web de los Organismos Administradores durante los meses de julio, agosto y septiembre de cada año B. Procedimiento de devolución de las cotizaciones pagadas erróneamente: cotizaciones de la Ley N° 16.744 percibidas por un Organismo Administrador al que no se encuentra afiliada o adherida la respectiva entidad empleadora o el trabajador independiente voluntario Procedimiento de devolución: entidades empleadoras 12 2. Procedimiento de devolución: trabajador independiente voluntario 12

C. Estados de las devoluciones de las cotizaciones. 12

D. Normas aplicables a los literales A y B de este Capítulo 14 1. Determinación de las cantidades a devolver a las entidades empleadoras y a los trabajadores independientes voluntarios. 14 2. Cheques o vale vistas caducados 14

E. Información de respaldo 15

CAPÍTULO III: PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE REEMBOLSO DE LAS COTIZACIONES PAGADAS EN EXCESO O ENTERADAS ERRÓNEAMENTE POR LAS ENTIDADES EMPLEADORAS 15

CAPÍTULO IV: DIFUSIÓN. 15

CAPÍTULO V: VIGENCIA

La Superintendencia de Seguridad Social, en uso de las atribuciones que le confieren las Leyes N°s. 16.395 y 16.744, como también lo dispuesto en el D.S. N° 101, de 1968, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, ha estimado necesario impartir instrucciones a los Organismos Administradores respecto a las devoluciones de cotizaciones de la Ley N° 16.744 pagadas en exceso o enteradas erróneamente por las entidades empleadoras y los trabajadores independientes voluntarios.

CAPÍTULO I: CONCEPTOS

A. Cotizaciones de la Ley N° 16.744

Constituyen cotizaciones de la Ley N° 16.744, la cotización general básica contemplada en la letra a) del artículo 15 de la Ley N° 16.744, la cotización extraordinaria del 0,05% establecida por el artículo sexto transitorio de la ley N° 19.578, y la cotización adicional diferenciada que corresponda en los términos previstos en los artículos 15 y 16 de la Ley N° 16.744 y en los D.S. N°s. 110 y 67, de 1968 y 1999, respectivamente, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

B. Cotización pagada en exceso por parte de una entidad empleadora

Constituyen cotizaciones de la Ley N° 16.744 pagadas en exceso por las entidades empleadoras, aquéllas que han sido percibidas por el Organismo Administrador respectivo y que exceden la cantidad que debió enterar por concepto de cotización básica, extraordinaria y adicional diferenciada que, por actividad o riesgo efectivo, le corresponda. En atención a lo señalado precedentemente, constituyen casos de cotizaciones pagadas en exceso, entre otros, los siguientes:

1. Pagos de la cotización adicional diferenciada por una tasa mayor a la que correspondia de conformidad al D.S. N° 110 o N° 67, de 1968 y 1999, respectivamente, ambos del Ministerio del Trabajo y Previsión Social;

2. Pagos de la cotización adicional diferenciada en virtud de una tasa que, con posterioridad a la fecha en que aquélla se enteró, se determina que correspondía a una inferior, sea por efecto de modificaciones en la calificación de un accidente o enfermedad, por errónea imputación de días perdidos, o en virtud de recursos impetrados ante el Organismo Administrador o esta Superintendencia;

3. Pagos por concepto de cotizaciones de la Ley N° 16.744 en base a remuneraciones superiores a las efectivamente devengadas por el trabajador, sea por variación en estas últimas o por modificación en los respectivos contratos, entre otros casos;

4. Pagos de cotizaciones de la Ley N° 16.744 por sobre el limite máximo imponible que resulte de la aplicación del articulo 16 del D.L. N° 3.500, de 1980, sea que el trabajador se desempeñe para uno o más empleadores, y 5. Pagos de cotizaciones de la Ley N° 16.744 por parte de la entidad empleadora durante los períodos en que un trabajador goza de subsidios por incapacidad laboral o temporal.

Cotización enterada erróneamente por parte de una entidad empleadora

Constituyen cotizaciones de la Ley N° 16.744 enteradas erróneamente por una entidad empleadora, las siguientes:

1. Cotizaciones enteradas en un Organismo Administrador al que no se está afiliado o adherido;

2. Cotizaciones enteradas en virtud de una persona que no reunía o perdió la calidad de trabajador dependiente de la respectiva entidad empleadora, como también en casos de suspensión de la relación laboral, y 3. Pagos de cotizaciones por trabajadores y periodos por los cuales las mismas cotizaciones ya habían sido enteradas.

D. Cotización pagada en exceso por un trabajador independiente voluntario del artículo 89 de la Ley N° 20.255

Para efectos de esta Circular, constituyen cotizaciones de la Ley N° 16.744 pagadas en exceso por los trabajadores independientes voluntarios del artículo 89 de la Ley N° 20.255, -esto es, por aquellos trabajadores a que se refiere el ineiso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980, quienes se han afiliado voluntariamente al Instituto de Seguridad Laboral o adherido a una Mutualidad de Empleadores, de conformidad a lo instruido en la Circular N° 2.483, de 2008-, aquéllas que han sido percibidas por el Organismo Administrador respectivo y que exceden la cantidad que debía enterar por concepto de cotización básica, extraordinaria y adicional diferenciada que por actividad le corresponda. Por ende, constituyen casos de cotizaciones pagadas en exceso, entre otros, los siguientes:

1. Pagos de la cotización adicional diferenciada por una tasa mayor a la que correspondía de conformidad a los D.S. N° 110, de 1968, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social;

2. Pago por concepto de cotizaciones de la Ley N° 16.744 por una renta más alta que aquélla por la cual los referidos trabajadores declaran y pagan sus cotizaciones para pensiones y salud;

3. Pagos por concepto de cotizaciones de la Ley N° 16.744 en base a rentas o rentas y remuneraciones, superiores al limite máximo imponible que resulte de la aplicación del artículo 16 del D.L. N° 3.500, de 1980, sea que el trabajador independiente sólo cotice en dicha calidad o también se desempeñe como dependiente para uno o más empleadores, y 4. Pagos de cotizaciones de la Ley N° 16.744 durante los períodos en que el trabajador independiente goza de subsidios por ineapacidad laboral o temporal.

