ORD. N°2588/51

Trabajo Dirección del
Gobieno de Chil
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, 2588 051
Innovación y Estudios Laborales
DICTAMEN N°:
ACTUACIÓN:
Fija doctrina.
MATERIA:
Libro de Remuneraciones Electrónico.
RESUMEN:
1.- Fija el sentido y alcance de los artículos 62, 515 y 517 del
Código del Trabajo, en lo referido a la obligación de registro
del Libro de Remuneraciones Electrónico.
2.- Con la entrada en vigencia el 01.10.2021 de la Ley
Nº21.327, que, entre otros, incorpora los artículos 9° bis y 515
al Código del Trabajo, se hace obligatoria la declaración del
“Libro de Remuneraciones Electrónico” a partir del presente
año comercial, con la excepción temporal de los empleadores
regidos por el Código del Trabajo que son sostenedores de
establecimientos educacionales subvencionados o que
reciben aportes del Estado.
3.- Respecto de las características y condiciones de operación
del “Libro de Remuneraciones Electrónico”, deberá estarse a
las instrucciones que sobre la materia imparta la Dirección del
Trabajo.
4.- En relación al tratamiento de datos personales, la Dirección
del Trabajo debe observar las normas y principios contenidos
en la Ley Nº19.628 sobre protección de la vida privada. Tales
acciones deberán tener por finalidad el cumplimiento de las
funciones legales asignadas a este Servicio.
ANTECEDENTES:
Necesidades del Servicio.
FUENTES:
a) Artículos 9° bis, 62, 515, 517 y 3º transitorio del Código del
Trabajo.
b) Artículo 31 N°6 del Decreto Ley N°824, de 31.12.1974, que
aprueba texto que indica de la Ley sobre Impuesto a la
Renta.
c) Artículo 17 del Código Tributario.
d) Artículo 49, letra “b)", de la Ley N°20.529.
e) Artículos 2° letra “g)" y letra “o)", Ley N°19.628.
f) Ley N°21.180.
g) Artículos 1° y 31 de Decreto con Fuerza de Ley N°2 de
29.09.1967 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social
que contiene la Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo.
h) Artículo 46 del Decreto con Fuerza de Ley N°2 de
02.07.20210, del Ministerio de Educación.

i) Artículo 2°, letra "a)" del Decreto Supremo N°469, de
20.01.2014, del Ministerio de Educación.
j) Decreto Supremo Nº37, de 28.10.2021, del Ministerio del
Trabajo y Previsión Social.
k) Resolución Exenta Nº29, de 09.03.2021, del Servicio de
Impuestos Internos.
1) Resolución Exenta Nº285 de 11.03.2021, de la Dirección
del Trabajo.
CONCORDANCIA:
Dictamen Nº 877/6 de 10.03.2021.
SANTIAGO, 11 NOV 2021
DE: DIRECTORA DEL TRABAJO
A: JEFE DEPARTAMENTO DE INSPECCIÓN
Por necesidades del Servicio y atendida la entrada en vigencia
de la Ley Nº21.327 a contar del 01.10.2021 que, entre otras medidas de modernización de
la Dirección del Trabajo, contempla la obligatoriedad del registro electrónico de la
documentación laboral, cabe precisar el sentido y alcance de dicha normativa,
particularmente en lo relativo al “Libro de Remuneraciones Electrónico” (LRE).
I.- ANTECEDENTES
Al respecto, el artículo 31 del Decreto con Fuerza de Ley Nº2
de 29.09.1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, faculta a los funcionarios de este
Servicio para requerir de los empleadores toda la documentación necesaria para efectuar
las labores de fiscalización, incluso la exhibición de los registros contables para su examen.
Ahora bien, sin perjuicio de que el libro auxiliar de
remuneraciones tiene su fuente legal en el artículo 62 del Código del Trabajo, tratándose
de un registro de naturaleza contable, este queda comprendido entre aquellos a que se
refiere el artículo 17 del Código Tributario, tanto en relación a las condiciones para que sea
llevado, como también respecto de su elaboración y conservación en formato electrónico.
