N° 3356 de 2018

AU08-2016-00555

Superintendencia de Seguridad

Social

Gobierno de Chile

CIRCULAR N° 3356

SANTIAGO, 27-04-2018

ASPECTOS OPERACIONALES Y ADMINISTRATIVOS, DEL COMPENDIO DE NORMAS

DEL SEGURO SOCIAL DE ACCIDENTES DEL TRABAJO Y ENFERMEDADES

PROFESIONALES DE LA LEY N° 16.744. MODIFICA EL TÍTULO I. GOBIERNO

CORPORATIVO DEL LIBRO VII.

La Superintendencia de Seguridad Social, en uso de las atribuciones que le confieren las Leyes N°s 16.395 y 16.744, ha estimado pertinente modificar las instrucciones impartidas en el Título I del Libro VIl. Aspectos Operacionales y Administrativos, del Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enferemedades Profesionales de la Ley N° 16.744.

1. INTRODÚCENSE LAS SIGUIENTES MODIFICACIONES EN EL TÍTULO I. GOBIERNO

CORPORATIVO:

1. Remplázase la primera oración, del tercer párrafo de la Letra A. Juntas generales de adherentes, por la siguiente:

“La convocatoria a una junta general de adherentes deberá realizarse mediante la publicación de dos o más avisos, de los cuales, a lo menos uno, debe ser en un diario de circulación nacional, el cual debe realizarse con al menos 15 días de anticipación a la fecha de la convocatoria" 2. Modifícase la Letra B. El directorio y principales ejecutivos, de acuerdo a lo siguiente: 2.1 Reemplázase el cuarto párrafo, del CAPíTULO I. El directorio, por el siguiente: "El directorio deberá mantener reuniones sin la presencia de la alta gerencia, cuando el tema lo amerite, consignándolo en el acta respectiva." 2.2 Modifícase el CAPíTULO II. Roles y funciones, de acuerdo a lo siguiente: a)Modifícase el número 1. Directores, de la siguiente forma:

i) Reemplázase en el encabezado del número 1. Directores, a continuación del último punto seguido la frase "Dentro de sus funciones está:", por la siguiente: "A continuación se señalan sus funciones mínimas." ii) Reemplázase enla segunda oración del numeral v), de la letra a) Aspectos

Estatégicos, la frase "En específico, respecto a los riesgos estratégicos y sociales, el", por el artículo "El".

b) Modifícase el número 2. Presidente del directorio, en lo siguiente:

i) Reemplázase en la letra e) la expresión "Asegurar", por "Velar por". ii) Reemplázase en la letra f) la expresión "Definir de" por "Coordinar". iii) Elimínase en la letra f) la palabra "coordinar". iv) Elimínase el último párrafo.

c) Reemplázanse los dos párrafos del número 3. Directores suplentes, por el nuevo párrafo siguiente:

"En el caso que los estatutos de la mutualidad establezcan la existencia de directores suplentes, se considerará buena práctica que:

a) Los directores suplentes participen en las sesiones de directorio, contando con derecho a voz.

b) Los directores suplentes participen y formen parte de los comités del directorio, para lo cual se deberán contemplar los respectivos protocolos de designación." d) Modifícase el número 5. Fiscal, del CAPíTULO II. Roles y funciones, en lo siguiente: i)Elimínase en el segundo párrafo, la expresión “de forma exclusiva”. ii) Reemplázase en la letra c) del tercer párrafo, la expresión “Estudiar y pronunciarse respecto a la legalidad de los acuerdos de", por "Expresar su opinión respecto de los acuerdos que adoptará el". 2.3 Modifícase elCAPíTULO III. Requisitos y vigencia del cargo de director y gerente general, en lo siguiente: a)Modifícase el número 1. Directores, de la siguiente forma:

i) Reemplázase la segunda oración del segundo párrafo, por la siguiente:

"De la misma forma, será buena práctica que los miembros del directorio cuenten con conocimientos en el área de la seguridad social, de las ciencias económicas y/o administrativas o tengan experiencia en gestión." ii) Reemplázase en el cuarto párrafo la expresión “, debiendo asumir un director suplente, el cual durará en sus funciones el tiempo que reste para completar el periodo del director reemplazado.", por “. La respectiva mutualidad deberá establecer en sus estatutos, el mecanismo por el cual se reemplazará el cargo del director que cesa en sus funciones.". iii) Elimínase en el quinto párrafo, la expresión “y que posean aquéllas aptitudes personales que le permitan ejercer su labor de manera confiable, con lealtad hacia la entidad, buena fe, diligencia en sus resoluciones y proactividad". iv) Elimínase el sexto párrafo. b)Modifícase el número 2. Gerente general, de la siguiente forma:

i) Reemplázase la segunda oración del primer párrafo, por la siguiente:

"Se considerará buena práctica que el directorio establezca en su política de contratación, principios que promuevan la rotación del gerente general, estableciendo los respectivos planes de sucesión." ii)Elimínase el segundo párrafo. 2.4 Elimínase la frase “sin fines de lucro" del primer párrafo, del número 3. Remuneración del gerente general, del CAPíTULO IV. Dieta del directorio y remuneraciones del gerente general.

3. Modifícase la Letra C. Comités del Directorio, de acuerdo a lo siguiente: 3.1 Reemplázase el segundo párrafo del CAPíTULO I. Asesores del directorio y sus Comités, por el siguiente:

"En el caso que la contratación de asesores externos sea solicitada por los directores laborales o empresariales, se propondrá al directorio para que se pronuncie al respecto. Sinembargo, el acuerdo quese adopte deberá enmarcarse dentro del presupuesto aprobado para el funcionamiento del propio directorio." 3.2Reemplázase el tercer párrafo del CAPíTULO II. Comités del directorio, por el siguiente: "Un mismo director no debe integrar simultáneamente el Comité de Riesgos y el de Auditoría, por cuanto esta situación afecta su imparcialidad al pronunciarse acerca de la efectividad de la gestión de riesgos de la mutualidad. Asimismo, un mismo director no debe integrar comités que, entre sí, tengan funciones que por su naturaleza aborden intereses contrapuestos o puedan originar conflictos de interés entre sus integrantes. En este sentido, el directorio deberá tener presente las incompatibilidades señaladas precedentemente, para efectos de adoptar las medidas pertinentes cuando la situación lo amerite." 4. Modifícase la Letra E. Políticas, manuales y planes, de acuerdo a lo siguiente: 4.1 Agrégase el siguiente párrafo final en el número 4. Política de compras, del CAPíTULO I. Políticas:

"Además, el directorio deberá generar los lineamientos relativos al tratamiento de los conflictos de interés que se producen en el proceso de compras, definidos en el Capítulo II, de la Letra F, del presente Título I, todo con el objeto de generar controles y procedimientos que se apliquen a nivel operativo y sean observados por toda la institución." 4.2 Reemplázase la primera oración del segundo párrafo, del número 1. Plan estratégico del CAPíTULO II. Planes, por la siguiente:

"El plan establecerá la estrategia a seguir de la institución en un mediano plazo, debiendo la mutualidad determinar la programación temporal para llevar a cabo las acciones contenidas en el plan." 5. Modifícase la Letra F. Conflictos de intereses y código de ética, conducta y buenas prácticas, de acuerdo a lo siguiente: 5.1 Reemplázanse las tres últimas oraciones del primer párrafo del número 4. Comité de ética, del CAPíTULO I. Código de ética, por las siguientes:

"Este comité se conformará por al menos dos directores (un director representante del estamento de los trabajadores y otro del estamento de las entidades adherentes) y el fiscal. Además, se considerará buena práctica, que se incorpore un representante de los trabajadores de la mutualidad que no sea parte de la alta gerencia, y que haya sido elegido por los trabajadores de la mutualidad, mediante voto universal de forma directa o indirecta. En este último caso, será válido siempre y cuando quienes voten en la instancia indirecta, hayan sido elegidos previamente mediante alguna votación directa.