E. Cotización enterada erróneamente por un trabajador independiente voluntario del artículo 89 de la Ley N° 20.255

Se entenderá que constituyen cotizaciones enteradas erróneamente por parte de un trabajador independiente voluntario del artículo 89 de la Ley N° 20.255, debiendo procederse a su regularización, las siguientes:

1. La cotización de la Ley N° 16.744 que haya enterado respecto de un mes en el cual no pagó cotizaciones para pensiones y/o salud;

Pagos de cotizaciones de la Ley N° 16.744 por periodos durante los cuales las mismas cotizaciones ya habían sido enteradas en su calidad de trabajador independiente, y 3. Pagos de cotizaciones de la Ley N° 16.744 por trabajadores independientes del inciso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980, que no se han registrado en un Organismo Administrador de la Ley N° 16.744 de conformidad a la Circular N° 2.483 de 2008, y que no reúnen la calidad de socios de sociedades de personas, socios de sociedades en comandita por acciones, empresarios individuales y directores de sociedades en general, que se desempeñen como trabajadores independientes en la respectiva sociedad o empresa.

Consecuentemente, no constituyen cotizaciones enteradas erradamente aquéllas que correspondan a los socios, directores y empresarios que se desempeñen como trabajadores independientes en la respectiva sociedad o empresa y estén cotizando, por error, como dependientes en aquéllas. Al efecto, estos trabajadores independientes, se entenderán afiliados al Seguro Social de la Ley N° 16.744, para lo cual el Organismo Administrador deberá solicitarles su registro tan pronto detecte su situación.

CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTOS DE DEVOLUCIÓN DE LAS COTIZACIONES PAGADAS EN EXCESO O ENTERADAS ERRÓNEAMENTE

POR PARTE DE LAS ENTIDADES EMPLEADORAS LoS TRABAJADORES INDEPENDIENTES VOLUNTARIOS

Procedimientos de devolución de las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente

La devolución de cotizaciones pagadas en exceso en un Organismo Administrador podrá iniciarse previa petición de la respectiva entidad empleadora o trabajador independiente voluntario, o de oficio por cada Organismo. Al efecto, la institución deberá reembolsar a sus afiliados las cotizaciones que registre como pagadas en exceso o enteradas erradamente que no se encuentren prescritas de conformidad a lo señalado en el Capítulo III. Devolución de cotizaciones pagadas en exceso previa solicitud de la entidad empleadora o del trabajador independiente voluntario a) Presentación del Formulario de Devolución de Pagos en Exceso o Erróneos

La entidad empleadora o el trabajador independiente voluntario que estime que procede una devolución de pagos en exceso o enterados erradamente a su favor, deberá presentar ante el respectivo Organismo Administrador su solicitud a través del formulario “Devolución de Pagos en Exceso o Erróneos. Entidad Empleadora" o el formulario "Devolución de Pagos en Exceso o Erróneos. Trabajador Independiente Voluntario", los que contendrán, como mínimo, la información señalada en los Anexos N°s. 1 y 2 de esta Circular. Este requerimiento deberá ser recibido en todos sus centros de atención, pudiendo también ser remitido a través de correo postal, fax, correo electrónico dispuesto al efecto o vía internet. El formulario "Devolución de Pagos en Exceso o Erróneos. Entidad Empleadora" deberá ser utilizado para la presentación de solicitudes de devolución de las cotizaciones pagadas en exceso señaladas en la letra B, del Capítulo I, como también para aquellos requerimientos derivados de cotizaciones enteradas erróneamente por las causales de los numerales 2 y 3, del literal C del mismo Capítulo, esto es, pagos en virtud de una persona que no reunía o perdió la calidad de trabajador dependiente de la respectiva entidad, casos de suspensión de la relación laboral, como también en virtud de pagos por periodos durante los cuales las mismas cotizaciones ya habían sido enteradas.

A su vez, el formulario "Devolución de Pagos en Exceso o Erróneos. Trabajador Independiente Voluntario" deberá ser utilizado para la presentación de solicitudes de devolución de las cotizaciones pagadas en exceso señaladas en la letra D, del Capítulo I, como asimismo para aquellos requerimientos derivados de cotizaciones enteradas erróneamente según el literal E del mismo Capítulo, a saber, pagos en virtud de una persona que no haya enterado junto con sus cotizaciones de la Ley N° 16.744 las para salud y pensiones, por periodos por los cuales las mismas cotizaciones ya habían sido pagadas, o enteradas por un trabajador independiente voluntario no afiliado a un Organismo Administrador.