Por tal razón, el Servicio de Impuestos Internos (Sll), en uso
de sus facultades legales, emitió la Resolución Exenta Nº29, de 09.03.2021, que autoriza a
los contribuyentes a llevar el Libro de Remuneraciones en forma electrónica, en los términos
y con los requisitos establecidos por la Dirección del Trabajo.
Sobre dicha base, esta Dirección, mediante Dictamen Nº877/6
de 10.03.2021, fijó las características principales del LRE y sus condiciones generales de
operatividad durante el período de adopción voluntaria de esta modalidad de registro, las
que se mantuvieron en los mismos términos hasta su modificación por el presente
Dictamen.
Con el mismo propósito regulatorio, este Servicio emitió la
Resolución Exenta Nº285 de 11.03.2021 que aprueba el “Suplemento Libro de
Remuneraciones Electrónico” (el Suplemento) que, tanto en su actual versión como en
futuras ediciones, está destinado a fijar el contenido de este registro contable, contempla
un sistema estandarizado de los conceptos que deben ser declarados mensualmente por
los empleadores, y explica con ejemplos destinados a facilitar el cumplimiento de esta
obligación legal.

De manera más reciente, con la entrada en vigencia de la Ley
Nº 21.3271, a partir del 01.10.2021 se incorporó al Código del Trabajo el artículo 515, que
establece la obligación de los empleadores de registrar en el sitio electrónico de la Dirección
del Trabajo los datos y documentación que determine un reglamento dictado por el
Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
Que el referido reglamento corresponde a aquel que se
contiene en Decreto Supremo Nº37 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, publicado
en el Diario Oficial del día 28.10.2021 (el Reglamento), cuyo literal D del artículo 3º incorpora
al Libro de Remuneraciones entre aquellos datos y documentos que obligatoriamente
deben ser registrados en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo por los empleadores
que conforme al artículo 62 del Código del Trabajo cuenten con 5 o más trabajadores, sin
perjuicio de la excepción temporal que se indicará más adelante.
II.- CARACTERÍSTICAS Y CONDICIONES DEL REGISTRO
Al tenor de lo dispuesto en los artículos 9° bis y 515 del Código
del Trabajo, junto a lo prescrito en el Reglamento contenido en Decreto Supremo Nº37 de
28.10.2021 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, se infieren las siguientes
características de los registros electrónicos de la Dirección del Trabajo, y, en particular,
respecto del LRE:
1.- Generales a todo registro electrónico
a.- Toda información contenida en el registro electrónico
laboral será utilizada para el ejercicio de las facultades legales propias de la Dirección del
Trabajo, tales como fiscalizaciones, conciliaciones, mediaciones y ratificación de finiquitos,
así como también para fines estadísticos, de estudios y difusión que efectúe el Servicio
sobre el cumplimiento de la normativa laboral y de salud y seguridad en el trabajo, sin
perjuicio de lo dispuesto en la Ley N°19.628, sobre protección de la vida privada.
b.- El registro electrónico de los datos y documentación laboral
a que se refiere el artículo 3° del Reglamento, constituye una obligación legal para el
empleador.
c.- El empleador debe mantener actualizada la información
proporcionada al registro electrónico laboral. Ante cambios en la documentación o datos la
actualización deberá efectuarse dentro de los 15 días siguientes a la modificación.
d.- En caso de imposibilidad técnica para cumplir con el
registro electrónico, esta circunstancia deberá ser ratificada por la Dirección del Trabajo
mediante la emisión de un certificado. Recae en el empleador la obligación de solicitar dicha
certificación dentro de las 24 horas siguientes al vencimiento del plazo fijado para el registro
de la documentación o datos.