Los integrantes del comité de ética deberán poseer suplentes, para lo cual la propia mutualidad deberá establecer el mecanismo de elección en el estatuto del presente comité." 5.2Modifícase el CAPíTULO II.Conflictos de interés, en lo siguiente:

a) Reemplázase el número 2. Contratación de bienes y servicios, por el siguiente: "Las mutualidades no deberán realizar o suscribir contratos de provisión de bienes o prestación de servicios con:

a) Los directores y gerentes de la propia mutualidad;

b) Las personas vinculadas a los anteriores por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad inclusive;

c) Sociedades de personas en donde los directores, gerentes o sus parientes ya individualizados, formen parte;

d) Sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sus directores, gerentes o los parientes de éstos, ya individualizados, sean accionistas y;

e) Sociedades anónimas abiertas en que sus directores, gerentes o los parientes, ya individualizados, sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital.

No obstante, en el caso específico del tercer grado de consanguinidad de la letra b) anterior, el directorio podrá autorizar la relación una vez evaluada la pertinencia y conveniencia de ésta. En este sentido, la persona involucrada, de forma previa a la celebración de la contratación, deberá solicitar la respectiva autorización al directorio. En caso que el contrato se realice, las personas señaladas en la letra a) anterior, deberán incluir dicha información en la "Declaración jurada de intereses" que se presenta en el siguiente número 3, del presente Capítulo II, indicando en "Observaciones" el texto "Proveedor relacionado por tercer grado de consanguinidad con miembro del directorio o de la gerencia". Conjuntamente, dicha contratación deberá ser informada de igual manera, en la columna

"Observaciones", del Anexo N°11 "Contrataciones de bienes y servicios", de la Letra H, del Título III de este Libro VII.

Por su parte, los trabajadores de las propias mutualidades, exceptuando las personas señaladas precedentemente, así como las personas vinculadas, podrán suscribir este tipo de contrato pero una vez celebrado, el trabajador involucrado deberá informar al directorio para su conocimiento, mediante el canal creado para estos efectos.

Se entiende por personas vinculadas las siguientes:

a) Sociedades de personas en donde los trabajadores o sus parientes ya individualizados, formen parte;

b) Las vinculadas a los trabajadores por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad inclusive;

c) Sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sus trabajadores o los parientes de éstos, ya individualizados, sean accionistas, y d) Sociedades anónimas abiertas en que sus trabajadores o los parientes, ya individualizados, sean dueñosde acciones que representen el 10% o más del capital.

Al respecto, el directorio deberá pronunciarse cuando considere inconveniente la relación.

En el caso que se detecte en la entidad que alguna contratación se haya celebrado contraviniendo lo dispuesto en el presente apartado, tal situación deberá ser informada al directorio y, de igual forma, quedar en acta la toma de conocimiento y las eventuales acciones que el directorio determine en cada caso." b) Agrégase el siguiente número 3:

"3. Declaración jurada de intereses

Las mutualidades de empleadores, anualmente deberán solicitar la realización de una declaración de intereses a las personas que ocupen los siguientes cargos o funciones en la propia entidad:

a) Directores, b) Gerentes y subgerentes, c) Auditor interno, d) Fiscal, e) Trabajadores que la propia entidad determine, los cuales participen en procesos de compras, ventas, adquisiciones u otras negociaciones que sean sensibles y riesgosas desde el punto de vista de fraude.

En la declaración de intereses, se deberá manifestar la existencia o no, de contratos de provisión de bienes o prestación de servicios con las personas vinculadas, respectivamente en las enumeraciones expuestas en el número 2, Capítulo II, Letra F, del Título I del presente Libro VII.