Estas solicitudes sólo podrán ser presentadas por el representante legal de la entidad empleadora, por el trabajador independiente voluntario o por quien acredite ser su apoderado a través de una eseritura pública o un instrumento privado suserito ante notario.

b) Tramitación de la solicitud

Los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 están obligados a resolver las solicitudes de devolución de pagos en exceso o enterados erróneamente que le sean presentadas. Ello sin perjuicio de requerir, previo a su resolución, la entrega de los antecedentes que permitan su análisis, si corresponde. b.1) Recepción de la solicitud

Una vez recibida la presentación, se registrará su fecha de ingreso y se le deberá otorgar un número correlativo único por Organismo Administrador, según se trate de requerimientos de las entidades empleadoras o de los trabajadores independientes voluntarios. En caso que la solicitud sea ingresada presencialmente en un centro de atención, el formulario deberá emitirse, a lo menos, en dos ejemplares, entregándose una copia del mismo al peticionario. Los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 sólo podrán requerir los antecedentes necesarios para resolver el tipo de devolución que se trate. Al efecto, en el respectivo formulario deberán indicarse los antecedentes mínimos que cada institución estima que deben adjuntarse a la respectiva solicitud. Ahora bien, aun en el evento que el solicitante no acompañe todos los documentos requeridos, no podrá rechazarse el ingreso de su presentación y deberá procederse conforme a lo instruido en el numeral b.2). b.2) Análisis

Con la finalidad de pronunciarse sobre la solicitud formulada, el Organismo Administrador de la Ley N° 16.744 deberá, a lo menos, revisar los siguientes antecedentes:

Documentos acompañados por el requirente;

Información sobre las planillas declaración y pago de cotizaciones disponibles, y Antecedentes de la entidad empleadora o del trabajador independiente en poder del Organismo, en especial, su tasa de cotización adicional de la Ley N° 16.744 y el formulario de registro del trabajador voluntario independiente, si procede.

En el evento que al momento de realizar la solicitud, el peticionario no haya acompañado los antecedentes necesarios para resolver su presentación, el Organismo Administrador, a más tardar dentro de 10 días hábiles administrativos del articulo 25 de la Ley N° 19.880 contados desde el ingreso del formulario, deberá requerirle al interesado los documentos que debe presentar, fijándole un plazo de 14 dias hábiles administrativos para remitirlos desde la respectiva notificación. Este requerimiento le podrá ser notificado al interesado al correo electrónico que consignó en el formulario o, en su defecto, a través del envío de una carta certificada o registrada en correo privado dirigida al domicilio que allí haya señalado. b.3) Pronunciamiento

Una vez analizados los antecedentes y recibidos los documentos requeridos o vencido el plazo fijado para ello, el Organismo Administrador de la Ley N° 16.744 deberá emitir una resolución que acepte o rechace la devolución solicitada, este pronunciamiento deberá indicar, a lo menos:

El periodo al cual corresponden las cotizaciones por las cuales se realiza el reembolso, si procede;

Los trabajadores por los cuales se está realizando la devolución, en el evento que esta situación no haya afeetado a la planilla completa de trabajadores informada, en caso que se trate de una entidad empleadora;

Compensaciones que ha realizado el Organismo con las cantidades pagadas en exceso o enteradas erróneamente, si corresponde; iv. Fecha y medio de pago. Si procede, se le informará la fecha de la transferencia por concepto de la cotizaciones a reembolsar o la sucursal en que se podrá retirar el cheque o vale vista y el dia a partir del cual estará a su disposición el respectivo documento;

En caso que se acceda a la devolución, la resolución deberá indicarle a la entidad empleadora o al trabajador independiente, que es de su responsabilidad adoptar las medidas de orden tributario que procedan;

En caso que se acceda a una solicitud de devolución de cotizaciones enteradas erróneamente por un trabajador independiente voluntario que no cotizó para pensiones y/o salud o que no se registró o adhirió a un Organismo Administrador, se le deberá informar que, respecto de los meses en cuestión, no ha tenido derecho a las prestaciones de la Ley N° 16.744, y Las razones por las cuales se rechaza o se acoge parcialmente la solicitud formulada, expuestas de manera clara y suficientemente fundada.

El formato con los contenidos mínimos de esta resolución está establecido en el Anexo N° 3 de esta Circular.

Este pronunciamiento deberá ser emitido, a más tardar, dentro del plazo de 20 días hábiles administrativos del articulo 25 de la Ley N° 19.880, contados desde la presentación de la solicitud, desde el ingreso de los antecedentes requeridos dentro del plazo fijado al efecto, o desde que se encuentre vencido el término otorgado para acompañar los documentos necesarios para pronunciarse, sin que los mismos hayan sido acompañados. b.4) Notificación a la entidad empleadora o al trabajador independiente voluntario de la resolución emitida

A más tardar dentro de los 5 días hábiles administrativos siguientes a su emisión, deberá serle notificada a la entidad empleadora, vía correo electrónico, la resolución que se pronuncie sobre su solicitud. En el evento que la entidad o el trabajador independiente no hubiese consignado su correo electrónico en el respectivo formulario, la notificación se realizará a través de una carta certificada o carta registrada en correo privado enviada al domicilio que haya consignado al efecto, la que será remitida en el plazo antes señalado. b.5) Medios para poner a disposición los pagos

El pago correspondiente a la devolución, podrá ser puesto a disposición de la entidad empleadora o del trabajador independiente voluntario, a través de alguno de los siguientes medios:

Entrega de un cheque o vale vista nominativo en el centro de atención designado en el formulario o, en su defecto, el más cercano al domicilio consignado en la última planilla de declaración y pago de cotizaciones de que disponga el Organismo

Administrador, y Depósito en cuenta corriente, de ahorro o a la vista, cuyo único titular sea la entidad empleadora o el trabajador independiente, según corresponda.

Devolución de cotizaciones pagadas en exceso por las entidades empleadoras y los trabajadores independientes voluntarios, a través del procedimiento de devolución masiva anual

En el mes de junio de cada año calendario, los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 deberán regularizar los saldos pendientes de cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente que hubiesen detectado y que no se encuentren prescritos, a través del proceso de devolución masiva que se instruye en esta Circular.

a) Cotizaciones a ineluir en los procesos de devolución masivas

En cada proceso de devolución masiva, los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 deberán incluir los excesos pendientes de reembolso y las cotizaciones enteradas erradamente que hayan detectado, de conformidad a los antecedentes con que cuenten. Con todo, respecto de las cotizaciones que han sido pagadas por la entidad empleadora o el trabajador independiente voluntario a un Organismo Administrador al que no se está afiliado o adherido, se debe proceder de acuerdo a lo señalado en la letra B de este Capítulo.