2.- Específicas del Libro de Remuneraciones Electrónico
De lo dispuesto en el artículo 3º letra D del Reglamento sobre
Registro Electrónico Laboral y considerando además que el LRE reviste el carácter de libro
contable, se advierten a su respecto las siguientes condiciones y características especiales:
a.- La información a declarar corresponde a datos
estandarizados sobre gastos devengados de carácter remuneracional o derivados de la
existencia de relación laboral, de origen voluntario, contractual o legal, definidos en el
Suplemento.
b.- Es un registro anual, asociado al año comercial, pero de
declaración mensual, cuyo plazo general de presentación es dentro de los primeros 15 días
1 La Ley Nº21.327, publicada en el Diario Oficial el 30.04.2021, fija en su artículo primero transitorio
que su entrada en vigor será a partir del primer día del sexto mes contado desde la fecha de
publicación en el Diario Oficial.

del mes calendario siguiente a aquel en que se verificó el pago de la remuneración. En caso
de que el día 15 del mes recayera en sábado, domingo o festivo, el plazo de declaración
del LRE se extiende hasta la medianoche del día hábil siguiente.
c.- Que, para efectos de su declaración, plazos y contenido, el
LRE está sometido a las instrucciones que imparta la Dirección del Trabajo. Así se
desprende de lo prevenido en el inciso 2º de la Letra D del artículo 3º del Reglamento, y lo
concluido en la Resolución Exenta Nº29 de 2021 del SII.
d.- El registro de los movimientos contables en el LRE debe
estar en correspondencia con los criterios y principios definidos por las normas
internacionales de información financiera, particularmente los principios de devengado y
empresa en marcha.
III.- OBLIGACIÓN DE LLEVAR EL LIBRO ELECTRÓNICO DE REMUNERACIONES
Como se ha señalado, la entrada en vigencia de la Ley
Nº21.327 que incorporó el artículo 515 al Código del Trabajo, implica que, a partir del mes
de octubre de 2021, el LRE constituye una obligación legal para los empleadores que se
encuentren en la situación prevista en el artículo 62 del Código del Trabajo, salvo la
excepción que se indicará más adelante.
Tratándose de un registro contable anual que incide en la
elaboración del balance financiero y en la determinación de impuestos anuales,
naturalmente se deriva de que la obligación de registro abarca todo el año comercial 2021,
salvo excepciones legales, como aquella referida al inicio o al término de giro en que se
produce una actividad parcial dentro del período anual.
Otro efecto asociado es que se concluye el período de
adopción voluntaria del LRE iniciado en marzo del año en curso con la emisión del Dictamen
Nº877/6 de 10.03.2021, el que tuvo por propósito ofrecer a los usuarios un proceso
paulatino de adaptación a las nuevas herramientas tecnológicas, y la familiarización de
aquellos con la plataforma electrónica.
Atendido el nuevo escenario normativo, se suprime la
obligación de declarar las remuneraciones pagadas en el año comercial 2020, ya que dicha
acción se exigió con fines de fiscalización a quienes adoptaran el libro electrónico en un
contexto de voluntariedad, etapa que, según se indicó, ha concluido.
1.- Plazos y calendario año comercial 2021
De esta manera, y procurando otorgar facilidades operativas
a los empleadores, contadores y personal administrativo que debe asumir directamente la
labor de registro, el calendario para la declaración del año comercial 2021 queda fijado de
la siguiente manera:
Remuneraciones pagadas en octubre 2021: plazo de
declaración dentro de los primeros 15 días de noviembre de 2021.
Remuneraciones pagadas en noviembre 2021: plazo de
declaración dentro de los primeros 15 días de diciembre de 2021.
Remuneraciones pagadas en diciembre 2021: plazo de
declaración hasta el 17 de enero de 2022.
Remuneraciones pagadas en el periodo comprendido entre
los meses de enero y septiembre de 2021 (ambos períodos inclusive): plazo de declaración
dentro de los primeros 15 días de febrero de 2022.
2.- Empleadores obligados a llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico
Al tenor de lo dispuesto en el artículo 62 del Código del
Trabajo, la obligación de llevar el LRE recae en todos los empleadores regidos por el Código
del Trabajo, que cuenten con 5 o más trabajadores.

La contabilización de los trabajadores se efectúa
considerando la suma de dependientes contratados simultáneamente dentro del respectivo
año comercial. De esta manera, si entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de cada año el
empleador mantiene simultáneamente contrato laboral con 5 o más trabajadores, estará
obligado a declarar el LRE por todo el año comercial respectivo, no obstante que en uno o
más meses de dicho año el número de trabajadores hubiera sido inferior a 5.