La declaración de intereses deberá presentarse en un formulario que contendrá, a lo menos, los campos que se presentan a continuación:

a) Nombre declarante b) Cargo o función declarante c) Rut declarante d) Vinculación con persona proveedora e)Razón social o nombre de persona proveedora f) Rut persona proveedora g) Materia de la compra o contratación relacionada h) Fecha declaración i) Firma declarante k) Observaciones

La declaración de intereses deberá realizarse en el mes de junio de cada año o dentro del plazo de 30 días, contado desde la fecha de asunción del cargo o función. El respaldo de la aplicación de estas declaraciones deberá estar contenido en un registro, el que se mantendrá en dependencias de la mutualidad y a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, cuando así lo estime.

La inclusión de datos relevantes inexactos y la omisión inexcusable de información relevante en la declaración de intereses, deberá ser sancionada internamente por la propia mutualidad, sin perjuicio de las sanciones que pueda determinar la Superintendencia de Seguridad Social." 6. Intercálase en la primera oración de la Letra G. Sociedades u organismos filiales, entre la palabra “propiedad” y la palabra “mayor", la expresión “igual o”.

7. Reemplázase en la Letra H. Anexos, el actual Anexo N°1 “Informes de autoevaluación" por el que se adjunta a la presente circular.

II. VIGENCIA

Las modificaciones introducidas por la presente circular, entrarán en vigencia a pąrtir de la fecha de su publicación.

☆ CLAUDIO REYESBARRIENTOS

GOP/PGC/ETS/JAA/JMV/CSM

DISTRIBUCIÓN

Mutualidades de empleadores de la Ley N°16.744

Oficina de partes

Archivo central

Departamento de Supervisión y Control

Departamento de Regulación

ANEXO N°1

INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN

Los informes de autoevaluación instruidos en el número 1, del Capítulo V, Letra B, Título I del Libro VIl, serán ejecutados según la siguiente periodicidad:

Informe Fecha límite de realización, envío o Publicación o envío publicación i) Autoevaluación de 31 de marzo de cada año, respecto al Envío a SUSESO según la "Tabla: cumplimiento de gobierno 31 de diciembre del año calendario Autoevaluación de Cumplimiento “del corporativo anterior. presente anexo y de acuerdo a lo establecido en el "Anexo N°30: Formato de los archivos del sistema GRIS", de la Letra C, Título II del Libro

IX. ii) Autoevaluación de 31 de marzo de cada año, respecto al Publicación en sitio web de la mutualidad en buenas prácticas de 31 de diciembre del año calendario banner denominado "TRANSPARENCIA", gobierno corporativo anterior. siguiendo el formato de la "Tabla: "Buenas

Prácticas de Gobierno Corporativo" del presente anexo.

1. AUTOEVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE GOBIERNO CORPORATIVO

Para informar acerca de la autoevaluación de gobierno corporativo, mencionado en el número 1, del Capítulo V, de la Letra B, del Título I del Libro VIl, se ha definido la “Tabla: Autoevaluación de Cumplimiento" contenida en el presente número.

La mutualidad deberá pronunciarse respecto al grado de cumplimiento, el fundamento de la evaluación, así como también respecto a las acciones de mitigación en caso de no cumplir el elemento específico.

La mutualidad, podrá anexar información que considere pertinente para dar mayor nivel de detalle a lo informado.

Los campos específicos a reportar son los siguientes:

a) Nota de Autoevaluación: deberá indicar para cada concepto, el grado de cumplimiento que se observa de acuerdo a la siguiente lista: i. Cumple: La mutualidad cumple con cada uno de los elementos del concepto evaluado; ii. Cumple con salvedades: La mutualidad cumple con la mayor parte de los aspectos relevantes del concepto, existiendo salvedades o materias menores que aún se encuentran pendientes; iii. Cumple parcialmente: La mutualidad cumple sólo en algunos aspectos relevantes del concepto pero existen materias importantes que aún se encuentran pendientes; iv. Incumple: La mutualidad no cumple el concepto o tienen un nivel de cumplimiento muy bajo, y v. No cumple.

b) Fundamento y detalle de la Autoevaluación: incluir el fundamento que explique y justifique la nota establecida por la mutualidad.

c) Plan de Acción o Mitigación: En el caso que la nota de autoevaluación sea distinta a "cumple", debe incluirse un plan de acción o mitigación, en donde se dé cuenta de las acciones que la entidad aplicará y los plazos establecidos para superar la brecha existente reflejada en la nota.