En los procesos de devolución masivas, se deberán incluir, a lo menos, hasta las cotizaciones enteradas en el mes de marzo del respectivo año calendario. Por ende, el saldo afecto a estos procesos deberá incluir todos los excesos pendientes de devolución, como también aquellos montos registrados en documentos que hayan caducado, en tanto sea exigible la obligación de reembolsar.

b) Procedimiento b.1) Información disponible en los sitios web de los Organismos Administradores en el mes de junio de cada año Los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 deberán ineorporar en sus sitios web, en un lugar destacado y de fácil acceso, durante todo el mes de junio de cada año, dos banner con los siguientes titulos "Proceso de Devolución de Cotizaciones Pagadas en Exceso. Entidades Empleadoras" y “Proceso de Devolución de Cotizaciones Pagadas en Exceso. Trabajador Independiente Voluntario". A través de dichos banners, las entidades empleadoras y los trabajadores independientes, según corresponda, previa autenticación de sus datos, podrán acceder a una aplicación que contenga la siguiente información: El nombre de la entidad empleadora o del trabajador independiente;

El domicilio del interesado registrado en la planilla de pago de las cotizaciones del mes marzo; iii. La suma total a devolver; iv. Los meses a que corresponden las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente;

En el caso de las entidades empleadoras, se deberán individualizar a los trabajadores en virtud de los cuales procede la devolución, cuando esta situación no haya afectado a la planilla completa de trabajadores;

Si se incluyen cantidades a ser devueltas a través de documentos que caducaron, si procede, y si el Organismo Administrador procedió a compensar deudas vigentes de la entidad empleadora o el trabajador independiente con las sumas sujetas a reembolso;

Se deberá indicar a la entidad empleadora o al trabajador independiente, que es de su responsabilidad adoptar las medidas de orden tributario que procedan con motivo de la devolución de cotizaciones. Además, en el caso de un trabajador independiente que no se hubiese registrado en un Organismo Administrador (numeral 3, del literal E, del Capitulo I) o que cotizó en un mes en el cual no pagó cotizaciones para pensiones y/o salud (numeral 1, del literal E, del Capitulo I), le informará que no ha tenido derecho a los beneficios de la Ley N° 16.744;

Medio de pago: La aplicación, durante el mes de junio, deberá permitir al interesado optar por alguno de los siguientes medios de pago:

1) Cuenta corriente, a la vista o de ahorro, cuyo único titular sea el interesado, registrada en el respectivo Organismo;

2) Cuenta corriente, a la vista o de ahorro, cuyo único titular sea el interesado y que este último haya registrado en el respectivo Organismo a través de esta aplicación;

3) Pago a través del portal de recaudación de cotizaciones previsionales y multas con las que el Organismo haya suscrito un convenio, a través del reconocimiento de un crédito para el pago de cotizaciones. Ello en el evento que previamente exista un contrato al efecto, y 4) Giro de un cheque o vale vista nominativo a nombre de la entidad empleadora o del trabajador independiente voluntario, a ser retirado en la sucursal que designe aquélla o, en su defecto, la más cereana al domicilio del interesado registrado en la planilla de declaración y pago de las cotizaciones del mes marzo.

En caso que el interesado no opte por alguna de estas alternativas, el pago se realizará conforme a lo indicado en el literal b.2), y ix. Estado de la devolución. En una sección de la aplicación, denominada "Estado de la Devolución", se deberá informar:

1) El estado en que se eneuentra su pago, a saber, generado, depositado o retirado y pagado, conforme a las definiciones contenidas en el literal C de este Capítulo.

En el evento que un depósito no pueda materializarse por razones ajenas al Organismo Administrador (v.gr., cierre de cuenta o límites de transferencias definidos por cada banco), se deberá indicar que el depósito fracasó, informándose que se procederá a girar un cheque o vale vista;

2) La cuenta corriente, a la vista o de ahorro en que se realizará el depósito, si procede;

3) Las condiciones en las cuales podrá solicitar el pago a través del portal de recaudación de cotizaciones, si seleccionó esta opción, y 4) La sucursal en que se podrá retirar el respectivo cheque o vale vista, en el evento que el interesado elija esta opción o no haya seleccionado alguna de las alternativas disponibles dentro del mes de junio de cada año. b.2) Obligación de proceder al pago de las cotizaciones enteradas en exceso

Los pagos de las cotizaciones que deben reembolsarse deberán realizarse dentro de los diez primeros días del mes de julio a través de alguno de los siguientes medios:

En aquellos casos en los cuales el Organismo Administrador posea información de una cuenta corriente, de ahorro o a la vista de la entidad empleadora o el trabajador independiente, procederá a depositarle en ella la cantidad que corresponda, en tanto el interesado no haya proveído información de otra cuenta con similares características dentro del mes de junio de cada año en la aplicación a que se refiere el numeral b.1) precedente;

Si la entidad empleadora o el trabajador independiente entregan, a través de la aplicación mencionada en el numeral b.1), información sobre una cuenta corriente, de ahorro o a la vista respecto de la cual sean los únicos titulares, en ella deberá efectuar el deposito que corresponda;

Si la entidad empleadora o el trabajador independiente, optaron por el pago de las cotizaciones a reembolsar a través de portal de recaudación de cotizaciones, se le deberán informar las condiciones bajo las cuales podrá realizar dicho cobro, y Si el Organismo Administrador no posee información sobre cuentas bancarias del interesado o si este último ha optado por el pago a través de un cheque o vale vista, dicho documento será girado de manera nominativa.