Excepcionalmente, el empleador puede eximirse de efectuar
la declaración de uno o más períodos mensuales dentro del año comercial respectivo,
cuando el número de trabajadores se reduzca a cero, o bien, cuando no existan montos
susceptibles de ser declarados como pagos en el período correspondiente.
3.- Excepción temporal para ciertos sostenedores de establecimientos educacionales
regidos por el Código del Trabajo
Que la estructura del LRE, definida en el Suplemento, consiste
en un sistema estandarizado de haberes y descuentos cuya causa es la existencia de
contrato de trabajo, destinados a que se informe periódicamente el monto a que asciende
cada rubro, teniendo dichos campos una aplicación general utilizable por empleadores de
los más variados rubros.
Sin embargo, ciertas actividades como la de los sostenedores
de establecimientos educacionales están sometidas a normas especiales respecto a la
declaración de sus gastos, entre ellos los de carácter remuneracional, en atención al
especial control que se exige respecto de los recursos asignados por el Estado.
En efecto, el artículo 46 letra a) del Decreto con Fuerza de Ley
Nº2 de 02.07.2010 del Ministerio de Educación, ordena que todos los sostenedores que
reciban subvenciones o aportes regulares del Estado deberán rendir cuenta pública
respecto de su uso y estarán sujetos a la fiscalización y auditoria de la Superintendencia de
Educación, ratificado por lo dispuesto en el artículo 49 letra b) de la Ley Nº20.529, que entre
otras atribuciones de la Superintendencia de Educación contempla aquella relativa a
fiscalizar la rendición de la cuenta pública del uso de todos los recursos, públicos y privados,
conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En el mismo sentido, el Decreto Supremo Nº469 de
20.01.2014 del Ministerio de Educación, que aprueba el reglamento que establece las
características, modalidades y condiciones del mecanismo común de rendición de cuenta
pública del uso de los recursos, que deben efectuar los sostenedores de establecimientos
educacionales subvencionados o que reciban aportes del Estado, establece en su artículo
2° letra “a)” que dicha rendición consiste en la obligación legal de dichos sostenedores de
dar a conocer y entregar las cuentas comprobadas del uso de todos los recursos públicos
y privados que administren o perciban anualmente, comprendiéndose en los estados
financieros el detalle de los movimientos contables que, entre otros libros, están
representados en el Libro de Remuneraciones.
Que los principios de eficiencia y eficacia en la Administración
del Estado obligan a la adopción de medidas técnicas, administrativas y organizacionales
necesarias para el cumplimiento óptimo de sus funciones públicas, lo que unido a los
principios de interoperabilidad y cooperación introducidos por la Ley Nº21.180 sobre
Transformación Digital del Estado, hacen necesario que al menos desde el punto de vista
de su diseño una solución tecnológica para los ciudadanos pueda atender eventualmente
el más amplio objetivo que hayan definido las leyes.
Lo anterior conlleva a que, tratándose de los sostenedores de
establecimientos educacionales regidos por el Código del Trabajo, subvencionados o que
reciban aportes del Estado, se suspende temporalmente la obligación de registro del LRE,
sin perjuicio de que puedan voluntariamente efectuar la declaración. La obligatoriedad del
registro podría establecerse durante el año comercial 2022.
En cuanto a los empleadores indicados en el párrafo anterior,
que tampoco decidan efectuar voluntariamente la declaración del LRE, deberán estarse a

a
las instrucciones del Sil respecto al llevado del Libro Auxiliar de Remuneraciones y demás
obligaciones de carácter tributario.
IV.- PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Conforme a lo dispuesto en el artículo 2º letra o) de la Ley
N°19.628, se entiende por tratamiento de datos personales “cualquier operación o complejo
de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan
recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar,
interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter
personal, o utilizarlos en cualquier otra forma".