Tabla: Autoevaluación de Cumplimiento

Título Nota Fundamento y Plan de Autoevaluación detalle de la Acción o Autoevaluación Mitigación

A. Juntas generales de adherentes

B. El directorio y principales ejecutivos

CAPÍTULO I. El directorio

CAPÍTULO II. Roles y funciones 1. Directores 2. Presidente del directorio 3. Directores suplentes 4. Gerente general de la mutualidad 5. Fiscal 6. Auditor interno 7. Auditoría externa

CAPíTULO III. Requisitos y vigencia del cargo de director y gerente general 1. Directores 2. Gerentegeneral

CAPÍTULO IV. Dieta del directorio y remuneraciones del gerente general 1. Dietas por asistencia a sesiones del directorio 2. Honorarios por asistencia a sesiones de comités del directorio 3. Remuneración del gerente general

CAPÍTULO V. Evaluación de la gestión 1. Evaluación del gobierno corporativo 2. Evaluación de la gestión del gerente general 3. Evaluación del fiscal 4. Evaluación del auditor interno

C. Comités del directorio

CAPÍTULO I. Asesores del directorio y sus Comités

CAPÍTULO II. Comités del directorio 1. Estatutos de los comités del directorio 2. Reporte de los comités del directorio 3. Comités del directorio requeridos

D. Formalidades y funcionamiento 1. Información a los afiliados y adherentes 2. Sesiones de directorio 3. Actas de sesiones del directorio y sus comités 4. Citación a las sesiones del directorio 5. Inducción y capacitación permanente a directores

E. Políticas, manuales y planes

CAPÍTULO I. Políticas 1. Política de gestión de riesgos 2. Política de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales 3. Política de divulgación de hechos relevantes 4. Política de compras 5. Política general para la afiliación o mantención de entidades empleadoras 6. Política de inversiones 7. Política contable prudencial 8. Política de compensaciones 9. Política gestión anti fraudes 10. Política de seguridad de la información

CAPÍTULO II. Planes 1. Plan estratégico 2. Plan anual de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales

F. Conflictos de intereses y código de ética, conducta y buenas prácticas

CAPÍTULO I. Código de ética 1. Definición 2. Implementación 3. Contenido mínimo 4. Comité de ética

CAPÍTULO II. Conflictos de interés 1. Deberes asociados a conflicto de intereses 2. Contratación de bienes y servicios

CAPÍTULO III. Prevención de los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho

G. Sociedades u organismos filiales

H. Anexos 2. AUTOEVALUACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO

En este número, se deberá reportar información respecto a las prácticas de gobiernos corporativos, lo que permitirá a los adherentes, afiliados y ciudadanía en general, tener conocimiento relevante sobre la organización.

Para efectos de esta normativa, se entenderá que la mutualidad adopta la práctica, cuando ésta se encuentra implementada y reflejada en sus políticas, procedimientos y mecanismos, de forma completa e íntegra, incluyendo los distintos elementos que componen la determinada práctica. En cada caso, se debe indicar si se cumple o no con la práctica referida, detallando el cómo es adoptada en la institución o las razones que se consideraron para desestimar su aplicación, según cada caso.

Tabla: Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo

Ref. Temática Se adopta Fundamento (Si/No)

El Directorio en su programa de trabajo anual, considera suficientemente la calidad y 1 oportunidad de las prestaciones médicas, preventivas y económicas del Seguro, revisando para esto indicadores o métricas se seguimiento que permitan realizar una medición objetiva del desempeño de la mutualidad.