En el evento que el medio de pago elegido por el interesado durante el mes de julio, no pueda utilizarse por causas ajenas al Organismo Administrador, se deberá girar un cheque o vale vista nominativo, informando de ello al solicitante por correo electrónico y publicando la información respectiva en “Estado de la devolución". De verificarse este supuesto, el respectivo documento de pago deberá girarse dentro de los 10 días corridos siguientes a la fecha en la cual se informó al Organismo de la imposibilidad de utilizar el medio de pago seleccionado por la entidad empleadora o el trabajador independiente. b.3) Información disponible en los sitios web de los Organismos Administradores durante los meses de julio, agosto y septiembre de cada año Durante los meses de julio, agosto y septiembre de cada año, los Organismos

Administradores deberán mantener en sus sitios web la información señalada en el numeral ix del numeral b.1), a saber, “Estado de la devolución". Ello, con el objeto de mantener a las entidades empleadoras y a los trabajadores independientes voluntarios informados sobre el estado del pago de la respectiva devolución.

B. Procedimiento de devolución de las cotizaciones pagadas erróneamente: cotizaciones de la Ley N° 16.744 percibidas por un Organismo Administrador al que no se encuentra afiliada o adherida la respectiva entidad empleadora o el trabajador independiente voluntario 1. Procedimiento de devolución: entidades empleadoras

En aquellos casos en los cuales una entidad empleadora entere las cotizaciones de la Ley N° 16.744 en un Organismo Administrador al que no se encuentra afiliada o adherida, en ningún supuesto deberá devolver a los empleadores dichas cotizaciones, correspondiendo que aquéllas sean enteradas en la entidad previsional correcta.

Para tales efectos, cada una de las Mutualidades de Empleadores deberá, mensualmente, poner en conocimiento de las otras Mutualidades y del Instituto de Seguridad Laboral la nómina de las empresas no adherentes, con sus respectivos RUT, que efectuaron cotizaciones en ella. Cada Mutualidad deberá parear las nóminas que reciba con la información de sus empresas adherentes que aparecen con cotizaciones impagas, de forma que la entidad en que efectivamente está adherida la empresa puedan solicitar a la Mutualidad en la que erróneamente se enteraron las cotizaciones, el traspaso de las mismas. Si transcurridos tres meses desde la comunicación a las otros Organismos, las cotizaciones no son reclamadas, se entenderá que corresponden al Instituto de Seguridad Laboral, por ser el organismo al cual se encuentran afiliadas por el solo ministerio de la ley todas las entidades empleadoras que no se han adherido a una Mutualidad. Por tanto, las cantidades que correspondan deberán ser remitidas a ese Instituto con las planillas correspondientes. Procedimiento de devolución: trabajador independiente voluntario

Los pagos de cotizaciones de la Ley N° 16.744 realizados por trabajadores independientes del inciso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980 en un Organismo Administrador al que no se encuentran registrados o adheridos de conformidad a la Circular N° 2.483 de 2008, tratados en el numeral 3, del literal E, del Capítulo I, deberán ser traspasados a la entidad a la que se encuentra efectivamente afiliado el referido trabajador. Para tales efectos, cada una de las Mutualidades de Empleadores y el Instituto de Seguridad Laboral deberán, mensualmente, poner en conocimiento de los demás Organismos

Administradores la nómina de los trabajadores independientes voluntarios, con sus respectivos RUN, que efectuaron cotizaciones en ellas sin estar afiliados o adheridos. Luego, cada Organismo deberá parear las nóminas que reciba con la información de sus trabajadores independientes voluntarios con cotizaciones impagas, de forma que la entidad en que efectivamente está adherida o afiliada aquél, pueda solicitar el traspaso de las cotizaciones erróneamente enteradas. Al efecto, las cantidades que correspondan deberán ser remitidas al Organismo que las reclame con las planillas correspondientes. Transcurridos tres meses desde que una institución ha puesto en conocimiento de las demás entidades las cotizaciones en referencia, si éstas no son reclamadas, el Organismo que las percibió deberá proceder a su devolución, para lo cual las incluirá en su proceso de devolución anual masivo más próximo, sin perjuicio de proceder a su reintegro en caso de solicitud del interesado.

C. Estados de las devoluciones de las cotizaciones

Las devoluciones de las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erradamente por las entidades empleadores o los trabajadores independientes voluntarios, sea que los respectivos procesos de reembolsos se inicien a petición de parte o de oficio, pueden encontrarse en cualquiera de los siguientes estados:

a) Devolución generada: Aquella cotización que ha sido determinada por el Organismo Administrador, encontrándose pendiente su pago vía depósito, cheque o vale vista o a través de un portal de recaudación;

b) Devolución depositada: Aquella cotización que tras ser determinada por el Organismo Administrador, fue depositada en la cuenta de ahorro, corriente o a la vista de que es titular la entidad empleadora o el trabajador independiente, según corresponda;

c) Devolución retirada y pagada: Aquella cotización respecto de la cual la entidad empleadora seleccionó el medio de pago cheque o vale vista nominativo o procedió a su giro conforme a esta Cireular, habiéndose retirado el respectivo título de crédito y verificado su cobro, y d) Devolución para pago vía portal de recaudación de cotizaciones: Aquella cotización respecto de la cual el interesado optó por su pago a través de un portal de recaudación de cotizaciones.