Frente a cualquiera de dichas acciones la Dirección del
Trabajo cuenta con base de licitud para efectuar el tratamiento de datos personales, en la
medida que dicho tratamiento se relacione con las funciones legales que el ordenamiento
jurídico reconoce a este Servicio, y siempre, con sujeción a las normas de la Ley Nº19.628,
sobre protección de la vida privada.
Adicionalmente, el artículo 517 inciso 3º del Código del
Trabajo, establece como obligación de todo el personal de la Dirección del Trabajo el deber
de guardar absoluta reserva y secreto de la información y de los datos personales que
tomen conocimiento, debiendo abstenerse de usar dichos datos en beneficio propio o de
terceros, considerándose la infracción a esta norma como una conducta que vulnera
gravemente el principio de probidad administrativa.
Con todo, se debe velar para que en todo momento los datos
personales que se operen sean exactos, adecuados, pertinentes y no excesivos.
Conforme al deber de exactitud de los datos se exige que la
información represente con veracidad la situación actual del titular. Por lo anterior, se deben
adoptar medidas permanentes de control, revisión o corrección, que aseguren que los datos
no sean erróneos, inexactos o incompletos.
En el mismo sentido, los datos deben ser idóneos para
satisfacer la finalidad que se ha definido para su tratamiento. Así, desde la etapa inicial de
diseño y en cualquier momento posterior, se debe evaluar la pertinencia de usar datos
personales para el cumplimiento de las funciones institucionales, y según sea el resultado
de dicho análisis, decidir entre no usar la información referida a personas naturales
optándose por el medio menos invasivo de la privacidad, o bien, que dichos antecedentes
sean los mínimos e indispensable para la satisfacción del objetivo legal que se pretende
satisfacer.
Por último, se debe otorgar una especial protección a los datos
personales sensibles, que la letra “g)” del artículo 2° de la ley N°19.628 los define como
“aquellos referidos a las características físicas o morales de las personas o a hechos o
circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen
racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los
estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual”.
De esta manera, se advierte que bajo el concepto de datos
sensibles no se contiene un listado específico sino un concepto general que puede incluir
información sobre la afiliación sindical, la identidad de género, períodos de licencia médica,
perfil biológico humano, datos biométricos, entre otros.
Frente a datos personales que revistan las características de
sensibles se debe observar un nivel superior de protección, resguardo y seguridad, velando
porque el tratamiento de dichos datos se enmarque directamente con la finalidad que ha
sido definida dentro de las funciones institucionales.
V.- CONCLUSIONES
En consecuencia, sobre la base de las consideraciones
formuladas y disposiciones legales citadas cumplo con informar a usted:

1.- Fija el sentido y alcance de los artículos 62, 515 y 517 del
Código del Trabajo, en lo referido a la obligación de registro del LRE.
2.- Con la entrada en vigencia el 01.10.2021 de la Ley
Nº21.327 que, entre otros, incorpora los artículos 9° bis y 515 al Código del Trabajo, se
hace obligatoria la declaración del LRE a partir del presente año comercial, con la excepción
temporal de los empleadores regidos por el Código del Trabajo que son sostenedores de
establecimientos educacionales subvencionados o que reciben aportes del Estado.
3.- Respecto de las características y condiciones de operación
del LRE, deberá estarse a las instrucciones que sobre la materia imparta la Dirección del
Trabajo.
4.- En relación al tratamiento de datos personales, la Dirección
del Trabajo debe observar las normas y principios contenidos en la Ley Nº19.628 sobre
protección de la vida privada. Tales acciones deberán tener por finalidad el cumplimiento
de las funciones legales asignadas a este Servicio.
Saluda atentamente a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO
DEL 1 1 NOV 2021
OFICINA DE PARTES
DIRECTORA
LIÍA JEREZ ARÉVALO
CHILE ABOGADA
DIRECTORADELTRABAJO
JDTP/PRC/
Distribución
- Jurídico
- Partes
- Control
- Boletín Oficial
- Departamentos y Oficinas del Nivel Central
- Subdirectora
- XVI Regiones
- Inspecciones Provinciales y Comunales
- Sr. Ministro del Trabajo y Previsión Social
- Sr. Subsecretario del Trabajo