La mutualidad ha implementado un sistema que permita visualizar de manera remota el 2 desarrollo de las sesiones de las Juntas Generales de adherentes y otras instancias de manera sincronizada con lo que ocurre presencialmente. 3 Existe algún mecanismo que posibilite a las entidades adherentes, a plantear preguntas con antelación a las sesiones de la Junta General de Adherentes.

El Directorio implementa mecanismos de participación con entidades adherentes y 4 trabajadores protegidos según lo establecido en el número 8, Capítulo I, Letra B, del Título III, del Libro VIl. (Detalle las prácticas)

La entidad posee una función, encargado o unidad que se preocupe de la responsabilidad 5 social. La cual dentro de otras materias, analiza y promueve temáticas como la diversidad e inclusión, generando reportes difundidos por la mutualidad 6 El Directorio mantiene un plan de sucesión de los cargos principales. 7 Los directores suplentes conocen el estado del trabajo del Directorio, estando preparados para aportar en el caso de ser requerida su participación. 8 La mutualidad realiza licitaciones públicas o privadas acogiendo las buenas prácticas en el proceso de compras, según lo establecido en el número 1, Letra D, del Título III, del Libro VII. El Directorio y sus Comités realizan consultas para interiorizarse y validar los estados 9 financieros, previo a su aprobación, a los auditores externos, al gerente general, al gerente de finanzas y a otros responsables de la elaboración de los estados financieros.

Los miembros del Directorio conocen y visitan con cierta periodicidad los distintos centros 10 operativos y de atención al público de la entidad (en el fundamento de la respuesta indicar el número de visitas promedio por director en un año).

La mutualidad, como parte del cumplimiento de la Ley N°20.393, establece un modelo de 11 prevención de delitos y realiza una certificación de su adopción e implementación, conforme a lo señalado en la letra b), del numeral 4), del artículo 4º, de la citada ley, remitiendo a la Superintendencia de Seguridad Social, a modo informativo el referido certificado. 12 El Directorio se reúne, al menos, 2 veces al año para evaluar el cumplimiento del Plan Estratégico impulsando ajustes o correcciones de ser necesario.

El Directorio en conjunto o algún grupo de directores cuentan con asesores externos que 13 provean soporte en materias específicas para la toma de decisiones en la mutualidad (Especifique). 14 El Directorio ha establecido la conformación de Comités en materias especificas, adicionales a los instruidos por la Superintendencia de Seguridad Social (Indique cuáles).

El Directorio ha designado como miembros de los Comités de Directorio a directores suplentes, 15 de manera que estos se encuentren interiorizados en el quehacer de la mutualidad y participen de las decisiones que se someten a análisis en estas instancias.

El Directorio se reúne sin la presencia de la alta gerencia para tratar materias específicas como 16 lo son: la evaluación de desempeño del gerente general, informes de auditoría, denuncias de trabajadores de la mutualidad, entre otros. (Indicar cantidad de reuniones al año) El Directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por 17 objetivo proveer anualmente al público, información respecto a las politicas adoptadas por la mutualidad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.

Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formatos de reporte en materia de 18 responsabilidad social y desarrollo sostenible, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, los Principios y Estándares de Reporte y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o algún otro.

La unidad de auditoría interna cuenta con un equipo multidisciplinario para abordar la revisión 19 del adecuado otorgamiento de las prestaciones médicas, económicas y preventivas de la Ley N° 16.744. 20 Los directores acogen la buena práctica limitar a un máximo de 2 períodos consecutivos su reelección.

El Directorio de la mutualidad ha impulsado e incorporado parte de las instrucciones de la 21 presente normativa en el gobierno corporativo de las sociedades u organismos filiales, en donde la entidad tiene participación en su propiedad (indique que elementos e individualice la sociedad u organismo filial).