La clasificación antes expuesta, no será aplicable a las cotizaciones enteradas erróneamente por una entidad empleadora en un Organismo Administrador al que no se encuentra afiliada o adherida, en cuyo caso serán aplicables los siguientes estados:

Cotización detectada: Aquella cotización que ha sido detectada por parte de una Mutualidad de Empleadores como enterada por una entidad empleadora que no está adherida a esa institución;

Cotización informada: Aquella cotización enterada erróneamente que, tras ser detectada por una Mutualidad de Empleadores, es informada mensualmente a los demás Organismos Administradores conforme a lo instruido en el numeral 1 de la letra B de este Capítulo;

Cotización reclamada por otra Mutualidad de Empleadores: Aquella cotización enterada erróneamente que, tras ser detectada por una Mutualidad de Empleadores e informada a los demás Organismos Administradores, es reclamada por una Mutualidad;

Cotización no reclamada por otra Mutualidad de Empleadores: Aquella cotización enterada erróneamente que, tras ser detectada por una Mutualidad de Empleadores e informada a los demás Organismos Administradores, no es reclamada por una Mutualidad dentro del plazo de tres meses, debiendo ser traspasada al Instituto de Seguridad Laboral, y Cotización traspasada: Aquella cotización enterada erróneamente que ha sido traspasada a la Mutualidad de Empleadores que la reclamó o al Instituto de Seguridad Laboral, según corresponda.

Por su parte, si un trabajador independiente voluntario entera erróneamente sus cotizaciones en un Organismo Administrador al que no se encuentra afiliado o adherida (numeral 3, del literal E, del Capítulo I), serán aplicables los siguientes estados:

Cotización detectada: Aquella cotización que ha sido detectada por parte de una Mutualidad de Empleadores o por el Instituto de Seguridad laboral como enterada erróneamente por un trabajador independiente voluntario que no está afiliado o adherido a esa institución;

Cotización informada: Aquella cotización enterada erróneamente que, tras ser detectada por una Mutualidad de Empleadores o el Instituto de Seguridad Laboral, es informada mensualmente a los demás Organismos Administradores conforme a lo instruido en el numeral 2 de la letra B de este Capítulo;

Cotización reclamada: Aquella cotización enterada erróneamente que, tras ser detectada e informada a los demás Organismos Administradores, es reclamada por una Mutualidad de Empleadores o el Instituto de Seguridad Laboral, y Cotización no reclamada: Aquella cotización enterada erróneamente que, tras ser detectada e informada a los demás Organismos Administradores, no es reclamada por ninguna entidad dentro del plazo de tres meses, debiendo ser devuelta al trabajador independiente que la enteró.

Los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 deberán mantener permanentemente actualizada la información sobre los estados de las devoluciones de las cotizaciones. D. Normas aplicables a los literales A y B de este Capítulo

Determinación de las cantidades a devolver a las entidades empleadoras y a los trabajadores independientes voluntarios

Para efectos de determinar las cantidades a ser reembolsadas a las entidades empleadoras y a los trabajadores independientes voluntarios, los Organismos Administradores deberán seguir las siguientes reglas:

a) Las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente, con excepción de aquéllas enteradas a una institución a la que no se está afiliado o adherido, podrán ser compensadas con aquéllas deudas que las respectivas entidades empleadoras o los trabajadores independientes voluntarios mantengan con su Organismo

Administrador, en tanto se verifiquen los requisitos del artículo 1.656 del Código Civil. Así, por ejemplo, podrán compensarse estas cantidades con las cotizaciones adeudadas que mantengan las entidades empleadoras o el trabajador independiente y respecto de éste último, con prestaciones que se le hayan entregado erróneamente con cargo al Seguro Social de la Ley N° 16.744;

b) En tanto las entidades afiliadas al Instituto de Seguridad Laboral efectúen el pago de las cotizaciones de la Ley N° 16.744 a través del Instituto de Previsión Social, previo a determinar las cantidades a devolver por concepto de cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente, se deberán considerar las compensaciones efectuadas en virtud de las demás cotizaciones impagas que le corresponde recaudar al señalado Instituto de Previsión Social -a saber, cotizaciones para el Sistema de Salud Común, Sistema de Pensiones administrado por el Instituto de Previsión

Social y Cajas de Compensación de Asignación Familiar- y las multas que proceden conforme a la Ley N° 17.322, y e) Todas las cantidades serán devueltas en términos nominales, es decir, a la fecha de su reembolso, a la suma pagada en exceso o enterada erróneamente no se le aplicarán reajustes ni intereses.

Cheques o vale vistas caducados

Dentro de los 10 días hábiles administrativos siguientes a la caducidad de un cheque o vale vista girado en virtud de una solicitud de devolución previa solicitud o de oficio, los valores correspondientes deberán reintegrarse por parte de las Mutualidades de Empleadores al ítem que corresponda de sus registros contables; por su parte el Instituto de Seguridad Laboral, deberá llevar registro de estas cantidades.

Información de respaldo

Los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 deberán mantener respaldos de cada gestión efectuada en cumplimiento de las instrucciones contenidas en este Capítulo. Asimismo, están obligados a mantener disponibles, en caso de una fisealización por este Servicio, a lo menos los siguientes antecedentes:

a) Formularios de solicitud de devolución;

b) Resoluciones que se pronuncian sobre las solicitudes de devolución;

c) Respaldos de las transferencias en dinero realizadas a cuentas de las entidades empleadoras o de los trabajadores independientes voluntarios;

d) Registros de los cheques y vales vistas girados en cumplimiento de estas instrucciones;

e) Registros de los cheques y vales vistas pendientes de cobro y de aquéllos que hayan caducado;

f) Registros de las eantidades que se ha determinado que deben ser devueltas y de aquéllas que han sido efectivamente cobradas por las entidades empleadoras y los trabajadores independientes voluntarios, y g) Registros de las cotizaciones detectadas, informadas, reclamadas y traspasadas en conformidad al literal B de este Capítulo.

Además, la contabilidad de los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744 deberá mantenerse actualizada, de manera que registre los montos reembolsados o que corresponda reembolsar por concepto de cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente. A su vez, se deberá contar con un registro de cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente. Los campos del citado registro, así como la periodicidad con que deberá enviarse a esta Superintendencia, serán instruidos durante el año 2016.

