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90-2021
Seguro laboral (Ley 16.744)
Lo que resuelve
Pronunciamiento sobre el plazo de conservación y eliminación de documentación
Destinatario
MUTUALIDAD
Normas citadas
- D.L. N°2.412, de 1978
- Leyes N°s 16.395, 16.744 y 18.845
Texto
1.- Esa Mutualidad ha recurrido a esta Superintendencia, solicitando un pronunciamiento respecto del plazo en que debe conservar los siguientes documentos: recomendaciones formuladas a empresas adherentes; investigaciones de accidentes; informes de prevención de riesgos; actas de constitución y de reuniones de Comités Paritarios de Higiene y Seguridad; listados de verificación de cumplimiento de medidas preventivas; informes técnicos; carpetas de adhesión y renuncia de entidades empleadoras a esa Mutualidad.
Señala que la conservación de la citada documentación se ha tornado compleja por el espacio físico que deben disponer para su custodia y los costos asociados a ello.
Por lo anterior, propone mantener la referida documentación de manera física por un plazo de 3 años, luego proceder a su respaldo en un sistema de soporte informático y finalmente destruir los formatos físicos.
2.- Sobre el particular, cabe hacer presente que el artículo 2° del D.L. Nº 2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión, podrán previa autorización de este Servicio, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que, con la misma autorización, pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.
Por su parte, el dictamen N° 23.766 de 2008, de la Contraloría General de la República considera la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la Ley N°18.845.
En consecuencia, esa mutualidad podrá proceder a la destrucción de los documentos señalados en el número 1 de este Oficio, después de los 3 años, en la medida que cumpla los siguientes requisitos:
a) Los documentos deberán ser respaldados en medios inalterables que cumplan las características de un medio de respaldo seguro y los principios señalados en el artículo 2 de la citada Ley N°18.845.
b) Los documentos deberán ser inventariados antes de ser destruidos dejando constancia de ello, indicando entre otros datos la identificación detallada del documento y la fecha de destrucción.
c) No podrán eliminarse los documentos originales cuyos antecedentes fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad, hasta que la investigación, reclamación o el juicio en su caso, se encuentre totalmente terminado y/ o ejecutoriada la resolución recaída en ellos.
3.- En consecuencia, esta Superintendencia autoriza la propuesta de esa mutualidad, en la medida que se cumplan los requisitos señalados en el número 2 precedente de este Oficio.
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Fecha publicación Título Temas Descriptores Fuentes 06/08/2013 Dictamen 49749-2013 Seguro laboral (Ley 16.744) Conservación - Ficha clínica - Transparencia Leyes N°s. 16.395 y 16.744; D.L. N° 2.412, de 1978
Título Detalle Artículo 30 Ley 16.395, artículo 30 Ley 16.744 Ley 16.744
Señala que la conservación de la citada documentación se ha tornado compleja por el espacio físico que deben disponer para su custodia y los costos asociados a ello.
Por lo anterior, propone mantener la referida documentación de manera física por un plazo de 3 años, luego proceder a su respaldo en un sistema de soporte informático y finalmente destruir los formatos físicos.
2.- Sobre el particular, cabe hacer presente que el artículo 2° del D.L. Nº 2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión, podrán previa autorización de este Servicio, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que, con la misma autorización, pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.
Por su parte, el dictamen N° 23.766 de 2008, de la Contraloría General de la República considera la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la Ley N°18.845.
En consecuencia, esa mutualidad podrá proceder a la destrucción de los documentos señalados en el número 1 de este Oficio, después de los 3 años, en la medida que cumpla los siguientes requisitos:
a) Los documentos deberán ser respaldados en medios inalterables que cumplan las características de un medio de respaldo seguro y los principios señalados en el artículo 2 de la citada Ley N°18.845.
b) Los documentos deberán ser inventariados antes de ser destruidos dejando constancia de ello, indicando entre otros datos la identificación detallada del documento y la fecha de destrucción.
c) No podrán eliminarse los documentos originales cuyos antecedentes fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad, hasta que la investigación, reclamación o el juicio en su caso, se encuentre totalmente terminado y/ o ejecutoriada la resolución recaída en ellos.
3.- En consecuencia, esta Superintendencia autoriza la propuesta de esa mutualidad, en la medida que se cumplan los requisitos señalados en el número 2 precedente de este Oficio.
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Fecha publicación Título Temas Descriptores Fuentes 06/08/2013 Dictamen 49749-2013 Seguro laboral (Ley 16.744) Conservación - Ficha clínica - Transparencia Leyes N°s. 16.395 y 16.744; D.L. N° 2.412, de 1978
Título Detalle Artículo 30 Ley 16.395, artículo 30 Ley 16.744 Ley 16.744