CAPÍTULO III: PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE REEMBOLSO DE LAS COTIZACIONES PAGADAS EN EXCESO O ENTERADAS ERRÓNEAMENTE

POR LAS ENTIDADES EMPLEADORAS

La obligación de los Organismos Administradores de proceder a la restitución de las cantidades pagadas en exceso o enteradas erróneamente por concepto de cotizaciones se encuentra limitada por la preseripción extintiva de 5 años establecida en el artículo 2.515 del Código Civil.

CAPÍTULO IV: DIFUSIÓN

Los Organismos Administradores deberán dar la más amplia difusión a las presentes instrucciones, en especial a su personal, incluyendo sus diversas oficinas y establecimientos.

Asimismo, deberán mantener en sus sitios web, de manera permanente, un banner que informe sobre los procedimientos existentes para solicitar y recibir la devolución de las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente.

Además, en el mes de mayo de cada año, los Organismos enviarán a los correos electrónicos de sus entidades empleadoras y trabajadores voluntarios independientes afiliados, información sobre los procesos de devolución masivos que tendrán lugar durante dicho año.

A su vez, en el mes junio de cada año, los Organismos Administradores deberán publicar en un diario de circulación nacional, un aviso destacado, informando a sus afiliados o adherentes de la existencia de pagos en exceso o enterados erradamente e instando a las entidades empleadoras y trabajadores independientes voluntarios a efectuar las consultas pertinentes en su página web o vía telefónica.

CAPÍTULO V: VIGENCIA

Estas instrucciones comenzarán a regir a partir del primer día del mes siguiente al de su publicación. No obstante, su implementación se extenderá hasta el mes de mayo de 2016, por ende, estas instrucciones serán obligatorias a partir del 1 de junio de dicho año. Consecuentemente, el primer proceso de devolución masiva al que le será aplicable esta Circular, será el del año 2016.

Con todo, durante el mencionado periodo de implementación, los Organismos

Administradores deberán seguir dando cumplimiento a los procedimientos de transferencias de cotizaciones erradamente enteradas por parte de entidades empleadoras, instruidos por esta Superintendencia y vigentes a la fecha de publicación de esta Circular, en especial los señalados en los Ordinarios N°s. 48.064, de 2006, y 29.745, de 2007.

Además, si durante el periodo de implementación de estas instrucciones los Organismos Administradores realizan procesos de devoluciones masivas de cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente, deberán informar previamente de ello a esta

Superintendencia.

"SUPERINTENCENTE"

CLAUDIÓ RÉYES BARRIENTOS

SUPERINTENDENTE m2wc010

MJL/VNC/RGO/GOP

DISTRIBUCIÓN

Mutualidades de Empleadores

Instituto de Seguridad Laboral

Empresas con Administración Delegada

Subsecretaría de Salud Pública

Secretarias Regionales Ministeriales de Salud

Fiscalía Departamento de Regulación

Departamento de Supervisión y Control

Departamento Contencioso Administrativo

Oficina de Partes

Archivo Central

ANEXO N° 1: FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESOS Y ERRÓNEOS. ENTIDADES EMPLEADORAS: MENCIONES MÍNIMAS

DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESOS Y ERRÓNEOS. ENTIDADES

EMPLEADORAS

[Número de folio de solicitud]

Sucursal: Fecha:

Nombre del Funcionario Responsable:

NOTA: Este formulario es válido para solicitar la devolución en exceso de cotizaciones enteradas en exceso por las entidades empleadoras, NO es aplicable a las cotizaciones pagadas erradamente a un Organismo Administrador distinto al que está adherido (Instituto de Seguridad del Trabajo, Asociación Chilena de Seguridad, Mutual de Seguridad de la C. Ch. C. o Instituto de Seguridad Laboral [señalar según corresponda])

SOLICITANTE

Nombre o Razón social: RUT:

Apoderado o representante legal que solicita la devolución:

Cédula de identidad del apoderado o representante:

Domicilio: Email:

Teléfono:

MEDIO DE PAGO 1) Seleccione el medio de pago a utilizar por [Organismo Administrador de la Ley N° 16.744 que corresponda]:

Depósito en cuenta corriente, a la vista o de ahorro cuyo único titular sea la entidad empleadora*

Giro de un cheque o vale vista nominativo 2) En caso de seleccionar el depósito en cuenta corriente, a la vista o de ahorro, indique: a. Tipo de cuenta (corriente, de ahorro, a la vista): b. N° de cuenta: e. Banco:

* La suscripción de este formulario, optando por el pago a través de un depósito, autoriza a esta institución para efectuar el pago por cotizaciones pagadas en exceso o erróneamente en la cuenta que se indique.

3) En caso de seleccionar la opción giro de un cheque o vale vista, éste le será entregado: Sucursal más cercana al domicilio señalado en este oficio

En la siguiente sucursal (vea el listado de sueursales al reverso)

CAUSA DE LA COTIZACIÓN EN EXCESO O ERRÓNEA

Cotización en exceso

Causales Período Solicitado

Desde Hasta Error en la tasa de cotización adicional diferenciada

Cotización por remuneración mayor al tope imponible

Licencia médica

Renta imponible mayor a la que correspondía Dictamen de la Superintendencia de Seguridad Social

Otra:

Cotización errónea

Desde Hasta Relación laboral inexistente

Relación laboral terminada

Permiso sin goce de sueldo

Doble pago de cotizaciones

IV. DOCUMENTOS ADJUNTOS [si esa entidad ineluye documentos no especificados en el siguiente listado como necesarios para la tramitación de la solicitud, incorporarlos] Carta de solicitud Copia(s) de renuncia (s) voluntaria (s)

Planillas de declaración y pago de cotizaciones Copia del finiquito (s)

Copia de cédula de identidad del solicitante y Copia de liquidación (es) de subsidio poder, si corresponde (s) por incapacidad laboral

Fotocopia del RUT entidad empleadora Copia de licencia (s) médica(s)

Dictamen de la Superintendencia de Seguridad Solicitud y resolución que concedió un Social permiso sin goce de sueldo

Copia de liquidaciones de remuneraciones Certificado (s) de cotizaciones en AFP Copia del contrato (s) de trabajo Otros:

Para dar tramitación a su solicitud, se le solicita acompañar, a lo menos, los siguientes antecedentes:

FIRMA DEL SOLICITANTE TIMBRE DE RECEPCIÓN

ANEXO N° 2: FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESOS Y ERRÓNEOS. TRABAJADORES INDEPENDIENTES VOLUNTARIOS:

MENCIONES MÍNIMAS

DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESOS Y ERRÓNEOS. TRABAJADOR

INDEPENDIENTE VOLUNTARIO

[Número de folio de solicitud]

Sucursal: Fecha:

Nombre del Funcionario Responsable:

SOLICITANTE

Nombre: Cédula de Identidad:

Apoderado o representante legal que solicita la devolución:

Cédula de Identidad:

Domicilio: Email:

Teléfono:

II MEDIO DE PAGO 1) Seleccione el medio de pago a utilizar por [Organismo Administrador de la Ley N° 16.744 que corresponda]:

Depósito en cuenta corriente, a la vista o de ahorro cuyo único titular sea la entidad empleadora*

Giro de un cheque o vale vista nominativo 2) En caso de seleccionar el depósito en cuenta corriente, a la vista o de ahorro, indique: a. Tipo de cuenta (corriente, de ahorro, a la vista): b. N° de la cuenta: c. Banco:

* La suseripción de este formulario, optando por el pago a través de un depósito, autoriza a esta institución para efectuar el pago por cotizaciones pagadas en exceso o erróneamente en la cuenta que se indique.

3) En caso de seleccionar la opción giro de un cheque o vale vista, éste le será entregado: Sucursal más cercana al domicilio señalado en este oficio

En la siguiente sucursal (vea el listado de sucursales al reverso)

III. CAUSA DE LA COTIZACIÓN EN EXCESO O ERRÓNEA

Cotización en exceso

Desde Hasta Error en la tasa de cotización adicional diferenciada

Cotización por remuneración mayor al tope imponible

Licencia médica

Renta imponible mayor a la que correspondía Dietamen de la Superintendencia de Seguridad Social

Otra:

2) Cotización errónea

Desde Hasta Cotización pagada en un mes por el cual no se cotizó para AFP y salud común (ISAPRE o FONASA)

Trabajador independiente voluntario no afiliado a ningún Organismo Administrador de la Ley N° 16.744

Doble pago de cotización

IV. DOCUMENTOS ADJUNTOS [si esa entidad incluye documentos no especificados en el siguiente listado como necesarios para la tramitación de la solicitud, incorporarlos] Carta de solicitud Certificado de cotizaciones en AFP

Planillas de declaración y pago de cotizaciones Registro como cotizante voluntario Copia de cédula de identidad del solicitante Copia de licencia médica

Poder Otros:

Certificado de cotizaciones de ISAPRE

FONASA

Para dar tramitación a su solicitud, se le solicita acompañar, a lo menos, los siguientes antecedentes:

FIRMA DEL SOLICITANTE TIMBRE DE RECEPCIÓN

ANEXO N° 3: RESOLUCIÓN QUE SE PRONUNCIA SOBRE LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE COTIZACIONES PAGADAS EN EXCESO O ERRÓNEAMENTE POR LAS ENTIDADES EMPLEADORAS Y LOS TRABAJADORES INDEPENDIENTES VOLUNTARIOS: MENCIONES MÍNIMAS

RESOLUCIÓN

SOLICITUD DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESOS O ERRÓNEOS

Fecha: Resolución N°:

I. Por medio de la presentación de su solicitud N° de fecha

[razón social o nombre de la entidad empleadora o trabajador independiente voluntario] requirió la devolución de las cotizaciones pagadas en exceso o erróneamente correspondiente a los siguientes periodos:

RESUELVO:

Analizados los antecedentes aportados y recopilados por este Organismo, se [acoge, rechaza o acoge parcialmente] su solicitud respecto a los siguientes periodos cotizados: [En caso que la devolución no proceda respecto a la planilla completa de la entidad empleadora] Estos periodo (s) corresponde(n) a los siguientes trabajadores: a) b) c)

[En caso de haberse acogido total o parcialmente la solicitud] Las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente corresponden a $ pesos, los que le serán

[depositados en la cuenta N° del Banco con fecha

[pagados a través del giro de un cheque/vale vista a ser retirado en la sucursal [En caso que el Organismos haya compensado total o parcialmente de las cotizaciones pagadas en exceso o enteradas erróneamente]. A la cantidad antes señalada se le ha deducido la suma de $ pesos, correspondientes a [señalar el motivo de la deuda compensada].

[En caso de haberse acogido total o parcialmente la solicitud] Es de su responsabilidad adoptar las medidas de orden tributario que correspondan en atención a la devolución de cotizaciones a que se refiere esta resolución.

[En caso de haberse acogido total o parcialmente la solicitud de un trabajador independiente voluntario respecto a cotizaciones enteradas erróneamente por no haber cotizado para pensiones y/o salud o por no estar afiliado a un Organismo Administrador de la Ley N° 16.744] Los meses por los cuales se ha determinado que cotizó erradamente como trabajador independiente voluntario, no ha tenido la cobertura del Seguro Social contra Riesgos de Aceidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales. Usted puede afiliarse voluntariamente a este Seguro Social, para lo cual debe registrarse previamente en un Organismo Administrador y cotizar para pensiones y salud.

[En caso de rechazo total o parcial de la presentación] Su requerimiento de devolución de cotizaciones NO fue acogido [total o parcialmente] dado que [exposición clara y fundada de las razones del rechazo].